企業(yè)人事檔案電子信息化管理分析

（濰坊市人力資源服務(wù)集團(tuán)有限公司，山東 濰坊 261041）

一、企業(yè)人事檔案電子信息化管理存在的問題

1.人事檔案電子信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施供給不足

人事檔案電子信息化工作的開展，需要電子信息化相關(guān)的硬件設(shè)備和軟件技術(shù)的支撐。然而，實際工作中，尤其是中小企業(yè)在開展人事檔案電子信息化管理過程中，技術(shù)和硬件設(shè)備普遍欠缺。首先，難以創(chuàng)建安全的電子信息化工作環(huán)境，直接威脅企業(yè)人事檔案電子信息的安全性。其次，為彌補(bǔ)硬件設(shè)備的欠缺，同時節(jié)約人力成本和固定資產(chǎn)的投入，不能滿足專有設(shè)備儲備人事檔案電子信息；辦公人員兼任檔案管理工作，不能由專人專職對檔案進(jìn)行集中化管控等一系列問題。以上因素均可能導(dǎo)致檔案保管工作喪失保密性，隨著人員流動的頻繁、檔案信息量的增加，不能有效地規(guī)整和保存人事檔案信息，將導(dǎo)致人事檔案信息的管理工作僅限于流程化而非實質(zhì)性的規(guī)范運(yùn)行。最后，人事檔案電子信息主要由企業(yè)人力資源管理者負(fù)責(zé)，而電子信息化工作需要具備專業(yè)技能的專業(yè)人士，基于此，就需要招納人力資源與技術(shù)管控相結(jié)合的復(fù)合人才。然而，人才供給滯后于市場需要的現(xiàn)狀，將導(dǎo)致人事檔案管理者與電子信息化專業(yè)技術(shù)擁有者相互脫節(jié)，人才綜合素質(zhì)與人事檔案電子信息化管控工作的不匹配，人才方面這一基礎(chǔ)條件，構(gòu)成實際工作進(jìn)展的障礙。

2.人事檔案電子信息化管理技術(shù)的落后性

企業(yè)對人事檔案進(jìn)行電子信息化管理是一項持續(xù)和久遠(yuǎn)的工作。在開展過程中，隨著信息量的增加和數(shù)據(jù)的復(fù)雜性，信息管理系統(tǒng)需要及時做到更新和進(jìn)行必要的維護(hù)工作。然而，中小企業(yè)的人事檔案信息化管理可能缺乏相關(guān)的專有管理技術(shù)方法和管理系統(tǒng)。對于大企業(yè)，管理系統(tǒng)可能從其他企業(yè)外購而來，而非針對自身企業(yè)的特征由專業(yè)人員進(jìn)行特定化設(shè)置，專用化程度低，在管理系統(tǒng)運(yùn)行過程中可能會出現(xiàn)不可預(yù)見的問題，由于技術(shù)上的不足，不能及時對管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新改造，這將降低了電子管理系統(tǒng)工作的效率，從而影響正常工作。

3.企業(yè)人事檔案電子信息化管理的安全性

企業(yè)人事檔案電子信息化管理的安全性涉及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運(yùn)行的安全以及信息儲備的安全。電子檔案儲存過程中需要借助于類似于云盤的共享平臺。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)行的安全性直接影響到信息儲備的安全性。在信息共享以及存儲過程中，如果不能保證網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行環(huán)境的安全性，人事檔案信息的保密性將存在很大的安全隱患，將會產(chǎn)生員工信息泄露、甚至企業(yè)內(nèi)部機(jī)密性文件的安全保管也會受到威脅。

二、企業(yè)人事檔案電子信息化管理的建議

1.完善人事檔案電子信息化管控系統(tǒng)

具體包括建立系統(tǒng)完備的電子信息化管理辦法，健全企業(yè)對人事檔案電子信息化管理的制度。首先，從內(nèi)部控制的角度，創(chuàng)建有效的內(nèi)部制度。其次，加大對相關(guān)先進(jìn)硬件設(shè)施設(shè)備的投入成本，為建立科學(xué)、系統(tǒng)的電子檔案信息管理提供完備的硬件基礎(chǔ)。同時，需要引進(jìn)規(guī)范的人事檔案電子信息管控的軟件，通過后期的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，正確地運(yùn)行相關(guān)的軟件和程序。具備完備的硬件設(shè)備條件后，專業(yè)人員建立完善的人員信息，通過專有軟件，建立起電子人事檔案庫。積極推進(jìn)信息建立—儲備—共享，“三位一體”的平臺建設(shè)，系統(tǒng)化地管控電子檔案信息，做好部門之間以及人員之間的信息互通和數(shù)據(jù)共享，提高企業(yè)的管控效率，保證信息傳達(dá)的高速性、及時性和真實性。

2.企業(yè)注重人才引進(jìn)，培養(yǎng)復(fù)合型人才

企業(yè)人事檔案電子信息化工作是一項符合任務(wù)。不僅需要人力資源的管理能力，還需要兼?zhèn)錂n案留存與整理的基本技能，同時對計算機(jī)能力也有相應(yīng)的高層次要求。因此，需要企業(yè)通過多維度、多途徑地加強(qiáng)培養(yǎng)復(fù)合型人才。集人力資源管理—檔案管理—計算機(jī)技術(shù)，“三位一體”的綜合性人才。企業(yè)可以開展線上線下相結(jié)合的培訓(xùn)課程與互動交流相結(jié)合的培訓(xùn)體系，制定相對應(yīng)的考核指標(biāo)和獎懲機(jī)制，變被動學(xué)習(xí)為主動學(xué)習(xí)，從而提高企業(yè)的運(yùn)營效率。

3.加強(qiáng)安全管控力度，提高信息化的安全性

大數(shù)據(jù)快速發(fā)展的信息化時代，保障電子信息的安全性是企業(yè)在建設(shè)過程中不容忽視的方面。企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)安全管控力度，積極采取相關(guān)措施預(yù)防人事檔案信息化管理中的安全信息泄露的問題。可采取技術(shù)手段防范網(wǎng)絡(luò)技術(shù)信息的安全疏漏，如選擇性地對保密文件和數(shù)據(jù)進(jìn)行加密、利用系統(tǒng)自帶或者新開發(fā)的病毒查殺或黑客防護(hù)軟件技術(shù)進(jìn)行安全保護(hù)，維護(hù)電子信息數(shù)據(jù)的完整性、安排專人進(jìn)行專項負(fù)責(zé)制，確保每項保密數(shù)據(jù)都由對應(yīng)人員進(jìn)行保存與專有技術(shù)進(jìn)行安全防護(hù)。制定與數(shù)據(jù)信息相適應(yīng)的信息恢復(fù)和應(yīng)急預(yù)案，保障遺漏數(shù)據(jù)能被有效查出，以此保障信息數(shù)據(jù)的完整性。

綜上，人事檔案電子信息化管理是企業(yè)加強(qiáng)信息化建設(shè)的過程中需要重點關(guān)注的方面。加強(qiáng)檔案電子信息化建設(shè)，突破傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案的留存與保管形式，完善檔案管理工作的新進(jìn)展，從而促進(jìn)企業(yè)持續(xù)性、與時俱進(jìn)的發(fā)展。