檔案管理中電子信息化管理模式建設及應用

郭 偉

(哈爾濱市第一專科醫院，哈爾濱 150056)

目前，我國的信息技術和科學技術水平都在飛速發展，電子信息技術也逐漸深入到人們的生產和生活中的各個領域，電子信息化管理模式其實就是管理一些信息化的電子文件，與紙質的管理模式相比，處理文件和傳遞文件的效率更具優勢，是對檔案管理工作的全面改革和創新。

1 電子信息化管理模式建設的作用和優勢

檔案管理信息化就是利用信息化的技術手段，以網絡管理的模式和方法對檔案的實體進行管理的一種模式，同時還為人們提供相關服務的一種管理模式，它的最終目的是為了使檔案使用起來更加方便和快捷。隨著互聯網技術的不斷發展，信息化管理模式已經廣泛應用于檔案管理中，它不僅能夠提高檔案管理效率，還能夠提高檔案信息的使用效率。

1.1 提高檔案檢索效率

傳統的檔案管理模式更多地是人工進行，依賴于人們的收集和處理，大量檔案需要人們去進行總結和規劃，但是檔案管理人員是有限的，大量檔案得不到快速便捷處理，影響了檔案管理的檢索效率，檔案管理時間較長，消耗人員精力較多。電子信息化檔案管理模式有效減少了以上弊端，管理人員只需要將檔案信息的內容錄入到檔案管理信息系統當中，人們想要查閱資料或者需要文件建檔都可以在檢索框輸入需要查詢的檔案內容，電子化的檔案管理模式也減少了紙質檔案容易出現的錯誤，減少了檔案管理人員的數量和工作量，是一種提高檔案檢索效率的最有效的管理模式。

1.2 實現檔案資源共享

將電子信息化管理模式應用到檔案管理工作中，是對檔案管理工作的優化和升級，人工進行檔案管理工作的效率是十分低的，同時其覆蓋的內容也不是十分廣泛，通過電子信息技術的應用，可以將檔案中的聲像和文字信息進行信息化處理，使電子文件使用起來更加方便、快捷，更加便于查詢，在網絡上實現了數據共享，不僅提高了管理效率，也避免了傳統檔案管理模式中通過手抄形式造成的檔案管理錯誤，提高了管理質量，智能化檔案資源共享實現了信息的一體化，加快了檔案歸檔速度和存儲速度。

1.3 提高檔案管理工作的時效性

傳統檔案管理模式消耗的時間較長，其工作內容是繁瑣且多樣的，基本上都是手工抄寫的形式，工作效率較差，還很容易出現差錯，保存地不夠完整，紙張在多年以后也會出現模糊的現象，導致很多檔案信息無從查找。通過電子信息系統和相關軟件進行檔案管理分類，可以保障檔案管理的準確性和時效性，全面提高檔案管理質量，將檔案第一時間錄入到檔案管理的數據系統中，為查閱提供更加方便快捷的途徑，避免因為檔案管理失誤而出現工作滯后的問題。

1.4 提高檔案管理的精準度

各企事業部門都需要進行檔案管理，因此其涉及的內容多、種類多、工作內容較為復雜，同時還需要工作人員具備較高的職業素質和職業操守。傳統的紙質檔案管理模式中，工作人員需要進行建檔、歸檔及儲存等工作，經過嚴格反復的人工核對才能將其存入到檔案中，工作效率較低，也不能保證檔案管理的精準度。電子信息化管理模式可以直接解決這些復雜且繁瑣的問題，將大量信息錄入到電腦中，使用起來更加方便，所占用空間也較小，提高了檔案管理的安全性，確保了檔案資源的安全、可靠。

2 電子信息化管理模式在檔案管理中的應用

對檔案管理實行人工操作，這種管理模式不僅造成了大量的人力資源浪費，還無法提高檔案管理的工作效率。電子信息化管理模式可以有效解決紙質檔案管理模式中存在的問題，更好地實現資源共享。

2.1 做好檔案的收集和整理

檔案的收集和管理工作是檔案管理活動最主要的工作內容，傳統的紙質檔案管理對于時間和空間上的要求較高，并且存在很多限制。電子信息化管理模式可以將檔案的數據信息轉化為信息化的電子文件，工作人員通過計算機對檔案中的人員進行編號和處理，提高了邏輯性和系統性，為日后的查閱提供了更加便利的快捷條件。

2.2 提高檔案資源管理的安全性

計算機網絡已經進入到了千家萬戶，想要更好地實現檔案管理工作的改革和優化，就需要建立統一的安全管理模式。健全的制度體系也是檔案管理的有效保障，一旦制度體系不夠完善，就會出現檔案資料的重估或者利用率較低的現象，也會存在檔案資料被肆意盜取的現象，對檔案的安全性造成嚴重影響。因此，要建立健全完善的管理體系，同時對于相關的檔案管理人員還要進行專業化的培訓，提高其計算機的使用水平，增強其安全意識，為檔案管理工作的順利開展創造良好的環境。

2.3 提高檔案管理的信息化意識

要想更好地提高檔案管理的建設水平，就要不斷提高管理人員和建檔人員的信息化意識，更好地將意識轉化為動力。好的意識是行動的開始，有了信息化建設的意識才能將其最終實現到檔案管理工作中，信息化建設和傳統的紙質檔案管理建設存在很大不同，其對信息化水平的要求是很高的，不斷培養信息化意識才能將人工檔案管理更好地轉變為檔案的信息化管理。

2.4 實現信息化管理的標準化建設

檔案的信息化管理建設是一項艱巨而復雜的工作，其所涉及的內容較多，很多問題容易遺漏。因此，一定要實現信息化管理的標準化建設，相關部門要保持高度重視，盡量減少漏洞的產生，按照行業標準來規范檔案的信息化管理建設，提高檔案管理的安全性和保密性。

3 結語

隨著各行各業的不斷發展，檔案管理工作顯然已經成為了促進其發展的重要資源。將有價值的資料進行歸檔和管理，是一項復雜且繁瑣的工作，為避免人工管理過程中可能出現的失誤，影響檔案管理的精準度，需要利用電子信息技術進行檔案管理，進而提升檔案管理工作的質量和水平。