用規范化合同管理促進企業穩步發展探討

郜娜娜

摘 要：當前，隨著國家法制建設的不斷增強，企業在生產經營管理活動主要是以合同來開展的。因此，規范化合同管理，對于企業能否實現穩步發展至關重要。作為企業管理中的一項重要內容，企業能否做到規范化合同管理，亟需要引企業的高度重視。本文首先分析當前很多企業在合同管理方面存在的問題，進而探討如何通過有效防范合同風險促進規范化合同管理，以促進企業穩步發展，希望對同行有所借鑒和幫助。

關鍵詞：企業管理;? 規范化;合同管理

企業在生產運營中，實現規范化合同管理，是企業管理工作的重要組成部分和表現形式。規范化合同管理，有益于企業在法制規范下開展生產經營活動，最大限度地減少及規避潛在性風險，促進企業穩步發展。企業要實現規范化合同管理，會與企業各個不同部門權責密切相關。雖然內容不同，側重點不同，但其重要性卻是相同的，因此必須要通過規范化合同管理來促進實現企業的穩步發展。

一、實現規范化合同管理應解決的問題

企業要實現規范化合同管理，需要從多個層次多個方面解決一些具體問題。

（一）要把對合同規范化管理重視化程度提檔升級

當前，經濟發展正隨著科學技術的發展而日新月異，企業經營活動也在同步活躍。企業開展經濟活動中，合同所發揮的作用不言而喻。它直接影響到企業經營營活動的效果，企業的合同規范化管理，就是要通過實現合同履行全過程進行科學化全面性管理，以使企業的經營活動在法律法規和企業制度的準繩下規范運行。但從當前來看，仍有部分企業對于規范化管理認識不足，并因此造成了一些不應有的損失，如因為合同不嚴密，條款不夠詳實，歧義，造成發生糾紛時責任不清，企業不得不投入大量的人力、物力、財力和精力去解決。為此，在企業內不斷提高企業對合同規范化管理的重要意義，勢在必行。

（二）未能實現由專業人員實現合同規范化管理

在這方面，主要是由于部分企業缺乏合同規范化管理的專業人才匱乏造成的。當前，企業合同的涉及面越來越廣泛，也越來越具有專業性，而且，法律方面的規范也因其變得更加嚴謹，這就對企業內部負責合同規范化管理的工作人員提出了更加專業性的要求。他們不但應掌握扎實的合同專業基礎知識，更要在技巧和能力方面更具全面性和綜合性。但從實際情況來看，我國很多企業內部合同管理人員，距離專業化人員的標準尚無，并在實際工作當中是以妝任為主。甚至于有的人中在合同管理方面缺少最基本的資歷，在合同管理方面尚屬空白或入門階段，對于法律法規方面更缺少必備的專業知識，這些，都成為企業想以合同規范化管理這一手段，提升企業經營管理水平的潛在威脅。

（三）應自上至下形成合同規范化管理體系

合同管理是一個自上而下的有機體系，具有動態性、完整性的特點。如，從合同簽訂的協調，到具體合同的設計及簽定、發起、審批和履行，是一個系統的過程，需要協調方面保持高效，執行中有序推進。但在實際執行中，亟需要在多個方面完善不足，并解決具體的問題如，如，有的企業的合同經辦人，未能掌握足夠的專業化合同知識，有的企業未能實現專業的事由專業的人去做，兼職管理，流動人員管理的現象較為普遍，而且，作為合同本身，未能明確對職責范圍進行劃分，部門之間聯動和溝通不暢，合同的內容和條款在制定方面真實性具體性不足，甚至于與相關法律及企業當地的地方法規相悖。這樣的結果往往是合同屬于無效合同或違法合同。此外，未嚴格審核合同各項條款、合同文本不規范、對違約情形處理辦法加以明確等等，這些常見性問題也大大提高了合同履行時的風險概率。此外，對于合同管理方面，監督力度欠缺，也是未能實現合同規范化管理亟需要解決的問題并可以因此給企業造成重大的利益損失。

