信息化辦公環境下高?？平毯牟牡墓芾砼c探析

丁富功，張迎新，方正武，2，王書平，2

(1.長江大學農學院/主要糧食作物產業化湖北省協同創新中心，湖北 荊州 434025；2.湖北荃銀高科種業有限公司，湖北 荊州 434025)

傳統的辦公方式是紙質化辦公，包括各種文件、通知、材料等，都以紙質的形式進行發布或保存[1]。隨著互聯網技術的快速發展，各種網上辦公平臺興起，網絡信息化辦公越加便捷,這是當今社會經濟發展下事務管理變革的必然趨勢[2]。無紙化辦公主要是利用現代化的網絡技術進行辦公，以手機、計算機等電子產品為傳媒工具進行各種業務及事務管理的一種辦公手段[3]。伴隨現代信息科學技術不斷發展，普通高校的科教耗材管理，可以利用網絡信息技術實現各類行政管理辦公無紙化，充分發揮電子交易的優勢，提升高?？平毯牟牡牟少徯剩轿惶嵘咝２少彽姆漳芰4]。結合《教育部關于勤儉節約辦教育建設節約型校園的通知》對高校的教學管理提出了具體的新要求與關鍵點，為切實貫徹國務院、教育部例行校園節約精神，要讓節約型校園建設落在實處，務實基礎，強化監督，形成高?？平剔k公管理長效機制[5]。我國多數高校作為非營利性機構，也是處于消費狀態，存在缺乏提升教學與科研資源利用率的動力和提高教學管理效率的壓力，尤其是普通本科高校的教學辦公與科研耗材管理存在著較大問題。雖然多年來高校對此方面進行了理論研究和實踐探索，取得了一定成效[6]，但信息化辦公教學和科研耗材管理環節中的研究卻鮮有報道。所以，對高校教學與科研耗材的信息化辦公管理的探索和研究存在必要性。

1 普通高?？平毯牟墓芾黻犖榈挠绊懸蛩丶敖虒W與科研耗材管理的現狀分析

1.1 普通高?？平毯牟墓芾黻犖榈挠绊懸蛩?/h3>

科教耗材管理隊伍經驗水平不足。科教耗材管理人員大多不是科班教育管理專業出身的畢業生，同時入職較短，對單位下一步教學計劃或者課程開設了解不透徹，加上科教耗材涉及面廣、品種繁多等，導致管理者難熟記現象。一方面，未及時通知任課教師，對科教耗材計劃不長遠或計劃提出不及時，甚至到用時才想到要購買科教材料或試劑，加深了耗材采購計劃無計劃、無順序、低效率。再者一些管理人員缺少專業特長、知識面狹窄且適應性不強，缺少專業培訓機會，導致管理隊伍整體素質很難提高[7]。另一方面，未及時提醒教師對學生使用耗材的規范要求，在教學和科學研究過程中，遇上部分愛護公共財產意識不強的學生隨意擺放、丟棄或隱瞞教學儀器和科研耗材的損壞情況，加上管理人員缺乏有效科學管理意識，未及時發現處理，由此增加了教學和科研耗材的管理難度[8]。

科教耗材管理隊伍流動性大且參差不齊。高校作為擔起國家教育精英的主體，以教學科研為中心，以教育為己任。普通高校教學單位的管理者缺乏，甚至部分管理人員從專業技術轉崗或兼職，主體任務在教學，部分教學管理崗位成了第二崗位，崗位履行義務的隨意性大，單位貫徹執行崗位職責也存在著一定困難，導致教學管理工作長期性和延續性受到阻礙，進而影響了教學科研耗材的管理[9]。

科教耗材管理隊伍理論繼續教育不夠。普通高校教學管理隊伍的快速成長是辦公隊伍逐漸壯大的必然趨勢，終身教育是社會主義建設發展中教育事業興起的必然結果。長期以來，被動和機械式的繼續教育方式難以滿足高校管理人員崗位管理的需求，所以，應提供多樣化繼續教育的選擇，豐富繼續教育的內容和方式，以適應高校管理人員實際教育的需求[10]。但是普通高校的人才管理隊伍受到科學技術發展沖擊，管理者忙于應對各種檢查或督查，導致管理隊伍的管理水平提升不明顯，隊伍建設重在單一提升業務，而未制訂長遠規劃，缺乏強效機制。

