石油企業人事檔案管理工作的現狀及創新

張軍(中國石油天然氣股份有限公司管道大連輸油氣分公司，遼寧 大連 116300)

0 引言

近年來，隨著我國石油企業的迅猛發展，石油企業的員工數量也在不斷地增加，這就導致人事管理檔案管理工作變得更為復雜。在企業中，人事檔案管理對于企業的進步起著關鍵性的作用。然而，過去石油企業的人事方案管理模式已經無法滿足當前的工作需要。因此，石油企業應該順應時代發展的潮流，采取有效的措施，完善人事檔案管理工作，運用科學、有效的方式來提高人事檔案管理工作的效率，以此促進企業的不斷發展。

1 石油企業中人事檔案的管理工作現狀

1.1 管理意識不強

相關的資料顯示，當前我國石油企業內部，從事人事檔案管理的工作人員的工作意識比較模糊，還不了解這項工作的重要性。人事檔案管理人員無法感知檔案管理工作的價值與作用。這就造成石油企業中人事檔案管理工作始終得不到領導的重視，領導階級對于人事檔案管理的工作不夠重視，一直忽略人事檔案管理的重要性，這種做法嚴重影響了人事檔案管理工作的展開，人事管理檔案工作一直停滯不前，從而無法發揮人事檔案的關鍵作用。

另外，在石油企業中，部分管理人員的思想一直沒有得到轉變，他們甚至認為人事檔案屬于人事資料，不需要太多的管理人員，只需要一位管理者在檔案室看管，保證人事檔案不會丟失即可。因此，人事檔案管理工作的創新迫在眉睫。

1.2 管理能力有限

現階段，隨著我國石油企業的迅猛發展，在石油企業中任職的工作人員數量也越來越多，因此人事檔案管理工作中存在著很多問題。當前，我國石油企業中人事檔案的管理工作非常復雜，因此需要更加專業的管理人員。然而，石油企業的領導階層還沒有意識到這一問題。

一般情況下，在選拔管理人員時，領導階層更會從其他部門中挑選出幾名人員進行兼任。企業中沒有足夠專業的檔案管理者，兼職的工作人員又需要參加很多活動，沒有足夠的精力從事人事檔案管理工作，這種做法會在一定程度上阻礙人事檔案管理的順利進行。大部分石油企業在人事檔案管理方面依然存在著很多問題，與發達國家相比，我國關于人事檔案管理工作的理論儲備是有限的。

我國的人事檔案管理工作必須歷經很長的時間才能夠實現穩定的發展。但是，企業內部始終沒有關注到這方面的問題，在人事檔案管理方面的知識儲備還不夠，理論方面的匱乏導致企業無法為檔案管理人員提供專門的培訓與指導，一些人事檔案管理人員甚至不了解人事檔案的收集、歸檔、整理等工作的流程，從而導致人事管理檔案工作無法有序展開。

1.3 檔案管理設備落后

在大部分石油企業中，即使有專業的人事檔案管理人員與過硬的管理能力，還有一個嚴峻的問題需要解決，那就是管理設備的落后。假設在人事檔案管理工作中，使用的計算機配置較低，極容易對人事檔案管理工作的效率造成影響。當今的時代是信息化時代。如果企業內部的設備不符合時代發展的需要，那么會在一定程度上影響企業的信息化發展與現代化進步。現階段，我國的石油企業中，人事檔案的信息化管理進程依然非常緩慢。這是因為，石油企業在檔案管理方面沒有提供足夠的物質支持，無法及時地更新檔案管理設備，造成檔案管理設備的陳舊與落后，不能夠滿足人事檔案管理工作的需求。在大部分的人事管理檔案中，管理人員依然通過傳統的方式進行檔案的存儲，使用紙質文件與電子文檔。這在無形中也增加了工作人員的任務量，無法保證工作效率。

2 石油企業中人事檔案的管理工作創新

2.1 加強管理的意識

我國石油企業在人事檔案管理工作方面仍然需要解決不少問題。其中，石油企業負責人需要加強對人事檔案管理工作的重視，嚴格要求人事管理檔案人員的業務水平，以此提高人事檔案管理工作的質量。

首先，人事檔案管理人員應該深化對管理工作的認識，對于人事檔案管理工作有清晰的理解，樹立新的管理工作觀念，明白這項工作的現實意義，積極參與檔案管理培訓工作，以嶄新的工作態度參與到管理工作中，并且明確管理規則與管理內容，牢記管理工作的重心，在不斷的學習與實踐中落實人事檔案管理工作。

