“會說話的憑證”
——A公司物業(yè)服務中心房屋租賃收入舞弊紀實

傅芳/新鄉(xiāng)航空工業(yè)（集團）有限公司

根據(jù)集團公司2016年審計工作安排，2017年2月，審計組對A公司開展了2016年度財務決算和經營業(yè)績審計。在審計過程中，審計人員“聽懂”了一份簡單的租金收入憑證“道出”的秘密，一舉查出A公司下設物業(yè)服務中心門市房租金及水電費的收費業(yè)務內部控制嚴重缺失，存在挪用公款問題。

一、“會計記錄”顯端倪

在對A公司貨幣資金進行審計時，審計人員抽查了2016年11月收門市房租金138.73萬元的憑證，憑證附有現(xiàn)金繳款單5份，繳款單時間分別為2016年5月、10月、11月；發(fā)票45份，發(fā)票日期均為2016年11月。該房租收入為A公司職能部門三產總公司下設的物業(yè)服務中心上繳。此份會計憑證盡管附件齊全、金額相符，但仍引起了審計人員的高度警覺，首先是5月、10月的現(xiàn)金繳款業(yè)務為何延遲至11月記賬？在求證確實存在銀行未達賬項后，審計人員并沒有止步于此，而是積極思考“門市房租金收費業(yè)務涉及現(xiàn)金收款，收費流程是否合規(guī)，款項是否及時、全額上繳”等問題，審計人員決定約談收費員，深入了解收費流程。

二、“業(yè)務訪談”露破綻

收費員小趙如約而至，審計員要求其介紹收費流程。小趙說：“共有三名收費員，根據(jù)三產總公司與租戶簽訂的合同金額，分別收取租金后，存在銀行卡內，定期或不定期地將款項交給物業(yè)中心助理老王，由老王上交公司財務部?！?/p>

審計員聽后忙問：“銀行卡是個人的還是公司的？”小趙答：“是個人的，歷年都是這樣。”審計員再問：“收費收據(jù)從哪來的？是從公司財務部領的嗎？”小趙答：“不是，是物業(yè)中心在市場上買的。”

經過上述簡短的對話，審計員立刻意識到問題的嚴重性，一是門面租金公款私存，業(yè)務員能夠接觸或自行保管大額現(xiàn)金；二是收據(jù)管理嚴重失控。審計員初步判斷收費業(yè)務中存在著極大的舞弊風險。

隨后，審計員訪談了物業(yè)中心經理老何，以及其他兩名收費員小張、小劉，對于管理員老王，則因其生病而未見著。綜合訪談結果，審計員摸清了門市房租金收費業(yè)務流程情況：

1.三產總公司經理、物業(yè)服務中心經理負責與租戶簽訂合同，物業(yè)服務中心三名收費員小趙、小張、小劉每人負責一棟門市戶的租金及水費收取，所收款項存入專項用途的個人銀行卡，不定期將租金及水電費交給物業(yè)中心助理老王（臨時工）；老王將所收到的款項存入專項用途的個人銀行卡，不定期送存A公司財務部。

2.交給租戶的收款收據(jù)是物業(yè)服務中心私自購買，而不是在公司財務部統(tǒng)一領用。

3.水電費由科研保障部抄取三棟門市房的總表讀數(shù)，三名收費員抄取各門面分表讀數(shù)，并按分表用量收取水電費。水費按4.2元/噸向租戶收取，按4元/噸上交公司財務；電費按1.1元/度收取，其中兩戶按峰平谷價格上交財務，其余按1.1元/度上交，差額款項留存收費員處。

根據(jù)已知情況，審計組梳理了下一步的工作思路，即通過履行嚴格的審計程序，求證以下問題是否存在：一是要確認現(xiàn)金收費及個人保管資金環(huán)節(jié)是否存在資金挪用或侵占問題；二是門市房合同是否完整，合同簽訂的面積與實際租賃面積是否相符；三是門市房房租、水電費是否完整上交公司。

由此，審計員立即通知物業(yè)中心經理老何，要求其提供與收費業(yè)務相關銀行卡2016年的流水記錄、門面租金合同、收費臺賬、收據(jù)。除此之外，還要提供相關收費制度、人員崗位職責等資料。

三、“審計方案”理思路

面對可能存在的舞弊問題，審計思路必須非常縝密、慎之又慎。審計員制訂專項審計方案，通過充分論證后，成立兩個小組，兵分兩路展開審計調查。

一組審計人員求證收費資金的完整性問題，包括查閱固定資產臺賬，現(xiàn)場盤點門面數(shù)量；實地測量門市房租賃面積；核對門面租賃合同、收費臺賬、收據(jù)與財務賬面金額之間的關系；核對水電費收費依據(jù)、收費臺賬、收據(jù)與財務賬面金額之間的關系。