1.2 普通高校教學與科研耗材管理的現狀分析

科教耗材資源整合和共享力度不足。由于高校各學科和部門單位間的協作不夠，各科室單位根據各自科研需求情況采用自行購買、使用及維護科研耗材和試驗儀器的方式，各科室單位之間缺乏有效的溝通和交流，導致資源無法互補[8]。很多耗材和試劑重采購、輕管理，削減循規蹈矩、弱化遵章守法，導致管理中易出現價格虛報、以次充好、以舊冒新的漏洞，導致對耗材的使用去向可管可不管，領用可記可不記，設備維護登記可有可無的現象發生，缺乏對記錄的真實性、耗材的質量、耗材使用的監管管理[11]。

供應商管理缺失、囤積與浪費資源嚴重。實驗室耗材由于種類繁多、形式各異，屬于易耗品，消耗數量大，相應的供應商數量也很多，難免出現魚龍混雜的現象[12]。若需求人員與采購人員未及時溝通，品種未能及時分類擺放、領取與返還材料或試劑的亂放行為會導致部分耗材過期或臨時找不到，出現科教耗材采購與需求的不吻合現象。所以，雖然庫存積壓看起來物資還在，事實已經占據部分資金，加上有一部分耗材有保值期，囤積就意味著損耗，從而導致了高校科教耗材的資源浪費問題。

科教耗材管理監督不到位、考核機制不健全。普通高校管理體系的建設還存在著差距，管理規范相對薄弱，尤其在監督上，多數管理側重于結果。在科教耗材的管理上較為突出，存在象征性提醒，是否規范、是否缺位沒有過多解剖、多方位、多側面正視監督問題。監督是保障，考核是目的[13]。科教耗材管理考核本著建立資源節約型、環境友好型的高校職責，部分部門落實責任緩慢，弱化機制使命感，考核過程單一、不具體，考核成效受其影響。

2 普通高校信息化辦公對教學與科研耗材管理的幾點建議

2.1 強化知識結構、提升理論水平

明確管理隊伍聘用計劃要求。要對本學校的管理崗位設置進行認真評估分析，根據教學單位具體的工作崗位來決定管理隊伍的基本素質素養要求。是否能勝任教學管理工作的基本條件，如有科教管理工作、參加科教管理實習經歷等；是否具有管理知識背景，如修讀畢業專業、輔修相關管理專業課程等。這都需要高校提前對管理隊伍選拔做好預估，盡早制訂、明確科教耗材管理隊伍的招聘計劃。

管理隊伍崗前內容培訓教育。在科教耗材的教學管理中，要加強管理人員、教師、學生三者之間的教育培訓工作，這是規范科教管理、提升科教耗材利用率的關鍵。其一，提高管理人員對崗位責任制度的認識，讓他們提高和深度理解崗位責任制度，從而建立起嚴格按照高校制度執行的意識。其二，實行管理人員“導師制”或“老帶新制”，充分利用熟悉工作流程、了解崗位職責的經驗幫助新進管理人員的快速成長[14]。其三，強化需求人員對使用科教耗材的學習，讓需求人員領會如何同管理人員配合科學地使用耗材，有效地節約資源。

管理隊伍繼續教育。高校的主旨在教學和科研上，以培養學生為中心，部分管理崗位人員一直處于附屬地位，對管理人員的進修和培訓技能的學習較為淡化。新時代下伴隨著信息技術的發展，高校教師科教手段和方法發生了變化，管理人員的專業技能也應隨之跟上[15]。因此有必要通過原有管理隊伍進修、培訓和實踐訓練形式，引進一些相關專業人才，并從思想和管理等方面加強培訓，讓其在業務、技能和理論等多方面具備綜合管理能力。

