提升檔案管理信息化建設的方法策略研究

胡 珊

（湖北清能投資發展集團有限公司 湖北·武漢 430000）

0 引言

檔案管理信息化建設能夠準確對檔案信息進行查詢與分析，借助電子化檔案能夠實現大儲存、高性能與高安全的特點。檔案管理信息化建設主要是對業務規則進行梳理，以業務所形成的數據資料為基礎構建完善的檔案管理信息化系統，隨著各部門業務數據周期性變化進行動態更新，確保各項業務的數據能夠及時記錄到電子檔案之中，進而確保檔案的時效性。

1 檔案管理信息化建設的重要性分析

檔案管理信息化建設以現代化信息技術為主要手段，在科學化的檔案管理理論為指導下，根據國家檔案管理部門的要求及信息技術的管理規范所實施的一系列現代化檔案管理過程。檔案管理信息化建設極大改變了管理模式，既可減少檔案管理費時費力，同時檢索查詢工作便捷可控，從而提高了檔案管理水平。

1.1 檔案管理不再費時費力

檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供利用，工作量大，效率低，費時費力。檔案管理實行信息化后，檔案管理更多的是體現自動化、實時化、網絡化。

1.2 檢索查詢工作便捷可控

傳統的檢索方式從一本一本的目錄中，找出所需的檔案，然后根據上面的記錄在庫房查找，費時、費力。借閱方式也多為手工為主，容易出錯。檔案管理信息化后，檔案的檢索與查詢只需要通過網絡就可以實現即時的查詢，查詢借閱操作方便，同時可以自動產生催還記錄，無論在時間還是空間上都顯得更為方便簡潔。

1.3 提升檔案管理水平

隨著企業的發展，各部門的業務量逐漸增加，所需要記錄的檔案數據也越來越多。若仍然沿用傳統的管理模式不僅會降低管理效果，同時還會產生一系列問題，進而影響檔案管理實效性。隨著檔案管理信息化建設的推進，通過完善的檔案管理信息化系統既可以輕松實現各項業務操作，又可以減輕工作壓力與負擔，因此檔案管理信息化建設已成為檔案管理發展改革的重要任務。

2 提升檔案管理信息化建設的方法策略分析

2.1 遵循檔案管理信息化建設原則

2.1.1 規范性原則

規范性是檔案管理信息化建設所需要遵循的首要原則，即全面貫徹落實檔案信息管理的各項標準要求，為企業各部門的管理工作提供便利與參考。如檔案信息的保存格式、掃描形式等進行規范要求，使信息化的檔案更加精準規范。

2.1.2 便捷性原則

隨著各領域企業的快速發展，為了在市場上取得良好的競爭優勢，必須要對現有檔案數據進行處理分析，獲取對企業發展有價值的信息，因此企業對檔案信息查詢的要求越來越高。檔案管理信息化建設時應充分考慮到企業健康發展需求，使信息查詢更加便捷高效。

2.1.3 系統性原則

檔案管理信息化建設是一項系統性工程，它所涉及到多個職能部門，如何將各個職能部門相結合，提升檔案管理效率是信息化建設所需要解決的重點問題。此外，在構建檔案管理信息化系統時，需要對查詢分類等各功能進行優化，使他們能夠相互作用形成完善的運行系統，避免出現因系統問題而影響檔案管理效果的現象。

2.1.4 安全性原則

雖然信息技術為檔案管理工作提供了極大的便利，使檔案管理工作更加科學規范，但現代化信息技術仍然存在諸多管理安全因素，因此對檔案管理信息化建設提出了更高的安全要求。部分企業雖然很早推進了檔案管理信息化建設，但并未對服務器機房設備等進行優化升級，導致原有的硬軟件設備無法抵御新型的病毒侵害及其它安全風險，最終會出現數據丟失等問題，因此必須檔案管理信息化建設必須遵循安全性原則。

2.2 強化檔案管理信息化建設統籌管理工作

企業發展存在參差不起的現象，各個企業的檔案管理部門在檔案收集、管理及使用等方面也存在良莠不齊現象，所以更不用談企業檔案管理信息化建設狀況的差異。每個企業的檔案都是國家檔案的重要組成部分，大到影響到國家檔案建設，小到影響企業在市場中的核心競爭力，為了切實推進企業檔案管理信息化建設工作，必須實現統籌管理。

首先，國家有關部門應對企業檔案管理信息化建設落后的企業進行針對性扶持，在規定期限內進行階段性考核，對企業階段性檔案管理信息化建設成果進行驗收，若合格后則繼續給予扶持，若不合格則需要立即停止扶持并進行整改，從國家層面督促企業檔案管理信息化建設工作。

其次，企業之間在進行檔案管理信息化建設時應進行互幫互助。俗話說，三人行必有我師焉，在企業檔案管理信息化建設中同樣適用。雖然存在不可避免的主客觀因素，阻礙企業檔案管理信息化建設發展，但仍然有部分企業在檔案管理信息化建設方面取得豐碩成果，其建設過程中的經驗與教訓值得其它企業學習。具有合作關系的企業，可將企業內部的檔案管理人員派遣到其它優秀企業進行培訓交流學習，這樣參訓人員便能夠以積極的態度進行學習進步，既可以加強企業之間的關系，又能夠呈現出合作共贏的局面。

