設備檔案歸檔的質量問題及解決途徑

侯莉

設備檔案的歸檔問題是一個企業檔案管理工作非常重要的一部分，設備檔案的歸檔質量整個企業的健康發展息息相關。設備檔案的歸檔是檔案管理工作的基礎，只有設備檔案及時歸檔，才能進行下一步的檔案管理工作，因此設備檔案歸檔的質量問題直接影響著整個企業檔案部門工作的質量和效率，因而，設備檔案歸檔的質量問題的重要性是不言而喻的。就目前很多企業而言，設備檔案的歸檔存在著很多問題，影響著設備檔案歸檔的總體質量，也對企業的發展造成了一些不利的影響。文主要針對設備檔案歸檔問題展開探究，力圖找到有效提高設備檔案歸檔質量的辦法及解決途徑。

工程項目運轉的全過程可能涉及到很多的設備，相應的設備都有各自的文件和檔案，設備檔案與企業的各項生產和建設活動關系十分密切，對于日后設備的維修具有不可替代的作用，是企業的一種非常重要的信息資源。因此設備檔案的歸檔工作不容小覷，企業領導者必須要提高對于設備檔案歸檔的重視程度，以提高設備檔案歸檔的質量，保障所有工程項目以及企業的健康平穩運行。但目前大部分企業的設備檔案歸檔狀況并不樂觀，在很多漏洞與問題，我們必須要對其引起重視。

1 歸檔工作存在的問題與現象

1.1 企業領導對設備檔案的歸檔工作不夠重視

就目前企業發展現狀而言，企業領導對設備檔案的管理問題存在很大的誤解。在他們看來，設備檔案只要能夠安全保管就沒有問題了，不需要投放過多的資源和精力在設備檔案的歸檔工作上。但是他們忽略了設備檔案對設備運行的重要作用。眾所周知，設備管理工作的基本職責就是確保設備能夠正常平穩運行，而設備的后期維修保養都需要依靠設備檔案來進行。因而，不能科學合理的進行設備檔案歸檔工作，設備檔案進行專門的分類歸納與整理，導致日后設備需要維護時在找相關的設備檔案需要耗費大量的時間和人力資源，拉低工作效率。

1.2 設備檔案管理制度不夠完善與規范

除了企業領導對設備檔案歸檔工作不夠重視之外，還缺乏專門的設備檔案歸檔制度。俗話說得好：“沒有規矩不成方圓。”如果企業缺乏相關的設備檔案管理制度，就無法有效地約束檔案管理人員的行為。如果檔案管理工作做不到權責分明，沒有科學合理的獎懲機制，設備檔案歸檔工作的具體責任就無法落實到個人，這極有可能會讓設備檔案管理人員產生懈怠心理。如果他們對于設備檔案歸檔工作不重視、不積極，就不能按時完成設備檔案的歸檔工作要求，很有有可能會出現檔案丟失或者設備檔案歸檔雜亂無章的問題。不能夠科學合理地對設備檔案進行歸檔、分類和整理，會對設備檔案的后續利用和設備的維護和管理造成很大的障礙，降低設備檔案利用效率，從而給企業帶來嚴重的經濟和資源損失。

1.3 部分設備檔案管理人員的綜合素質不高

很多企業的檔案管理部門員工并沒有受到檔案管理相關的職業技能培訓，加上企業的檔案管理工作門檻較低，導致設備檔案管理人員的綜合素質不高。如果檔案管理人員缺乏相應的職業技能和檔案管理管理工作經驗，他們很難高效的完成設備檔案的歸檔工作，這也是造成設備檔案歸檔工作存在問題的重要原因之一。