其次，石油企業的領導階層也需要轉變人事檔案管理思想，不能再忽略人事檔案管理工作，務必將人事檔案管理工作擺在重要的位置，提高檔案管理人員的意識。在企業內部加強營造人事檔案管理的氛圍，大力宣傳人事檔案管理工作的重要性。在企業中起到良好的帶頭作用，引導全體員工加強對人事檔案管理的意識，鼓勵員工全員參與到檔案管理工作中來。

最后，石油企業可以通過上行下效的方法，加強檔案管理工作的宣傳，主管部門充分發揮引導者的作用，大力宣傳企業人才的價值，從根本上加強全體員工對人事檔案管理的重視，各部門與人事檔案管理部門相互配合，共同進步。

2.2 培養專業的管理人員

在我國石油企業中，不僅要加強員工對于人事檔案管理的意識，還應該著重培養專業的管理人員。人力資源部門應該選拔專業知識強、工作能力強的人員來負責人事檔案管理工作。除此之外，企業內部還要重視對人事檔案管理人才的培養，提高管理人員的綜合能力。

企業需要按照人事檔案工作的難度與內容，展開具有較強針對性的培訓，無論是人事檔案管理部門的人員還是其他部門的人員，都可以參與到培訓中來，儲備足夠的專業理論知識人才與檔案管理專業人才。這種企業的內部培訓有利于提升員工的專業水平與道德素養，從真正意義上提升管理人員的業務水平，推動人事檔案管理工作的順利進行。在此過程中，還可以培養員工的系統操作能力，提升員工的計算機水平等等。

通過一系列的學習可以加深員工對人事檔案管理的理解，更加重視人事檔案管理工作，以此提高人事檔案管理工作的效率。因此，石油企業應該注重提升管理人員的綜合業務能力，鼓勵他們積極地學習相關的管理理論知識，促使其有效地提高人事檔案管理的能力。

另外，在人事檔案管理部門的工作人員掌握管理知識后，還可以嘗試接受實際操作的專業培訓。當前的檔案管理信息化工作要求相關人員具備一定的實際操作能力。人事檔案管理人員應該學習多種檔案管理的技能，掌握多種檔案管理的方式，使自身的管理能力滿足人事檔案工作的需要，進而推動人事檔案管理工作的有序展開。

2.3 完善檔案管理機制

在石油企業的人事管理檔案工作中，需要創新的方面還包括檔案管理機制的完善，以此提高檔案管理工作的速度與效率。建立起健全的檔案管理機制有利于突出管理工作的重點，使人事檔案發揮出最大的價值，以此提高人事檔案管理工作的質量與水平。在此基礎上，石油企業應該通過現代化的手段與互聯網技術，建立起一套完善、高效的檔案管理機制，并且要求各部門員工明確工作內容、各司其職，各個部門之間通力合作、互相配合，共同保證檔案管理體系的高效利用，確保檔案信息的共享，提高企業內部的工作效率。另外，石油企業在保證人事檔案管理體制的完善后，還需要重視對各個部門員工的培訓與管理，鼓勵各部門樹立持續學習的理念，掌握理論知識與實踐知識，共同提高保密意識與安全意識，做到員工個人資料與信息的安全性與私密性，以此確保整個管理機制的高效運行。

2.4 開展信息化管理

當前，我國科技水平在不斷地提高。如今的時代是網絡化與信息化的時代。信息化技術的更新為人們的工作與生活提供了許多便利的條件，極大地提高了人們的生活水平。現階段，大多數石油企業內部的員工數量在不斷地增加，因此在人事檔案管理方面增加了許多人事信息。為了保證人事檔案信息的正確性，人事檔案管理部門應該通過信息化管理的方式，促進企業內部信息化的發展。

一方面，石油企業應該按照實際工作的需要，根據自身業務發展的需求，建立一個科學的信息管理體系，鼓勵檔案管理人員將全部的人事信息上傳到系統中，從而進行集中化的管理。

另一方面，石油企業應該適當地增加對人事檔案管理的資金投入，使用先進的管理設備，取代傳統的管理方式，不斷地學習當下最新的信息化手段，在企業內部建立起人事信息網絡，這樣有利于幫助企業內各個部門及時獲取員工的檔案信息，也有利于檔案管理人員有效地管理檔案與查詢檔案。因此，石油企業應該充分利用好信息化管理手段來進行人事檔案的管理工作，從而實現人才資源的共享。

3 結語

在石油企業中，人事檔案管理工作至關重要。但是在大多數的石油企業中，人事檔案管理工作依然存在一些問題。因此，石油企業必須采取一些創新性的措施改善這一局面，包括，加強員工的管理意識，培養專業的管理人員，完善檔案管理機制，開展信息化管理等，以此完善人事檔案管理工作，始終運用科學、有效的方式提高人事檔案管理工作的效率，不斷致力于人事檔案管理工作的創新與發展，使人事檔案發揮出最大的價值，從而促進企業的全面發展。