2.3 提高檔案管理人員綜合素養，優化信息管理軟件

為了提升檔案管理信息化建設的效果，必須要從管理人員出發提升綜合素養。檔案管理人員的綜合素養涉及到多方面的內容，如學科與多領域知識。首先，需要具備良好的政治素養，即將檔案管理工作提高到政治高度進行認知，確保檔案信息的安全性。其次，需要具備良好的業務素養，即全方位了解檔案管理信息化操作流程及環節內容，能夠熟練解決常見的檔案管理信息化問題，熟悉各部門數據歸檔處理的規范要求，熟知檔案管理所涉及到的各項法律法規等內容。最后，需要具備廣泛的知識范圍，即能夠具備檔案學的基礎知識、計算機操作能力及管理學知識等。為了使各級別檔案管理人員的政治、專業及知識素養能夠達到相應要求，檔案管理部門應積極開展培訓活動，結合檔案管理政策法規變化及對檔案管理信息化建設的要求進行培訓，使每一位檔案管理人員能夠不斷提升綜合素養。

檔案管理信息化建設必須以信息軟件為載體進行，所以軟件系統內所儲存的內容必須要與實物檔案相符合。現階段，檔案管理信息軟件應覆蓋檔案管理工作全過程，如檔案電子圖像從業務部門收取時需要增加審批過程，系統需要為各部門檔案數據上傳提供上下架查詢功能。在大數據背景下，檔案信息化管理應增強軟件利用程度，借助網上檔案管、虛擬現實等先進的信息技術，提供更高質量的檔案信息化服務。此外，檔案的更新關系到企業的健康發展，所以軟件系統應保持穩定運行，為企業制定政策時提供基礎數據參考作用。最后，需要檔案管理信息化所涉及到的軟件系統必須要保證安全性，在常規管理過程中優化保密工作，對系統內的關鍵數據進行加密處理，若需要使用必須經過嚴格的認證程序。

2.4 完善信息化建設基礎條件，構建安全保障體系

檔案管理信息化建設涉及到檔案管理全過程，所以必須要具備相匹配的硬軟件設備予以支持，可以說硬軟件是檔案管理信息化建設的基石，只有保證其牢固性才能夠推進檔案管理信息化建設發展。在硬件層面，各區域企業可根據現行的信息化管理需求及功能要求，配備相匹配的計算機、掃描儀、服務器等基礎硬件設備，構建定期的硬件設備維修與更新機制，加大對硬件設備的資金投入。在軟件層面，市場上所涉及到的軟件種類繁多，各個企業檔案管理工作者應選擇適合于企業發展的軟件進行使用，確保軟件的各項功能能夠保證檔案管理各項工作的正常運行。在軟件功能方面，盡可能進行精簡優化處理，避免過多繁瑣的操作流程而引起安全事故。

檔案管理信息化建設還需要具備完善的安全保障體系。安全性是檔案管理工作的重中之重，檔案內部會涉及到大量的隱私數據，因此建立安全保障體系已成為刻不容緩的任務。首先，需要保證硬件實施的安全，企業檔案管理者指派專人定期對所使用過的計算機、掃描儀及服務器等硬件設備進行檢查維護，確保硬件在運行時不會出現故障或突發事故等現象。若發現線路或設備老化現象，則需要及時更換，切不可因資金投入而影響硬件設備的正常運行。其次，需要保證檔案信息的安全。檔案信息數據是開展檔案管理工作的重要基礎，它的安全性將會直接影響到檔案管理工作效果。檔案信息化系統內所儲存的數據必須精準無誤，即對傳統保持的紙質檔案進行數字化處理后所得。為了避免非法用戶或未授予權限而入侵的現象，檔案管理工作應加強數據加密、硬盤加密等技術的運用，實物檔案應防止在保密室內，電子檔案則需要在計算機內的制定位置進行保持，不可隨意進行網絡上傳等操作，避免受到網絡病毒侵害。最后，檔案管理人員必須要對不可預知的風險做好提前應對措施，如地震、火災等突發性災害所造成的硬軟件損壞及檔案遺失等問題。檔案管理人員，必須要嚴加防范病毒，對基層操作人員做好安全教育，使他們能夠及時發現檔案安全漏洞并采取科學合理的措施予以規避。

3 結束語

綜上所述，提升檔案管理信息化建設對于企業檔案管理工作發展具有重要的促進作用，它可以提升檔案管理工作水平，促進企業健康穩定發展。企業檔案管理工作人員應充分認識到檔案管理信息化建設的重要性，遵循檔案管理信息化建設的原則，不斷提升自身的綜合素養，使政治素養及業務素養等能夠符合檔案信息化管理工作的要求，優化信息管理軟件，完善信息化建設基礎條件，進而確保檔案管理信息化系統穩定運行。