另一組人員求證個人銀行卡資金是否存在舞弊問題。逐筆、全面梳理財務部2016年門市房租金及水電費的收款記錄，沿著資金流向核對各銀行卡流水記錄之間的關系，查找是否存在不明原因的資金流出問題，即收費員個人銀行卡上的資金應流向老王的卡或A公司財務部，老王個人銀行卡資金應流向公司財務部，除此之外的資金流出初步確定為異常資金流動。

四、“現(xiàn)場查證”解疑團

次日，物業(yè)服務中心經理交來五張個人銀行卡流水，其中收費員小趙、小張、小劉個人銀行卡共三張，交易記錄完整，物業(yè)中心助理老王個人銀行卡兩張，其中主要的一張銀行卡記錄不完整，僅提供了11月份的電腦截屏記錄，經理解釋說，老王生病，自稱該卡（中國銀行）已于11月份銷戶，銀行不能打印流水。審計員當場詢問中國銀行客服，確認已銷戶的銀行卡也能打出對賬單后，要求經理轉告必須提供，在磨蹭了三天后，老王不得已交出了銀行卡的交易明細。

助理老王提供銀行卡交易明細是如此地不情愿，審計員更加堅信自己的審計判斷沒有錯。

接下來，便是細致的比對工作，審計員將每張銀行卡的資金流水記錄逐筆輸機，正常情況下，三張收費銀行卡內，銀行卡存入資金應與門面租金的合同額和抄收的水電費核對相符，銀行卡支出資金應與老王銀行卡的存入資金或與A公司財務部繳款數(shù)對上；老王銀行卡的存入資金是由三名收費員的交款形成，必須與三名收費銀行卡的支出數(shù)核對，而老王銀行卡支出資金則必須與財務部的繳款數(shù)一致。

通過比對資金收支，審計發(fā)現(xiàn)還有兩張與資金有關的銀行卡（小趙一張、老王一張）未上交，隨即要求補交。待銀行卡流水收齊后，審計員緊緊抓住資金鏈，對每張銀行卡的每筆資金收支、銀行卡之間資金流動及資金轉移的時間、性質及其與財務賬的一致性進行了仔細地核對、分析。發(fā)現(xiàn)老王、小趙個人銀行卡上資金流動頻繁，大量資金來源、去向不明，隨即要求當事人來審計現(xiàn)場逐筆進行說明。

通過一系列地核對、分析、求證，物業(yè)中心資金管理內控缺失、挪用公款等問題昭然若揭。

（一）老王、小趙涉嫌挪用公款59.16萬元

1.老王涉嫌挪用公款39.16萬元

2016年1月13日，老王將1萬元從個人銀行卡轉入個人支付寶賬戶；2016年2月3日，將個人銀行卡資金20萬元轉出，用于幫助某服飾公司刷業(yè)績。轉出的21萬元資金，其中的10萬元于2016年2月6日歸還存入個人銀行卡，挪用3天；另外11萬元于2016年5月18日歸還存入個人銀行卡，挪用3個月15天。

此外，審計員通過核查分析房屋租賃合同應收的租金及老王個人銀行卡資金收支明細發(fā)現(xiàn)，2016年1月至11月，老王分24次將管理員上繳的門面租金、水電費等共計18.16萬元從個人銀行卡轉出，轉出資金在一個月以后逐步歸還存入個人銀行卡，具體用途因老王請病假未至審計現(xiàn)場說明款項去處。

2.小趙涉嫌挪用公款20萬元

2016年6月27日，小趙將收到的店門面租金20萬元，從個人銀行卡轉給其親戚用于購房。其中的10萬元于2016年10月14日轉回至個人銀行卡，挪用期3個月17天；另外10萬元于2016年11月18日轉回個人銀行卡，挪用期4個月21天。

（二）收費業(yè)務內部控制嚴重缺失，為資金挪用提供了機會

1.制度規(guī)定明顯違規(guī)

在A公司現(xiàn)有的制度體系中，沒有相應制度對相關收費業(yè)務操作流程及細則提出規(guī)范性要求。但在物業(yè)服務中心自行制訂的《門市房租金管理規(guī)定》中，規(guī)定“收取的資金如不能及時上繳財務部，可先存入個人銀行卡，在五至七個工作日內上繳財務部”“所收錢款如需存款須一名房管員開卡并管理密碼，另一名房管員保存銀行卡”。如此規(guī)定，明顯與“嚴禁公款私存”“收取的款項應及時上交公司財務”的財經紀律要求相違背。

