人事檔案管理信息化工作中存在的問題及完善建議

殷菁遙

(黑龍江測繪地理信息局 后勤管理中心，哈爾濱 150000)

人事檔案是儲存人才信息的重要資料，集中反映了一個人的文化程度、社會經(jīng)歷、業(yè)務成長以及工作能力。做好人事檔案管理工作是完成好人事工作的基礎性前提，也是單位選拔、晉升優(yōu)秀人才的有力依據(jù)，更是上級部門考查人事管理工作細致與否的重要標準之一。當今社會，互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)技術(shù)飛速發(fā)展，智能化、數(shù)字化已成為大勢所趨，為了滿足檔案信息現(xiàn)代化的建設需要，提高人事檔案管理工作的便捷性、高效性、可靠性，亟需在人事檔案管理工作中融入網(wǎng)絡信息化手段，為管理與利用人事檔案開辟新的途徑。

1 人事檔案管理信息化的重要意義

人事檔案管理信息化是組織系統(tǒng)信息化工作的關(guān)鍵構(gòu)成部分。新形勢下，構(gòu)建安全、便捷、共享、高效的人事檔案管理信息化系統(tǒng)有利于人事工作與人事檔案工作的協(xié)調(diào)促進、共同發(fā)展。現(xiàn)階段，人事檔案主要以紙質(zhì)材料的形式保存，管理過程中主要借助人工進行手動操作，這一操作過程涵蓋了收集材料、分類歸檔、調(diào)閱、借閱、審核等動態(tài)管理過程，業(yè)務繁瑣、工作量大，客觀存在人力、物力的耗費問題，導致工作效率低下，占用工作人員太多時間。同時，會受到外界因素或工作人員主觀情緒的影響，在操作過程中會因操作不夠細致而發(fā)生失誤錯漏，增添了后續(xù)信息整理的難度。而在實現(xiàn)人事檔案管理信息化后，只需做好一次詳實的基礎性信息錄入就能夠反復使用信息。通過網(wǎng)絡大數(shù)據(jù)可以實現(xiàn)檔案信息的實時調(diào)取、分析與檢索，不再需要檔案管理人員到庫房翻找厚重的紙質(zhì)檔案，可大幅提高工作效率和檔案信息資源的利用價值。

2 人事檔案管理信息化工作中存在的問題

2.1 檔案管理人員缺乏專業(yè)度

很多單位對人事檔案管理工作的重要性認知不足，大多數(shù)人認為人事檔案管理只是簡單的保管類工作，不需要具備專業(yè)技術(shù)知識的人員進行維護，因此隨意配置人員進行檔案管理，檔案管理人員往往身兼多職，工作重心也逐漸發(fā)生偏移，導致沒有精力去鉆研人事檔案業(yè)務，也缺乏時間在專業(yè)知識上做精進。人事檔案管理工作需要循序漸進的逐步優(yōu)化，需要在創(chuàng)新思維下不斷學習新技術(shù)、發(fā)現(xiàn)新方法、利用新手段。在信息化時代背景下，檔案管理人員需具備人力資源管理、檔案管理、計算機操作以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等相關(guān)專業(yè)結(jié)合起來的綜合能力。若僅將這個崗位看做簡單機械的保管類工作或不停的調(diào)動人員，勢必有礙于人事檔案精英人才的培養(yǎng)，更容易在檔案管理上造成一定范圍內(nèi)的混亂態(tài)勢，會干擾檔案管理工作的持續(xù)性發(fā)展。

2.2 人事檔案信息化管理制度不健全

人事檔案信息化管理的主要對象是數(shù)據(jù)與信息，二者缺一不可，共同構(gòu)成檔案的主體。數(shù)據(jù)的完整和信息的準確需要依托于統(tǒng)一而規(guī)范的數(shù)據(jù)采集標準，但現(xiàn)階段卻沒有行之有效的制度與標準。在信息采集、獲取方面，由于缺乏相應的制度規(guī)范，再加之工作人員的專業(yè)度和意識不夠，沒能做到及時、準確地采集檔案信息，致使數(shù)據(jù)采集不全面、不完整。在檔案信息維護方面，沒有形成長效的動態(tài)更新機制，導致人事檔案信息無法及時實現(xiàn)網(wǎng)絡共享與同步更新。因某些單位或部門的體制機制原因，對檔案信息化建設不重視，不積極推動相關(guān)制度的制定，造成檔案信息化管理工作發(fā)展緩慢。

