房產檔案數字化管理出現的問題及對策

李瑞平

(山東省濟寧市嘉祥縣不動產登記中心，山東 嘉祥 272400)

房產檔案真實記錄著城市房屋的權屬信息，可以幫助城市房地產行政主管部門開展房屋權屬登記、交易、整理、轉移、變更等工作。如今，可借助房產檔案數字化管理積極應對房地產行業不斷激增的房產交易信息，這樣可以保管好有價值的文字、圖片、圖標、音像等形式的房產信息資料，能夠為推動城市建設和房地產行業的健康發展發揮積極作用。

1 房產檔案數字化管理出現的問題

1.1 具有區域性和局限性

目前，我國房產登記檔案沒有建立廣泛的市場聯系和區域信息共享，導致房產登記檔案信息管理具有一定的區域性和局限性。在房產登記簿和房屋登記材料的登記過程中，很多登記檔案只是注重對本地區和本次房產信息進行記錄和歸檔，沒有標準格式的登記檔案電子文件，房產檔案的數字化管理不夠規范和權威。我國各個地區所采用的數字化管理硬件、軟件不同，電子存儲介質、管理流程、管理模式也各不相同，房產登記簿在數據采集和系統功能方面未能達到住建部的登記要求，容易造成房產登記檔案的數據丟失，致使房產登記檔案信息管理效率低效。

1.2 缺乏統一的電子文件管理標準

一份完整、規范的房產檔案包含登記、整理、查詢、利用等內容，可借助電子媒介來搭建完整的房產檔案類目體系，將類系和類列用于房產檔案的歸檔和管理當中，以提高檔案管理效率。但我國房產檔案是近些年才開始規范實施檔案管理標準，缺乏統一的房產檔案電子文件管理規范和標準，在檔案管理對象、電子媒介和房產管理理念等方面也都發生了很大的變化。我國房產檔案還沒有實現全國信息資源共享和房產材料共享，各地房地產的管理系統、軟硬件、管理流程不盡相同，房產檔案在數據采集和系統功能方面還有待提高。

1.3 不能滿足新時期快速發展的房產交易需求

房地產是我國改革開放后出現的市場化經濟產物。由于房屋所有權和交易權的管理特殊性，很多城市的房地產行政管理部門還停留在傳統的房屋管理思維當中，很多現行房產檔案的管理方式和標準不符合時代發展和房屋交易的需求。近年來，我國房產交易的成交量和交易金額都在不斷激增，這對于房產檔案的內容和管理效率都提出了更高的要求。但我國現階段房產檔案管理人員的專業性較低，不能及時發現并規避檔案管理中的一些問題，而且早期的房產檔案大多都是紙介質，這對房產檔案的材料傳遞和信息描述都產生了很大的局限性。

2 房產檔案數字化管理采取的對策

2.1 房產登記檔案的數字化管理措施

在我國房地產檔案中，房產登記檔案反映的是房產檔案的基礎信息，具體來講就是城市房地產行政管理部門在房地產權屬登記活動中形成的具有保存價值的房產信息記錄，它真實反映了城市房地產權屬的登記、交易、整理、轉移、變更等過程。我國房產檔案管理是區域制，即遵循本地管理。在房產檔案的數字化管理中，需打破區域限制和服務限制，要實現房產登記檔案管理內容的網絡化和數字化。在實際操作中，可以將房產登記檔案的記錄實體與日常服務分離，并將房產登記的原始檔案實體作為原始登記憑證入庫保存。而日常服務則可以使用檔案信息管理系統來進行分類、歸檔、錄入等操作，從而保證房產的交易、繼承、饋贈等權屬變更發生時，房產登記檔案可以處于不斷補充和完善的狀態中。

在房產登記材料的檔案管理中，數字化管理的重點是申請登記的原始材料和登記機構內部的審核文件。房產檔案登記員可以打印電子登記材料掃描件，精確再現登記材料的內容信息和外形特征，突出房產登記憑證的客觀性和公正性，還可以代替房產登記材料原件作為處理房產問題的證據，是房產登記檔案數字化管理的突出優點。

2.2 房產整理檔案的數字化管理措施

在房產登記交易的過程中，需要房管局將參與交易的房產資料進行分類、組合、排列和編目，凡屬于房產交易檔案歸檔范圍內的各種形式房屋產權文件材料都要整理齊全，以滿足房產交易的需求。從房產整理檔案的管理現狀而言，通常會分為幾大類檔案，每一類別的房產整理檔案內容都不盡相同。在行政審批過程中，需借助數字化檔案來保證檔案資料的齊全，要求檔案管理人員熟練掌握各種檔案信息化管理手段和程序流程，積極拓展房產整理檔案的收集渠道。

在房產整理檔案的數字化管理中，主要依據相關的法律條文來不斷規范檔案數字化管理工作。房產整理檔案的分類、立卷、案卷的排序和案卷目錄的編制都需要檔案管理人員通過電子文件元數據來劃分分類標準、全宗、檔號規則、整理項和歸檔范圍，并借助房產檔案信息化管理系統來實現檔案的全生命周期管理，可采用保密、備份和鏡像技術來防止房產整理檔案的文件信息丟失，以滿足房產檔案對電子文件信息系統的安全和保密要求。

2.3 房產檔案服務的數字化管理措施

在房產檔案的數字化管理中，房產檔案網絡化服務可以為其他房地產工作提供及時、準確的房產檔案信息。房產檔案利用者可以通過互聯網來確定自己的檔案訪問權限，然后登陸城市房產檔案信息化管理系統，進而有效查詢交易房產的占用、使用、受益、處分等房產檔案信息，真正明確房地產權利歸屬關系，提高房產檔案的動態化服務質量，真正體現出房產檔案的服務價值。

在房產檔案的服務工作中，可以從兩個方面來開展工作，一是城市房地產行政管理部門可以在官方網站上設計相應的查詢功能，可提供房屋登記信息、房屋權屬關系記錄信息、房屋原始憑證等房地產權利歸屬信息，讓有查閱需求的各級用戶可以按照自己的用戶級別來查詢相應的房地產權屬檔案信息。二是城市房地產行政管理部門要積極推行房產檔案網絡化服務，全面開展房地產權屬檔案的數字化、圖像化工作。針對房產交易雙方比較關心的問題，可以在官方網站上設計相應的房產文書咨詢版塊，并向具有查詢權限的房產交易雙方提供房地產買賣合同書、房產繼承書、房產交易協議書、房產轉移的上級批件以及有關房產的仲裁書、判決文書、公證文書等材料，進而打造出一種全方位、多元化的房地產權屬檔案服務模式。

3 結語

通過數字化管理方法能夠進一步提高房產檔案的管理效率，并建設房產檔案資料庫，進而提高房產資料的利用率和使用價值。以數字化形式對房產檔案進行存儲和管理，不僅占地面積小，還能確保資料檔案的安全性。在房地產檔案數字化工程的建設過程中，要引用先進的設備和技術，并結合房產檔案的實際情況和管理規律來設計相應的管理系統，為接下來的查詢使用打下基礎。我國房產檔案必須深入推行信息化、網絡化和數字化建設，并借助房產檔案數字化管理系統來優化檔案管理內容，反映出城市房產行業的真實情況，從而推動房產檔案管理向著有序化、科學化、專業化的方向發展。