現代企業檔案管理的“五要”工程

王巍

檔案是企業的信息資源，是企業的寶貴財富，是企業改革和發展的軌跡。檔案管理在企業管理中具有不可替代的作用。同時是企業管理工作中重要的組成部分，是維護企業的經濟利益、合法權益和維護歷史真實面貌的重要性、基礎性工作。近年來，國華徐州發電有限公司累計利用檔案材料7000多卷次，創直接經濟效益達2億元，而且還以翔實的資料性和權威的原始憑證性，解決了多起經濟糾紛，創造了良好的社會效益。

隨著市場經濟的逐步完善和國有企業改革的不斷深入，企業一方面需要依法從事各項經濟活動，越來越重視憑據作用;另一方面，在決策時越來越注重決策的科學性。而科學正確的決策需要對大量信息進行分析。這兩方面都直接決定了檔案工作在企業管理工作中將發揮更加重要的作用。企業檔案工作如何緊跟企業改革和發展形勢，為企業改革與發展提供全方位服務？筆者認為，關鍵是從以下“五要”入手。

一、要迅速提升企業檔案管理的現代化水平

企業檔案部門應爭取領導支持，為檔案信息化建設營造良好的發展環境。信息時代已經到來，如何依托計算機技術，建立高效、方便、快捷的檔案信息系統，更好地服從、服務于企業的發展是檔案工作面臨的重要課題。但檔案信息化建設必須以一定的資金、技術和人才為基本條件，因此，如何取得領導的重視與支持，為檔案信息化建設創造一個良好的環境顯得尤為重要。近年來，我們在積極拓展檔案服務領域，提高服務效果的基礎上，積極爭取領導的重視與支持，初步建立了檔案信息系統網絡，為檔案信息化建設奠定了一定的基礎。

公司新近投資購置了清華紫光圖檔管理系統，清華電子檔案管理系統是一個功能齊全的綜合檔案管理系統，是一套處于領先地位的優秀的檔案管理軟件，包括數據錄入子系統、收集整編子系統、檔案查詢子系統、權限設置子系統、借閱管理子系統、數據轉換子系統、數據維護子系統、銷毀管理子系統、統計報表子系統、光盤制作子系統、WEB查詢子系統。它采用客戶機/服務器方式，實現計算機對信息管理的網絡化。更主要的是它能與電力系統現行的基于LOTUS NOTES的檔案管理系統有無縫的連接，避免了檔案人員對現在管理系統中已有數據的再次輸入。該系統以光電掃描為主要輸入手段，將不同載體的檔案信息通過光電掃描儀轉換成電子圖象，經過凈化處理壓縮后存入光盤，充分利用本公司現在使用的“OA”辦公自動化LOTUS NOTES檔案管理子系統數據庫中已輸入的數據，與此電子圖像自動對應，網絡用戶在WINDOWS環境下，應用瀏覽器方便靈活的實現檔案的全息查詢和檢索。在公司內部網頁上掛接了清華紫光電子檔案檢索系統，公司員工只要輸入自己的姓名和密碼就可方便的利用電子檔案檢索系統進行檔案的全息查詢和檢索。

二、要高度重視企業檔案收集齊全完整

收集是檔案工作的起點，是發揮檔案作用的前提。歸檔制度是企業檔案收集工作的規范和標準，制定科學合理的歸檔制度和歸檔范圍，是做好收集工作的基本保證。制定相應的歸檔制度，并在實踐中對各職能部門的歸檔工作予以監督執行，是檔案部門的基本職責，也是做好檔案收集工作的重要前提。在企業管理制度與歸檔制度健全的情況下，接收企業檔案的移交歸檔是企業檔案收集工作的主要方法。文件材料歸檔制度，應明確文件材料歸檔范圍、歸檔時間、歸檔程序、歸檔要求以及控制歸檔質量的措施，文件形成、歸檔責任。

制度建設是帶有根本性、長期性和穩定性的工作。近年來，公司著眼于建立規范化、系統化、科學化的企業檔案管理體系，狠抓制度建設。首先，將檔案管理進行指標分解，納入公司各級人員和崗位經濟責任制，按月對完成情況進行考核，有效增強了各級領導檔案管理的責任感。其次，根據企業檔案管理的專業特性，制定了企業檔案管理的業務流程，明確了在檔案管理的各個節點上，領導干部、工程技術人員、管理人員和專兼職檔案員的工作職責。對各項檔案資料管理制度，公司本部均專門行文發布，使其具有了權威的約束效力，從而實現了檔案資料的超前管理、有序控制，取得了顯著效果。

三、要強化檔案管理工作的服務意識

企業檔案人員應充分認識檔案工作的服務性， 以優質服務為企業的經營管理和決策提供信息支持。具體應做到以下三點：首先， 必須熟悉館藏檔案內容， 做到每個檔案工作人員對所保管檔案心中都有一本賬， 這樣在利用者上門時就會心中有數。其次，進行利用調查。對一些經常利用檔案的工作人員，可給其發放檔案利用調查表，了解不同時期對檔案利用的不同需求，了解利用者大多需要哪部分檔案，通過這些活動可以對檔案的編輯研究工作起到指導作用，使檔案人員在編研時做到有的放矢。再其次，應廣泛收集利用效果。利用效果包括查檔解決了哪些問題、解決程度怎樣、獲得了怎樣的經濟效益，由此來分析檔案利用工作開展的好壞，并從中積累經驗，找出差距，不斷提高利用工作水平。

