計算機技術在辦公自動化中的應用研究

摘? 要：隨著社會的發展和科技的進步，我國已經進入了信息化時代，在人們的工作、生活、學習中，計算機技術是不可或缺的工具。現如今，辦公自動化是先進的辦公方式，其加入計算機技術實現的自動化通信的效果，同時提升了辦公效率和辦公質量，增強了學校的綜合實力。計算機技術作為辦公自動化的基礎和核心，使辦公系統的發展方向朝著智能化、自動化、處理圖形化的方向前行。

關鍵詞：計算機技術;辦公自動化;信息平臺

Abstract：With the development of society and the progress of science and technology，China has entered the information age. In peoples work，life and study，computer technology is an indispensable tool. Nowadays，office automation is an advanced way of office，which adds computer technology to achieve the effect of automatic communication，while improving office efficiency and office quality，and enhancing the comprehensive strength of the school. As the foundation and core of office automation，computer technology makes the development direction of office system move towards the direction of intelligence，automation and graphic processing.

Keywords：computer technology;office automation;information platform

0? 引? 言

近幾年，我國科學技術得到了十分迅猛的發展，計算機技術也獲得了許多突破。在我國，計算機技術已經被十分普遍地應用到辦公自動化領域中。社會的發展離不開計算機技術的支持，其作為信息處理集成的重要指標，在科研機構發揮了獨特的作用，尤其是在辦公自動化的各個環節中。計算機技術融入辦公自動化中，促進各項辦公程序的簡化，提升了辦公效率和質量，保證數據處理的準確性。目前，寶雞職業技術學院已經整合管理服務資源，加入計算機技術建成獨有的智能校園信息化基礎平臺，基于計算機技術提高了學習的日常辦公效率。

1? 計算機技術與辦公自動化

1.1? 計算機技術

在社會得到十分迅猛的發展后，各項新興科技也得到了極大提升，如今計算機技術已被應用在各個領域當中，比如醫療、教育、辦公等。應用計算機技術后，能夠增強工作總體的質量與效率，把各類十分瑣碎的信息進行歸整，同時還可以對各類數據依序進行更為準確的計算。其使傳統化手工計算中的誤差最大限度地得到了改善。所以需要對計算機方面的人才實施教育、培養。現階段在我國，計算機技術已呈現出快速發展的趨勢，新的產品將不斷產生。傳統的計算機技術在圖像分析方面比較薄弱，因此在工程領域中不常用。我國已對工程繪圖方面的軟件進行研發，并應用計算機技術對其實施處理。

現階段計算機的體積小、智能化、多元化受到人們的青睞，未來計算機會朝著微型化、智能化的方向前行，為各個行業帶來新的發展篇章。

1.2? 辦公自動化

1.2.1? 辦公自動化的定義

辦公自動化主要意味著辦公室內部利用自動化設備進行辦公的全部流程，其中包含對信息的處理自動化以及事務性工作自動化兩方面。辦公人員需要借用計算機硬件、軟件以及相關網絡通信設備來實現各個系統之間的信息傳輸、加工、存儲，有效保證信息的安全性，分享各個系統的文件，形成資源共享的便利狀態。

1.2.2? 辦公自動化的特點

辦公自動化需要以計算機為主體，通過一個完整的現代化設備，采用計算機通信以及科學原理通過適當的行為進行辦公，相當于對文字、語音等各類信息進行采集、儲存、應用等一體化處理。其把人當作主導，把系統性理論當作前提，應用計算機技術、通信技術對各類數據進行處理。辦公自動化是一種人機信息系統，其能夠把有關人員、辦公室與其信息類資源有效結合在一起，使企業內部實現友好、高效的交流并完成每項工作，提升工作總體的效率、質量。

1.3? 計算機技術應用到辦公自動化中的意義

隨著我國計算機技術的發展，為滿足信息化時代的發展要求，在辦公自動化加入了計算機技術。它有效實現了人機信息的整合管理，提高了單位的管理水平和工作質量。

首先，計算機技術優化了辦公環境。相對于傳統的辦公室來說，辦公人員結合計算機網絡實現了人機辦公系統自動化管理的模式，極大程度地優化了辦公環境。通過計算機技術為各個高校建立起了溝通的橋梁，實現了跨地區、跨行業、跨地域的交流與協作，基于計算機技術的辦公自動化管理帶動了學校的發展和進步。其次，計算機技術提升了用戶自身所具有的創造力，增強辦公總體的效率、質量。把計算機技術應用到辦公自動化管理過程中，保證學校辦公流程的自由化、管理的規范化和標準化，釋放了辦公人員的創造力，也激發了辦公人員的工作積極性，提升了辦公效率。最后，其減少了辦公所需的紙質材料，降低了學校自動化管理的成本。此外，通過計算機技術進行管理，也可以裁員降低成本開支。

2? 計算機技術在辦公自動化中的應用

2.1? 加入更多硬件設備和軟件資源

目前，寶雞職業技術學院加入了更多硬件設備，突破了固有的狀態，實現了校園網有線及無線Wi-Fi全覆蓋，方便學生與學生之間、學生和老師之間的交流，更方便學校處理各項事務。同時，設置了多項軟件，例如大學工系統、教務管理系統、OA辦公系統、圖書管理系統、資產管理系統、人事管理系統、校園一卡通系統，實現了智能化的日常辦公。通過硬件設備和多種軟件資源的加入，提升了我校辦公自動化的效率和質量。