二、企業如何通過合同規范化管理有效防范風險發生

（一）強化培訓教育提高合同管理人員的兩個意識

這兩個意識指的是法律意識和責任意識。要采取多種形式，開展專業經培訓，使企業合同管理人員對于合同規范管理方面的法律意識和責任意識，充分認識到工作失誤可能給企業帶來的重大利益損失和自身因此應該承擔的責任。企業法務部門要針對性的做好專業性的法律知識培訓，培訓內容以法律知識普及為主，如，以法律風向預防為內容，開展專題講座，印制相關手冊進行專業性宣傳等，使合同管理部門人員能快速更新相關知識，進而有效避免和防范發生各類法律風。對于關鍵崗位工作者，要給他們吃獨食，開小灶，提高他們的責任風險意識和法律意識。此外，還要開展針對性的專業知識培訓，提升他們在談判和簽約方面的專業性技能，以有效抵御合同因未能實現規范化管理而造成的潛在風險而影響到企業利益。

（二）嚴格審查合同相對方資質作為規范化管理合同的手段

企業的合同涉及到相關方。在簽訂合同以前，企業要把認真審核合同另一方的資質是否符合要求作為規范化合同管理的重要手段。即：要求對方提供各項材料清單位并逐條他細核對。主要包括：企業情況以及業務范圍，還包括企業經濟實力證明材料，準確掌握企業當前現狀等。通過要求另一方提供并審核這些資料，可以在源頭上一定程度地減少和規避不規范的合同簽訂后給企業帶來的風險。對于項目標的相對較小的合同（也包括影響有限的相關合同），企業應對其另一方基本資信情況進行嚴格審核。如果與企業關鍵利益密切相關的合同，要重點管理，嚴格把關，作為管理部門，必須要強化有關資信的調查，對其一方的關鍵人員，要進行充分詳細的盡職調查。如果項目標的額較大，而且性質較為復雜的合同，也要列入重要合同范圍來嚴格規范管理。對于負責合同管理的工作人員，要堅持優中選優，既要具備精湛的業務能力，也要有強烈的責任意識，實現把最放心的人放在最不放心的合同管理上面。此外，還要成立專業化工作小組，吸收法務人員、技術人員參加，作為具體負責人與合同另一方參與談判;同時，還要在執行合同過程中，做好合同另一方動態發展的定期性評估，以有效規避因合同方資質變化問題造成企業經濟利益受損。

（三）用嚴格合同審核有效提升合同規范化管理水平

對合同進行嚴格審核是企業有效提升合規范化管理水平的有效手段和關鍵性環節之一。在審核中，主要是對各項條款內容進行基本審核、專業性審核及可行性審核。如：是否存在著時間、標準上的錯誤，是否存在意義表述上的錯誤，是否有錯字、丟字現象;要審核各項條款可行性，確保雙方權責義務充分明確;要審核合同條款在表達方面是否存在歧義;要根據合同性質，審核確認合同制式文本合理性。要審核合同談判環節的合理性，雙方參與人員必須經過專法法律授權，合同談判的過程記錄，也應由專門的法務人員親筆署名。

此外，還要審核是否需要明確補充有關重要條款及合同變更的及時性。

（四）加強全方位監控管理合同履行實現合同規范化管理

合同管理中，很重要的一點就是雙方要嚴格履行合同，嚴格照章辦事。因此，作為合同管理部門要把嚴格把握合同執行情況作為實現合同規范化管理的有效手段。主要采取的方法有：構建合同檔案，建立并執行好報表管理制度;同時，要堅持從小處著手，大處著眼，加強合同履行的全方位全過程動態化管控。各相關部門之間應該各負責其責，各司其職，使合同履行情況能夠及時被記錄歸檔，實現定期上報和反饋，為企業管理層真正能做到心里有數，對合同進行無死角的終結管理。

此外，還要做合同管理機制的不斷完善，構建真正健全高效的合同規范化管理體系。

三、結語

綜合以上所述，企業合同管理規范化，涉及面廣，專業要求度高。企業要想獲得最佳效益，最大發展，必須對此給予高度重視，實現企業合同的規范化管理，以有效預防風險，提高經濟效益。

參考文獻：

[1]徐紅玉.中小企業合同管理風險的識別與控制分析[J].中國市場，2019（32）：100+104.