四、要增強企業檔案管理人員的效益觀念

市場經濟的實質是效益經濟，在現代企業制度下，企業的任何活動都要服從于效益原則，擁有用戶是檔案事業存在和發展的關鍵。檔案部門要增強效益觀念，但是，由于最初“重藏輕用，以藏為主”的觀念一直到今天還在一部分檔案工作者的頭腦中不同程度地存在著，筆者認為檔案部門應開展優質服務、規范服務、承諾服務，改良服務態度，提高查全率、查準率，使利用者高興而來，滿意而歸。重新強調檔案機構的服務性宗旨是十分必要的，即要“一切為了用戶”。以檔案用戶為中心，積極開展各種深層次的檔案信息服務。

例如公司設備缺陷管理成效顯著。截至2015年10月25日，本年度公司共發生各類設備缺陷3205條，總消缺率99.22%，與去年同期3532條，總消缺率99.22%，與去年同期3532條相比，缺陷數量減少327條，同比下降9.3%。 公司兩臺百萬機組投產之初，設備缺陷多，治理難度大，單是2012年就發生各類設備缺陷9213條。公司始終將設備缺陷管理工作視為設備有效治理的重要手段，根據實際情況，先后于2012和2014年兩次修訂公司《設備缺陷管理實施細則》，嚴把設備缺陷管理關，使檢修消缺合格率明顯上升，設備故障率大幅度下降，整體健康水平得到很大提升。為加強公司設備缺陷管理，提高缺陷管理水平，保證及時消除發生的各類缺陷，公司生產技術部下發了《關于要求進一步加強缺陷管理的通知》和《關于要求加強外圍設備缺陷管理的通知》等通知，及時組織各部門分析現場發生的各類缺陷，定期進行設備缺陷分析，并充分利用機組檢修和調停機會，積極組織各部門進行消缺。通過以上管理措施的有效實施，公司設備缺陷管理水平得到明顯提高，缺陷數量逐年下降，從2012年的9213條，2013年的6165條，到2014年的4486條，再到截止目前的3205條，缺陷數量逐漸趨于穩定，消缺率始終保持在較高水平，為機組安全穩定運行提供了保障。幾年來，公司設備維護部、生產技術部等部門的工程技術人員和檢修人員到檔案室借閱了1號、2號機組基建檔案、設備檔案等科技檔案案卷多份，檔案人員業務熟練，熟悉館藏，調卷準確、迅速，為1號、2號機組設備缺陷消除提供了有力保障。

五、要盡快提高檔案管理人員的素質

檔案工作不僅是一項服務性很強的工作，而且是一項專業性很強的工作，要提高檔案管理水平，首先必須提高檔案人員的業務素質。隨著檔案管理工作的現代化，要加強檔案業務人員培訓，加強檔案信息化人才隊伍建設。由于檔案管理信息化后形成的電子檔案的信息內容是數字化的，所以電子檔案管理人員既要掌握檔案管理基礎知識，又要掌握計算機應用基礎知識、數字化技術知識、網絡技術知識、現代管理技術知識，最好還要熟悉一門外語。因此，必須加強對檔案業務人員的知識培訓，盡快提高檔案業務人員的專業技能。企業檔案干部要求既懂生產專業知識，又具備檔案專業知識。企業檔案干部應精通外語及計算機知識。

如生產專業知識，企業檔案干部要求既懂生產專業知識，又具備檔案專業知識。科技檔案工作很重要的一個目的，是使儲存的科技檔案充分地得到利用。這就要求科技檔案部門迅速、準確地向利用者提供所需要的科技檔案。要做到這一點，筆者的體會是：一要“家底”清，二要工具全，三要懂生產專業知識。平時對收集歸檔來的各種技術圖紙和文件材料，一般都瀏覽一遍，天長日久就會比較熟悉綜合檔案室有哪一些科技檔案了。這不但便于提供利用者指定要求利用的圖紙和文件材料，而且還可以主動介紹同類型的其它圖紙和文件材料，提供給利用者選擇參考。熟悉檔案室所藏科技檔案，做好咨詢服務工作，編制各種得心應手的檢索工具，實現科技檔案的有效利用，這是檔案干部的一項重要工作。筆者作為從事科技檔案管理工作的檔案干部，不僅具備檔案專業知識，而且了解和掌握專業生產知識，這樣能更好地熟悉館藏檔案的內容和成分，工作起來才能得心應手，有利于幫助工程技術人員迅速查找需要的科技檔案，易于和科技人員的溝通，便于和工程技術人員的交流，有利于實現科技檔案的有效利用。有些班組工程技術人員對我說：“多虧你在這，不然我們很難找到需要的圖紙資料！”。由于筆者既懂科技檔案管理知識，又懂生產現場專業知識，公司工程技術人員都信任我為他們查找科技檔案，綜合檔案室其他檔案干部在查找科技檔案遇到困難時也喜歡向筆者求教。這幾年來，筆者公司綜合檔案室每年利用科技檔案達800卷冊以上，取得了顯著的經濟效益和社會效益，為企業發展作出了應有的貢獻。

（作者單位：國家能源集團國華徐州發電有限公司檔案室）