2.2? 文檔管理自動化

目前，寶雞職業技術學院通過OA辦公系統，能夠接收不同文件收發的實際情況，設置對應的模板和流程，在收發文件時選擇可對應的模板流程發布，方便了學校公文部門公文收發人員的工作。院領導收到文件后可以通過手機或電子計算機進行公文批示，最終批示結果會自動記錄在文件里面。文件閱辦后會自動歸于學校檔案管理系統，方便后期工作人員查閱。這樣一來，打破了傳統紙質文件的傳遞，節約了辦公時間，提高了公文傳達的速度和質量。

2.3? 工作流程自動化

將計算機技術加入辦公自動化中可以對辦公流程進行實時監控和有序跟蹤，保證各個部門與崗位中的各項工作能夠得到協調，提升學校中人力、物力等有關資源的合理運用，提升辦公效率和質量。學校在多個部門中都有流程化的工作，比如公文匯報、審批等。這類流程均是十分固定的，應用計算機技術能夠促進自動化的工作流程得到實現，以減少人為的失誤，提升辦公人員總體的工作質量、效率。另外，計算機技術被應用到辦公自動化中，工作人員能夠更便捷地在學校中的系統平臺上自主實施管理、安排接待日程等，對圖書館的物品書籍、教室的占用情況進行有效管理，實現自動化的事務管理工作，方便學校開展各項工作。

2.4? 建立信息平臺

大部分高職院校都在結合計算機技術構建信息交流與發布平臺，比如電子刊物、學校公告等，學校可以在這類信息平臺上及時發布相關注意事項和規章制度，讓學生和教職工及時了解學校的動態變化。學校的信息平臺方便學校教職工進行工作查詢、全方位掌握各項規章與制度。在信息平臺中共享信息、公布學校有關的文化、宣傳口號等，能促使學校在公正透明的環境下開展活動和公布各項信息，提升學校的發展水平。例如寶雞職業技術學院建成的智能校園信息化基礎平臺，融合了教務管理系統、大學工系統、OA辦公系統、人事管理系統、圖書管理系統、資產管理系統、校園一卡通系統等多個應用管理系統，教師用一個賬號登錄后可以進入不同的系統完成相應的工作任務。教師在教務管理系統可以查看本人課表，進行評教、評學活動;在大學公共系統可以進行迎新管理、班級管理、團建管理、宿舍管理、就業管理、離校管理等學生管理方面工作;在網上辦事大廳可以申請外出招生宣傳、公共多媒體教室使用、健康信息填報、琴房使用、網絡故障報修、后勤服務報修、多媒體故障設備報修等，寶雞職業技術學院辦事大廳如圖1所示。

3? 計算機技術在辦公自動化的發展趨勢

3.1? 發展方向

目前，我國已經進入了信息化時代，計算機技術注定會朝著快速度、微型化、智能化、自動化的方向飛速發展。未來，計算機技術可能將信息和數據的處理過渡到知識處理，數據庫會演變成知識庫。目前，人機會話主要是通過輸入、輸出的方式進行，未來人機互動會達到更高層次，采用人工智能感知的方式輸入、輸出，使計算機技術更人性化、智能化，人機互動的交流更為快捷方便。為了使計算機技術更好地應用于辦公自動化中，我們需要做好十全的準備來應對機遇和挑戰。讓辦公室自動化朝著智能、先進、快速的方向發展，不斷提升高職院校的辦學水平和辦公效率。

3.2? 提升策略

3.2.1? 提高辦公人員的綜合素質

由于高職院校辦公自動化對于計算機技術的依賴越來越高，所以需要提高辦公人員的綜合素質。為將計算機技術妥善地應用在自動化辦公中，辦公人員需要全面掌握計算機相關知識，了解學校自身辦公的具體要求;學校應加強對辦公人員的技能培訓和實踐操作，提升辦公人員的工作質量、效率。

3.2.2? 完善辦公管理體系

計算機技術被應用到辦公自動化中的成效取決于辦公管理體系是否能得到完善。學校相關人士需要考慮學校發展的需求，充分了解我國自動化和計算機技術的市場，研發出適合我校環境以及法律法規的系統軟件，探尋各方面的優勢、劣勢，幫助管理人員做出更優的配置，完善體制，為辦公人員提供相應的工作參考，提升辦公質量。

3.3.3? 深入宏觀調控

宏觀調控意識在計算機技術的應用過程中尤為重要，一部分高校領導對于計算機應用的認識比較差，同時財政資源有一定的限制，導致相關軟件和硬件設備較為滯后，制約了辦公自動化的發展。因此，在硬件軟件和人員培訓中需要加大資金的投入，滿足學校的實際發展需求。只有辦公設備滿足了管理框架的需求，才能完善和改善工作，提升辦公的質量和效率。

3.3.4? 保持良好外部應用環境

在辦公自動化中應用計算機技術時，高職院校需要對相關技術人員進行培訓。學校需要加強與企事業單位的合作，達成戰略性的協議。學校的管理人員進行短期的培訓無法滿足企業技術人員的真實需求，只有高職院校長期與企業進行合作，以培訓為目的提升高職院校的用人需求課程水平，營造良好的計算機技術外部環境，培養一批高質量的人才，才能將計算機技術妥善地應用于辦公自動化中，帶來質的飛躍。

4? 結? 論

綜上所述，計算機技術加入辦公自動化轉變了傳統化工作模式，提升了工作總體的質量、效率，給人們平時的各項工作、生活、學習帶來了更多的便利。社會在不斷地發展，計算機技術在辦公自動化中如何發揮更加重要的作用，需要學校不斷思考和探索，合理應用計算機技術提高學校的綜合競爭，推動學校走向健康可持續的發展道路。

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作者簡介：尚禮斌（1979—），男，漢族，陜西榆林人，就職于教學質量控制中心綜合科，科長，講師，碩士研究生，研究方向：高等職業教育、計算機教學。