加強事業單位檔案安全管理的措施

吳桂娟

(公主嶺市河湖管理中心，吉林 公主嶺 136100)

在事業單位各項管理工作中，檔案管理屬于基礎性工作，其可以為工作開展提供重要的資料支撐，是記錄單位變化及發展的寶貴資料，所以，事業單位應給予檔案管理以高度重視，結合時代發展和檔案特點，落實各項安全管理措施，進而為單位的穩定發展提供保障。

1 檔案安全管理的意義和價值

1.1 體現單位管理水平

社會和經濟發展迅速，事業單位的服務方向和工作內容也出現了較大的變化，檔案管理作為各項管理的基礎性工作，其安全管理質量充分體現了單位管理水平，與單位的穩定發展和社會形象具有密切關系。

1.2 促進單位健康發展

隨著我國市場經濟體制的不斷深化改革，事業單位也面臨著改革和創新，在其發展過程中，檔案是記錄其變化軌跡和發展進程的重要資源，完整而真實的檔案可以幫助事業單位制定各項決策，為單位發展提供借鑒和參考，進而促進單位的健康發展。

1.3 便于檔案資源查詢

檔案具有較強的參考價值和借鑒意義，對于事業單位而言，其在發展中形成了大量的檔案資源，可以為單位決策提供參考。對檔案資源加強安全管理，能夠為檔案查詢和利用提供便捷，有助于發揮檔案的實用性。

2 事業單位檔案安全管理中存在的問題

2.1 對檔案管理缺乏重視

當前，事業單位承擔的工作任務不斷增加，對管理工作也提出更為嚴格的要求，一些單位領導更加重視業務工作，對檔案資源的重要性和價值性缺乏正確認知，也沒有給予安全管理以高度重視。同時，事業單位內部也沒有形成良好的檔案管理氛圍，一些員工不愿意配合檔案人員落實安全管理工作，檔案人員對工作缺乏熱情和信心，為檔案資源的安全埋下隱患。

2.2 檔案人員素質不高

檔案管理具有較強的專業性和技術性，對檔案人員的業務能力、專業素質以及職業素養具有較高的要求，但是由于事業單位忽視了檔案管理的價值，在人員配置方面存在問題，檔案人員的素質和能力不符合崗位要求，主要體現在以下幾點：第一，部分檔案人員不具備專業背景，在開展安全管理時缺乏技術和知識支撐，導致管理工作缺乏實效性和針對性，對檔案安全帶來影響。第二，事業單位人力資源匱乏，沒有設置專職的檔案管理人員，很多人員都是兼職檔案工作，精力和時間有限，導致檔案管理存在漏洞。第三，部分檔案人員對檔案管理缺乏正確認知，對待工作的態度不認真、不積極，在管理中經常犯錯誤，甚至出現人員離職后，沒有與接任的檔案人員進行工作交接，大量寶貴的檔案資源流失。

2.3 管理硬件條件較差

當前在事業單位開展檔案管理中，主要以紙質檔案為主，但是紙質檔案在長期保管中容易出現破損、受潮以及丟失等情況，一些單位對檔案工作缺乏重視，紙質檔案在保管中沒有專業的檔案室、辦公室、保管柜等，檔案室、接待室、傳達室、辦公室以及保管室相互混淆，對檔案管理的嚴謹性和安全性帶來巨大影響。

2.4 檔案利用管理缺失

在檔案管理中，一些檔案人員依然抱著以往的固化思想，重視檔案保存而忽視了檔案利用，導致檔案資源的實際價值難以發揮，同時，在檔案利用管理缺失的情況下，檔案資源在查詢以及利用中容易出現檔案丟失以及破損等問題。同時，為了便于檔案資源利用，一些事業單位將紙質檔案轉變為電子檔案，但是對電子檔案也沒有進行科學管理，基于網絡的開放性，電子檔案在使用中也存在諸多安全隱患。

3 事業單位加強檔案安全管理的措施

3.1 提升重視程度

對于事業單位而言，檔案是其在發展中形成的寶貴資源，具有重要的實用價值和借鑒意義，因此，事業單位的相關領導需要提升思想認知，給予檔案安全管理以高度重視，進而提升管理效率和質量。首先，主要領導要起到模范帶頭作用。主動學習檔案管理知識，并且給予相關工作以支持和理解，在內部形成良好的管理氛圍和環境。其次，制度作為開展各項管理工作的依據和準繩。事業單位要結合自身特點和要求制定各項管理制度，保證制度的合理性、科學性，并將其落實到檔案安全管理中。制度并不是一成不變的，事業單位要根據實際情況對制度進行調整，保證其操作性。

3.2 提升人員素質

檔案人員的綜合素質和業務能力與檔案安全管理質量具有密切關系，因此，事業單位要采取有效措施提升人員素質。首先，事業單位要積極從高校和社會中招聘具有專業背景的現代化人才，不斷充實、完善檔案管理隊伍。面向社會公開招聘，提升崗位工薪待遇，吸引更多的人才加入。其次，定期組織檔案人員進行專業化技術培訓，通過培訓提升其專業能力和綜合素質，進而更好地勝任崗位工作。最后，制定科學的人員考核制度及獎懲制度，對于工作表現良好、態度積極的人員給予適當獎勵，對于工作存在重大失誤，導致檔案資源受損或者丟失的人員給予處罰，通過獎懲制度調動人員參與工作的熱情和積極性。

3.3 加強硬件建設

硬件環境是保證檔案資源的物質基礎，事業單位要重視加強硬件建設。首先，通過專項資金的形式采購檔案管理所需的硬件設備，包括計算機、打印機、保管柜等。其次，結合檔案管理的實際需求，設置專門的檔案室、接待室、傳達室、辦公室及保管室。最后，在對紙質檔案進行管理時，要做好防盜、防潮及防火工作，確保檔案資源安全。

3.4 落實利用管理

檔案資源的價值在于查詢利用，為了保證檔案資源安全，事業單位要做好利用管理。首先，內部人員必須到檔案室查詢相關資源，對檔案資源的保密程度進行分級，所有涉密檔案不能帶出檔案室，防止檔案資源丟失。其次，對紙質檔案要加強利用管理，如果發現檔案出現破損情況要及時修復，檔案室設置門禁，無關人員嚴禁隨意出入。最后，對電子檔案開展規范化管理，對信息系統進行定期查毒，避免電子檔案受到破壞。

4 結語

檔案是事業單位在發展中形成的寶貴資源，相關領導需要提高思想認識，給予安全管理以高度重視，并結合存在的問題采取相關措施優化改進，為單位的健康發展奠定基礎。