2.2 優化科教耗材的管理方法

規范耗材使用制度。一是要建立完整的管理制度。制度是保證耗材規范管理的基礎，高校科教耗材的采購應嚴格按照規章制度進行監督管理，采用先進的計算機技術和網絡技術，通過運用流程化的管理手段，有效梳理檢測和質量管理過程，建立高效的信息化處理流程，硬化各環節的程序規定，保障各環節的合理、合法與規范[16]。也為管理人員與需求人員之間在各自的職責范圍內有章可循，出現問題有責任人、處理有依據[17]。二是要建立完善的耗材信息檔案制度。好的耗材管理制度的運行，既要靠管理人員去落實，還要靠嚴格的耗材管理登記制度作為保證，對科教耗材細化到具體環節進行詳盡的登記管理，并進行實時查核。三是規范科教耗材運用程序[18]。普通高校教學耗材管理中的科研儀器和試劑以及辦公設施的采購本著夠用、急需準則，堅持優先安排科教儀器和試劑的使用率高、學生受益面廣為原則[19]。

增加節約型管理宣傳力度。節約型優良傳統的繼承和發展，離不開教育的延續，廣播、報紙、宣傳版、網站、征文、攝影等都是宣傳的有效載體，以節約水電和節約科教耗材等為宣傳內容，全體師生全面樹立節約科教耗材意識，形成崇尚節約、反對浪費的校園文化[5]。把高校創建成文化與節約相統一的校園，使節約行為成為高校校園文化建設的一部分。

2.3 革新科教耗材管理技術工具

建立辦公交流信息平臺。高校雖屬于公益性事業單位，各教學行政管理人員實行坐班制，工作上下班時間基本固定，通常每周在二級單位教職工例會集中開展1～2 h理論學習，時間短，教師之間也缺乏更多的交流，因此針對各科室單位科教耗材的管理建立“微信+電子郵箱+QQ”三維一體的辦公交流信息平臺，逐步推行無紙化辦公管理科教耗材[20]。

網絡信息更新動態管理。一方面，在信息化的新時代，信息數據資源是管理者進行科學決策和管理的先決條件。然而對于要科學合理地管理各類信息，就需要用到數據庫或數據“臺賬”。這樣的信息系統管理智能化，可減少管理人員的工作量、降低管理人員的工作強度、提升科教耗材的管理效率[21]。另一方面，隨著計算機技術的快速發展，面臨對科教耗材網絡化管理手段的革新。開發低值易耗品和材料采購管理系統，能夠實現耗材與財務、科研以及行政之間互聯互通的“一站式”管理模式[22]。耗材管理系統可借鑒如教務管理系統或者國資管理系統模式，而信息化、網絡化實時更新管理，大大提高了工作效率。

2.4 強化科教耗材管理的督查和考核

強化監督警示管理。物品的采購環節是腐敗行為發生的高發地段，應嚴格對科教耗材制度化規范管理，高校紀檢、監察和審計部門要認真監督，鼓勵師生民主監督，形成一個完善的監督體系，推行公開、公平、公正的采購制度，預防違法犯罪行為的發生，保障高校利益不受侵害，達到管理目的[23]。

建立激勵與考核機制。高校推行科教耗材管理資源節約型示范單位建設，盡可能定期組織對各科室研究教學單位進行科教耗材經費管理的統計考核，并公示考核結果[5]；適當推行結余鼓勵、超出自理規則，對節約效果明顯的科室單位或管理人員進行表彰或年終評優獎勵，對出現浪費和管理松懈現象提出批評，并督促加以整改[5]。

3 結語

信息化辦公方式是高校一直追求解決科教耗材管理的目標，推行信息化管理辦法的實施路程任重而道遠，普通高校要結合自身辦學特色、人員管理模式、教學管理經驗等方面，充分研究了解自身當前管理形式，積極尋找有效管理方法，搭建適應新形勢的信息平臺，強化管理隊伍能力提升內涵，提高新時代高校教學管理質量，實行科教耗材信息化辦公的高效管理，這也是高校傳統管理向“信息化、流程化、規范化”管理發展的有效路徑。