大數(shù)據(jù)時代衛(wèi)生醫(yī)療檔案管理現(xiàn)狀及對策研究

(上海市松江區(qū)中心醫(yī)院 上海交通大學附屬松江醫(yī)院（籌），上海 201699)

1 衛(wèi)生醫(yī)療檔案管理工作概況

衛(wèi)生醫(yī)療檔案是衛(wèi)生醫(yī)療單位在從事醫(yī)療以及其他相關活動中形成的具有保存價值的各種文件、照片、錄像以及其他不同載體，不同形式的歷史記錄。檔案管理作為衛(wèi)生管理工作的重要組成部分，其管理水平的提升對醫(yī)療事業(yè)的健康發(fā)展起到舉足輕重的作用，大數(shù)據(jù)時代的到來，醫(yī)療技術人員越發(fā)意識到檔案管理的重要性，這就要求醫(yī)療單位要加強檔案管理，充分利用衛(wèi)生醫(yī)療檔案服務于衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，而受各種因素的影響，衛(wèi)生醫(yī)療檔案管理的模式依然比較傳統(tǒng)，處于傳統(tǒng)的檔案管理模式，無法適應時代的要求和發(fā)展的需求。

2 衛(wèi)生醫(yī)療檔案管理當前面臨的問題

2.1 檔案管理傳統(tǒng)模式的問題

衛(wèi)生醫(yī)療檔案相對教育、公安等其他系統(tǒng)的檔案管理而言，起步較遲，檔案管理一直采用的是以卷宗形式進行管理傳統(tǒng)模式。這種卷宗管理方式有不少問題:（1）卷宗材料在長時間的存檔過程中，無法永久保存，容易出現(xiàn)遺失、損壞、褪色和霉變等不可預測的情況;（2）在檔案調(diào)閱的時候，卷宗保存的檔案只能由檔案管理人員到檔案室進行查找和復印，不容易查找，而且效率相對不高;（3）隨著紙質(zhì)檔案年復一年的累積，需要在適宜的環(huán)境下不斷加大存儲空間，造成醫(yī)院資源的擠占;（4）醫(yī)療檔案所蘊含的重要信息具有唯一性，不能及時共享，使得檔案利用率不高。很顯然，大數(shù)據(jù)時代發(fā)展的今天，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)無法處理大量電子檔案數(shù)據(jù)；而現(xiàn)存的電子檔案數(shù)據(jù)的安全與隱私也是傳統(tǒng)的管理模式面臨的主要難點，一旦某些檔案信息泄密，會給醫(yī)院發(fā)展，患者隱私帶來危機，從而限制著醫(yī)療管理與學科的發(fā)展。

2.2 檔案管理得不到重視

檔案是一家單位的無形資產(chǎn)，體現(xiàn)了單位發(fā)展的文化底蘊，衛(wèi)生醫(yī)療檔案對醫(yī)療單位發(fā)展具有精神推動作用，衛(wèi)生醫(yī)療檔案資料中涵蓋了醫(yī)療，管理、教學、科研等極具歷史發(fā)展意義的信息，而醫(yī)療單位領導層通常更加重視臨床醫(yī)療工作，將臨床醫(yī)療工作放在第一位，很多時候忽視了衛(wèi)生醫(yī)療檔案對醫(yī)療經(jīng)驗的傳承與科研工作、醫(yī)院的發(fā)展與管理工作等方面的重要影響。醫(yī)療發(fā)展規(guī)劃中，管理層往往忽略了檔案管理，對檔案管理投入極少，直接導致檔案管理工作者對本職工作意識淡薄，檔案室在單位形同虛設。

2.3 檔案管理缺少專業(yè)人員

大部分單位的檔案管理人員并非專業(yè)人員，且多為兼職人員。很多檔案管理人員的主要工作為醫(yī)務管理，黨務、人事管理或者醫(yī)療、護理轉(zhuǎn)崗人員。人員流動性較大，文化水平有差異，且兼職人員缺少檔案專業(yè)管理精神，領導重視不夠，不能集中精力專心從事檔案管理，單位對檔案專業(yè)人員的績效考核，職稱晉升更是很少考慮，直接導致檔案管理工作發(fā)展緩慢。

2.4 檔案管理工作不規(guī)范，歸檔范圍不統(tǒng)一，歸檔文件收集不及時

不同類別的醫(yī)療單位發(fā)展各異，管理醫(yī)療基層單位的上級主管部門衛(wèi)生健康委由于是機關單位，檔案管理與基層單位有所區(qū)別，檔案管理工作者無法統(tǒng)一界定需要歸檔的內(nèi)容，只是憑借工作經(jīng)驗和領導要求，參照上級部門標準來執(zhí)行，檔案收集盲目且隨意。很多具有價值的重要檔案、珍貴檔案沒有得到應有的重視，沒有得到及時地收集，造成相關資源浪費和價值遺失，影響了檔案工作完整性。另外，醫(yī)院各部門檔案管理工作者工作積極性不高，領導不夠重視，檔案移交不及時，收集難度大，工作效率低，使得檔案信息的歸檔率低。

