論高校民生檔案資源體系建設

唐書怡

（樂山師范學院，四川樂山 614000）

民生檔案是單位、社會組織和個人在勞動就業、社會保障、醫療衛生、教育、公共管理等民生領域中形成的各種載體的文件材料，是維護群眾權益的原始憑證，是“人民群眾最關心、最直接、最現實的利益問題”在檔案工作中的集中體現。高校民生檔案是指在高校辦學過程中產生的與教師、與學生、與社會大眾切身利益密切相關的教師的檔案、學生的檔案，是維護師生員工切身利益最有利的工具，集中體現了高校師生員工最真切的利益訴求，是保障高校師生員工利益的堅實基礎。因此，高校加強民生檔案工作具有非常重要的現實意義。

1 高校民生檔案的重要性

1.1 高校民生檔案是民生檔案的有機組成部分，是檔案工作服務大局的基礎工作

高校民生檔案是國家整個民生檔案這一類別檔案的有機組成部分，包含了在高校中和師生員工密切相關的全部檔案的總和，是民生檔案的重要組成部分。我們常講檔案要服務社會、服務大眾，服務大局，高校民生檔案就是服務我們整個高校的不斷發展，服務高校的校園文化建設，服務高校的整個工作大局。高校在自身不斷發展過程中，需要總結經驗、沉淀文化、積累歷史，而這些發展歷程全部寫進了我們的檔案。檔案清楚記錄了高校的發展歷程、高校的創新創業，高校的精神文化，高校的歷史全貌。當一所高校想要繼續向前發展，不斷創新突破的時候，除了放眼未來，回首過去才能更好地總結經驗教訓，才能提煉精髓，激發人心。因此積極做好高校民生檔案工作，是整個檔案工作服務大局的基礎性工作，不能替代，也無可替代。對此作為檔案工作者應該大力加強宣傳，既是宣傳檔案工作的重要性，也是在為廣大師生員工服務。

1.2 高校民生檔案關系廣大師生員工的切身利益

檔案記錄歷史，保存記憶，特別是民生檔案，保存的是和高校師生切身利益密切相關的各種資料匯總。例如，教師轉正定級需要確認學歷、參加工作時間。評職稱需要科研材料、上課具體情況、獲獎情況等，升職加薪需要確認工齡、確認學歷、確認入黨入團時間。而對于學生來講，就業、升學、提干、考研，處處都會用到檔案。因此高校民生檔案關系廣大師生員工的切身利益，確實是非常重要的一項事業。

1.3 高校民生檔案是建設和諧校園的重要基礎

高校民生檔案關系廣大師生員工的切身利益，是被廣大師生查詢最多、利用最多的檔案資料。這類檔案資料我們保管得全，就會給前來查詢的師生提供更多的方便。如果這類檔案資料我們保管得不好，或者保管得不全，會讓前來查詢的師生員工產生很大的意見，會有很多的積怨。和諧校園建設關系方方面面，檔案工作雖然只是學校工作中很小的一個方面，但檔案工作也是一個基礎性、經常性、重要性的工作，在和諧校園建設中也發揮著重要的作用。這樣一項基礎工作做得好、做得扎實，會給和諧校園建設添磚加瓦，而一旦出現紕漏，會給學校工作帶來很大的被動，也會給學校聲譽帶來重大的影響。