2.3 技術(shù)設備配備不齊

電子設備是進行檔案信息化管理必不可少的重要基礎設施，其配置及配置參數(shù)會直接影響檔案信息化管理的有效開展，在極大程度上關(guān)乎人事工作的效率。數(shù)據(jù)安全是人事檔案信息化管理的關(guān)鍵點，如果安全保障存在問題，人事檔案信息將很容易被人通過非法程序盜取、利用，會造成不可估量的損失。現(xiàn)階段，多數(shù)單位的領(lǐng)導層仍然認為紙質(zhì)檔案即可滿足日常辦公需要，不需要進行信息化管理，因此不在檔案管理上投入過多資金，于是導致計算機軟硬件和相關(guān)保密設備等無法配置齊全，使得信息存儲與保密具有一定的局限性，極大影響了檔案信息化的全面建設。

3 開展人事檔案信息化工作的建議

3.1 大力培養(yǎng)人事檔案管理人員

開展人事檔案信息化管理是一項必須長期堅持的持續(xù)性工作，一旦中斷將很可能造成檔案信息管理的混亂無序。在檔案管理工作中，應著力加強檔案管理人員梯隊建設，引進或培養(yǎng)一支專業(yè)的檔案信息化管理團隊。在選人用人方面，要選拔具備較高的政治素養(yǎng)、高度的責任意識和過硬的專業(yè)技能的檔案管理人員，并及時錄入、隨時更新職工的職務變動、工作履歷、繼續(xù)教育、獎懲情況等動態(tài)信息。同時，要注重知識的不斷積累翻新，著力增強培訓力度，定期對檔案管理人員開展業(yè)務與技能培訓，不斷提高檔案管理人員的工作能力和職責意識。通過學習計算機理論及相關(guān)操作，使檔案管理人員能夠熟練運用檔案管理軟件，用專業(yè)素質(zhì)和過硬的能力為人事檔案信息化工作的高效開展保駕護航。

3.2 統(tǒng)一數(shù)據(jù)采集標準，健全人事檔案信息化管理制度

創(chuàng)新人事檔案信息化管理的工作理念，統(tǒng)一業(yè)務和數(shù)據(jù)標準，逐步制定并更新人事檔案信息化管理制度。第一，應制定可行、統(tǒng)一、規(guī)范的數(shù)據(jù)采集標準，劃定檔案管理人員職責，明確崗位要求，設立監(jiān)督機制，一人錄入一人檢查，避免錯錄、漏錄。第二，引導檔案管理人員建立有關(guān)信息化檢索的觀念，使人事檔案管理工作向精細化、智能化方向精進，提升工作效率。第三，完善動態(tài)的人事檔案管理制度，因為人是在不斷變動的，人的履歷與信息也需要不斷完善更新，這樣才能有效提升檔案信息的利用空間。

人事檔案中可提取出的信息關(guān)乎每位職工的切身利益，如發(fā)生泄露或丟失，將會為職工乃至相關(guān)人事工作造成無法估量的損失。因此，在健全檔案信息化管理制度的進程中，確保信息的安全是需要優(yōu)先提出與考量的。例如，在規(guī)劃全年培訓方案時，應考慮安排對人事檔案管理人員進行網(wǎng)絡技術(shù)安全、信息系統(tǒng)應用等方面的培訓，謹防信息泄露、丟失。同時，強化檔案管理人員的保密意識，制定相關(guān)制度，加強對信息安全的保障力度，著力為人事檔案管理提供安全可靠的網(wǎng)絡環(huán)境與制度保障。

3.3 加強軟硬件基礎設施建設

由于人事檔案具有極強的機密性，所以必須在資料的保密技術(shù)和軟硬件設備方面做好防護，一方面，要加強硬件設備的建設，購置能夠滿足現(xiàn)實需求的電子設備，如工作站、掃描儀、打印機、數(shù)碼相機、刻錄機等，并指定專人接受相關(guān)設備使用的技術(shù)培訓，同時應加強庫房的防火、防潮、防盜管理，配備滅火器材及測溫儀等，并定期進行檢查維護。另一方面，要引進專業(yè)化的軟件設施，應包含保密相關(guān)軟件、防火墻、備份系統(tǒng)等，降低信息被盜取利用的風險，并通過備份來提高檔案資料的安全性。另外，還要搭建安全、穩(wěn)定的網(wǎng)絡環(huán)境，實現(xiàn)人事檔案信息的網(wǎng)絡私密共享。