2.不相容職務未分離

三產總公司的收費員負責租賃戶水電表的抄表及水電費收?。晦k公室助理員負責租金、水電費資金的保管及記賬。未實現(xiàn)不相容職務相互分離，存在舞弊風險。

3.票據(jù)管理未按規(guī)定執(zhí)行

《A公司票據(jù)管理辦法》規(guī)定：“收據(jù)的印制或購買由財務部統(tǒng)一處理，任何單位不得擅自印刷、購買和使用”，但三產公司沒有到財務部領用收據(jù)，而是自行購買，且未實施領用、核銷、清理手續(xù)。

4.上級單位對相關收費業(yè)務缺乏財務監(jiān)督

針對下屬單位資金上交業(yè)務，A公司財務部從不過問三產總公司的現(xiàn)金收款業(yè)務，不了解合同金額，也未明確限定資金應繳存財務的時間及收款方式，而是出于對其他部門業(yè)務不應過多干涉的考慮，只是在行動上被動地根據(jù)實際回款數(shù)記賬，給相關人員挪用資金提供了條件，導致公款私存的現(xiàn)象長期存在。

五、加強資金內控管理，提出整改合理建議

綜合上述審計發(fā)現(xiàn)的問題，審計組提出如下管理建議：

1.物業(yè)服務中心重新修訂《門市房租金管理規(guī)定》，明確“嚴禁公款私存”、“收取資金必須及時上交A公司財務部”等規(guī)定，切實與國家的財經紀律保持一致。

2.物業(yè)服務中心應制訂收費崗位的職責、權限，將資金記賬與保管兩個不相容職務進行分離。

3.三產總公司應嚴格執(zhí)行《A公司票據(jù)管理辦法》，收據(jù)統(tǒng)一在財務部領用、核銷和清理，嚴禁私自購買、使用。

4.A公司財務部應對三產總公司的現(xiàn)金收款業(yè)務實施監(jiān)督，對交款金額、時間等進行監(jiān)控。

5.A公司應總結經驗教訓，重新梳理資金業(yè)務的管理流程，同時舉一反三，結合資金安全及相關控制要點，進一步完善全公司的資金管理制度，確保資金安全，杜絕舞弊行為。

六、總結經驗，“舉一反三”重內控

回顧案例，思緒萬千，導致事件發(fā)生的主要原因是A公司內部控制制度不完善，業(yè)務監(jiān)督形同虛設，給違規(guī)違紀行為打開了方便之門。管理漏洞成為了滋生違規(guī)違紀行為的溫床。如何完善單位內控機制，加強財務監(jiān)督管理，堵塞漏洞，再次給我們敲響了警鐘。

同時，此案例也告知審計人員面對現(xiàn)金繳款業(yè)務，應保持充分的警惕性，不能將思維僅停留在財務核算層面，應充分關注經濟業(yè)務事項內部控制管理狀況，注意積累有關線索資料，做個有心人，多問幾個為什么，從內部控制缺陷中發(fā)現(xiàn)線索和問題，“聽懂”會計憑證吐露的秘密。

七、經驗與體會

回顧整個審計過程，有四點經驗可供審計人員借鑒：

1.嚴格審計程序，重視審查資金業(yè)務的內控制度建立與執(zhí)行情況，從內控缺陷中發(fā)現(xiàn)線索或問題。

2.審計人員應保有耐心、細心和鍥而不舍的精神，從眾多的數(shù)據(jù)資料中，抽絲剝繭發(fā)現(xiàn)問題。

3.與基層工作人員交流（工作訪談）要善于抓重點，從談話中，審計人員可以獲得更直觀的審計線索或證據(jù)，提高了審計工作效率，為后續(xù)審計人員深挖證據(jù)，還原問題全貌，提供了審計方向。

4.根據(jù)審計現(xiàn)場情況，應適時調整審計方案，方案的核心就是抓住三條主線，一是資金線，緊跟資金鏈條，從資金的金額及數(shù)量、資金的流向找證據(jù)；二是時間線，從時間的先后順序，理清個人銀行卡中公款私存的資金占用金額及時間；三是原始單據(jù)線，將租賃合同與財務賬進行對比等，從多個維度進行查證，確保審計證據(jù)鏈的完整性。