2 建設高校民生檔案資源體系的措施

2.1 為高校檔案事業培養大量的人才

高校民生檔案既是高校檔案工作中的重要內容，同時又是和原有的高校檔案體系有所區別的內容。因此檔案工作人員對民生檔案的認識、辨別、區分就特別重要。可能有的檔案工作人員認為原有的檔案體系很好，為什么要改變呢。首先我們要明確的是加強高校民生檔案建設，不是要去改變原有的檔案體系，而是檔案工作者在面對現實工作不斷推進、不斷發展情況下做出的應對，做出的變化、做出的改進。高校檔案工作人員應該加強這樣的認識——高校民生檔案根本服務于師生、根本服務于學校建設。因此在這種情況下人的因素、人的作用就顯得特別強大、特別重要。檔案工作做得好不好，就看檔案工作人員的素質與能力。高校民生檔案建設得好不好，也完全取決于我們檔案從業人員的能力和素質。從領導到工作人員要充分認識到當前加強高校民生檔案的重要性，從思想上認識到加強這項工作的緊迫性，從行動上抓好各項民生檔案的收集整理。增強民生檔案的服務意識，以發展的眼光、發展的意識，積極探索新形勢下檔案工作面臨的各種問題、各種挑戰、各項機遇、各種機會，以主人翁的意識積極地做好我們的高校民生檔案工作，不斷地更新工作方法、更新工作思路，完善高校民生檔案的歸檔范圍、歸檔方法以及管理辦法。其次我們要不斷培養高校檔案工作人員的服務意識、進取精神。檔案工作事無巨細，繁雜、瑣碎，沒有良好的服務意識、進取精神，是很難堅持走到最后的。在日常的工作中要培養檔案人員更加耐心、細致的工作意識、工作態度、工作方法。最后創造條件讓檔案工作人員加強學習，外出學習，多考察，多觀察，更加耐心細致地做好檔案工作，提升服務意識、提高服務質量，從而讓高校的檔案事業更上一個臺階，也能極大地提升檔案工作者形象和地位。

2.2 梳理出高校民生檔案體系，方便分類整理

明確建設高校民生檔案這一概念后，接下來就要重點梳理高校民生檔案的資源體系。明確高校民生檔案涉及3 個維度：教師、學生、學校，每個維度下可以根據實際需要歸納具體需要的內容。見表1。

表1 高校民生檔案歸檔案范圍

當然表1中的具體內容大概包括了平時利用率高的一些檔案，但肯定不能完全窮盡。作為檔案工作人員一定不能生搬硬套，應該根據實際情況以及不斷變化發展的情況不斷增加或者減少相關內容，才能在利用的時候，方便快捷、得心應手。

2.3 根據實際情況建立各類專題檔案

前面文章我們已經闡述，建立高校民生檔案并不是要在原有檔案體系的基礎上增加新的分類、新的類別，我們的目的就是方便利用，一切從實用考慮。所以為了不增加更煩瑣的工作量，同時也遵從教育部關于高校檔案分類的原則，我們從實際出發，方便廣大的利用者，也方便學校對這么多檔案的精細化管理，最直接有效的方式就是建立各種各樣的專題檔案。例如，教師檔案方面我們可以設立科研成果專題檔案、教學成果專題檔案、工資情況專題檔案、按學歷或者按職稱建立學歷專題檔案或者職稱專題檔案，以及這些年頻繁利用的年度考核專題檔案。針對學生方面我們可以設立學生入黨專題檔案、錄取專題檔案、畢業專題檔案、學生獲獎專題檔案、學生受處分專題檔案、學生科研情況專題檔案、學生實踐教學專題檔案等。從學校層面上講這類專題檔案可以挖掘的種類更多，例如，這些年政治巡視、黨政同審、各類審計檢查都比較多，我們可以設立這類的專題檔案，還有規劃專題檔案、土地專題檔案、教學名師專題檔案、教授名錄、校友名錄、校慶材料等各類專題檔案。一個高校檔案館有了這樣方方面面的專題檔案，那我們服務的對象能夠更精準，服務的質量也能夠得到一個大的提升，檔案工作的重要性也能得到大大凸顯，檔案工作者的職業地位、職業規劃也能得到更多提升。

2.4 利用現代化信息手段建設民生檔案

前文已經講了建設高校民生檔案并不是要單獨設立一個新的種類，那這樣操作的話只會是增加工作人員的工作量，實際的利用效果還很難說。但是現在的信息技術如此發達，按照國家檔案事業發展規劃，各個高校都在大力實施檔案數據信息化，從這個層面上來講，信息技術給了高校實施民生檔案建設更好的翅膀。檔案信息化工作中已經將高校所有的檔案數據進行了數字化，我們接下來就是將所有的數據重新分類整理，按照需求設立專題。實體檔案按照教育部的十大分類，專題檔案我們可以任意組合、高效組合，這樣在利用的時候能夠方便、迅速、快捷的查詢檔案，也能大大提高檔案的利用率。