2.5 檔案安全管理環(huán)節(jié)薄弱。

無論是傳統(tǒng)模式下的紙質(zhì)檔案管理，還是大數(shù)據(jù)時代下的電子檔案管理，在實際管理工作中，保證檔案信息安全性仍舊為首要任務。但現(xiàn)階段，原有的檔案管理設備和方式，已經(jīng)跟不上社會的發(fā)展，紙質(zhì)檔案管理資料得不到及時的更新，亦無先進的檔案管理設備進行管理和修復，對檔案卷宗保護意識不夠。而電子檔案管理在安全管理環(huán)節(jié)方面還顯得較為薄弱，存在防火墻訪問安全性不高、網(wǎng)絡入侵檢測能力有待強化等問題。很多醫(yī)療科研資源和衛(wèi)生管理資源散布在醫(yī)療檔案資料中，如果沒有整理、發(fā)現(xiàn)和挖掘，缺少便捷的查找方式，那么檔案管理也就失去了應有的意義。但是，和一般的網(wǎng)絡系統(tǒng)一樣，醫(yī)療機構(gòu)電子信息管理網(wǎng)絡也存在黑客入侵、不法分子盜竊信息等情況，而醫(yī)療單位在網(wǎng)絡入侵檢測能力上還不夠強化，一旦醫(yī)療機密信息的泄露，會給醫(yī)療單位帶來不可估量的損失，也有可能導致醫(yī)療核心數(shù)據(jù)缺失。

3 目前衛(wèi)生醫(yī)療檔案管理解決對策

3.1 提高思想意識，更新管理理念

單位的管理層作為檔案管理的決策者與監(jiān)督者，他們對檔案工作的重視程度和支持力度是關系檔案工作優(yōu)劣的首要因素。單位除了專設的檔案管理工作人員外，管理層中也可以成立一個由主要領導，職能部門負責人組成的檔案管理領導小組，并聘請專業(yè)技術方面的專家定期督查檔案管理歸檔時間、收集內(nèi)容完整性等工作進展。

3.2 加強專業(yè)培訓，提升人員素質(zhì)

衛(wèi)生醫(yī)療檔案管理不是簡單地將單位各部門的工作檔案收集起來進行保管，而是一項專業(yè)化、科學化、規(guī)范化的工作。因此，檔案管理人員不是臨時性的崗位，需要專業(yè)的知識支撐，需要豐富的實踐應用能力。可以說，他們的專業(yè)能力對醫(yī)療單位的檔案管理質(zhì)量至關重要。所以，醫(yī)療機構(gòu)要用好檔案管理人員，更要加強檔案管理人員的培訓，參加相關方面的繼續(xù)教育培訓。與專業(yè)能力直接掛鉤，加強檔案管理的績效考核和過程管理。為檔案管理人員給予職稱晉升通道，調(diào)動檔案管理人員的工作專業(yè)性和工作積極性。

3.3 完善檔案管理制度，明確檔案管理職責

制度，是單位成員行動的統(tǒng)一要求。檔案管理制度確保醫(yī)療檔案的整體性要求和落實，既可以提高檔案管理人員的工作積極性、提升衛(wèi)生醫(yī)療機構(gòu)的工作規(guī)范性，又加強檔案資料的信息安全，是醫(yī)療機構(gòu)檔案工作的保障。具體來說：（1）衛(wèi)生檔案管理部門要根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等具體要求，在該醫(yī)療機構(gòu)原有檔案管理制度的基礎上，進一步完善檔案管理方面的規(guī)章制度，集中統(tǒng)一管理，加強日常培訓，明確歸檔范圍、保管期限、接收整理、保管借閱、保密鑒定、銷毀等相關制度。建立起完善的存檔措施，規(guī)范檔案借閱制度，全員重視檔案資料的連續(xù)性與完整性；（2）加強過程性考核評價。針對科室分管的檔案歸檔情況，建立獎懲機制，與科室與個人績效考核掛鉤；（3）落實管理員崗位職責。醫(yī)療機構(gòu)要加強對檔案管理人員，尤其是兼職檔案管理員的管理，健全檔案工作制度和檔案員管理制度。

3.4 完善檔案軟硬件設備，提升檔案資料利用率

因檔案管理工作在醫(yī)療事業(yè)發(fā)展規(guī)劃中的特殊地位，導致檔案管理有著設備老化以及工作效率低下的普遍問題，紙質(zhì)存檔的傳統(tǒng)模式，已不能滿足醫(yī)療人員對檔案的使用和需求。大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)到來，材料搜索、信息共享等優(yōu)勢將檔案的保存、使用和組合變成了現(xiàn)實，進一步提高管理工作的效率和使用方面的準確與便捷。使用完善的大數(shù)據(jù)檔案管理設備，能夠明顯提升檔案管理部門的效率。因此，醫(yī)療單位可以引進先進的管理設備，建立數(shù)字化檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資料的長期保存和信息資源的便捷共享，從而提高其服務臨床的效率和效果。

4 結(jié)語

檔案管理工作者要適應時代的發(fā)展，要形成正確的社會檔案觀，要不忘初心，銘記檔案的價值所在和短板問題。大數(shù)據(jù)時代帶來的優(yōu)勢與風險，給衛(wèi)生醫(yī)療檔案管理帶來的既是挑戰(zhàn)又是機遇。傳統(tǒng)的檔案管理模式受到?jīng)_擊，但與之而來的發(fā)展機遇更不容錯失。我們應把握時代契機，提升專業(yè)素質(zhì)，加強檔案管理意義宣傳，借助檔案管理的信息化設施，提升檔案管理現(xiàn)代化水平，在推進醫(yī)療單位建設發(fā)展中發(fā)揮更大作用，彰顯衛(wèi)生醫(yī)療檔案的應有價值。