2 設備檔案歸檔工作問題的根源

2.1 歷史遺留下的歸檔難問題

針對歸檔難現象，盡管相關部門制定下發了《檔案法》等檔案法規性文件，讓設備檔案歸檔難的問題有了一定的改觀，但與完全依法治檔的理想還相距甚遠。設備檔案歸檔工作執行難的問題還沒有從根本上解決，人們對設備檔案歸檔的傳統認識也是根深蒂固，無法在短時間內改變。企業領導者和檔案管理人員對于設備歸檔工作的漠視是導致設備檔案歸到哪的主要原因。

2.2 科技革命對于企業檔案管理工作的沖擊

隨著科技水平的提高，企業設備檔案的歸檔工作衍生了一些新的時代問題。企業發展速度和規模與設備檔案歸檔工作的脫節。雖然有了較大的進步和發展，但在設備檔案的歸檔方法仍舊比較單一，不具備特別高的科學技術含量，企業的設備檔案歸檔工作并沒有與時俱進，新興的科學技術和檔案管理手段沒有有效的應用于企業的設備檔案歸檔工作當中，導致設備檔案歸檔工作效率極低，在一定程度上限制了企業的發展。

2.3 設備歸檔方法落后

隨著時代和科技的不斷發展和進步，使得電子文件歸檔為了設備檔案歸檔的一項新興手段。就目前企業設備歸檔管理現狀來看，設備的電子文件歸檔管理工作科技含量低、控制能力差，達不到預期的電子文件歸檔效果。

3 提高設備歸檔工作質量的有效途徑

3.1 加強對設備檔案歸檔工作的重視程度

要想完善設備歸檔工作，提高設備檔案歸檔工作質量，首先，企業領導必須要加強對設備檔案歸檔工作的重視程度，從而加強對設備檔案歸檔工作的管理。企業的檔案管理部門又要充分認識到設備檔案歸檔對于設備管理和企業發展的重要作用與價值，為設備檔案歸檔的下一步工作提供保障。

3.2 建立健全合理的企業檔案管理制度

設備檔案歸檔工作是企業檔案管理的一項基本任務。對于設備檔案的管理一定要融入于企業檔案管理體系中。企業必須嚴格遵循國家檔案管理相關辦法規定，在企業內部建立設備檔案管理機制，將責任落實到個人，實現權責分明。企業設備檔案歸檔機制的建立一定要考慮企業實際發展狀況，既要做到科學合理，又要具有鮮明的時代特征。與此同時，設備檔案的歸檔工作一定要落實到細節之處，同時設立相應的獎懲機制，以提高企業檔案管理人員的工作積極性，提高他們對設備檔案歸檔工作的重視程度和設備檔案歸檔質量。

3.3 配備高素質檔案人才隊伍

人才是一個企業發展的核心競爭力，企業設備檔案歸檔質量與相關檔案管理人員的素質密不可分。因此，要想有效提高設備檔案歸檔質量，必須要提高檔案管理人員的準入門檻，打破以往的常規，選取具有專門的檔案管理相關知識和專業技能的人才新型設備檔案歸檔工作。同時要定期對檔案管理人員進行職業技能培訓，以提升他們的專業化水平，讓他們能夠與時俱進，提升創新精神和意識。同時也要定期對他們進行思想政治教育，提高他們的責任意識和工作積極性，以嚴謹、認真、負責的精神和態度對待設備檔案歸檔工作，切實提升設備檔案歸檔質量。

3.4 建立電子文件歸檔制度

隨著科技的不斷進步與發展，檔案管理工作也要與時俱進，用先進的科學技術手段來完成檔案管理工作，提升設備檔案歸檔工作效率。企業要成立電子文件歸檔制度，在網上對設備檔案進行歸檔。設立電子文件歸檔制度的前提是以人為本，企業應該單獨成立一個部門，或者組建一支人才隊伍，專門負責電子文件的歸檔工作。企業選取的進行電子文檔歸檔工作的檔案管理人員要具備檔案管理的相關專業知識和工作經驗，要精通計算機和信息技術手段，打造一支專業性極強的電子文件歸檔人才隊伍，能夠很大程度上提升設備檔案文件歸檔的效率，也能夠提升設備檔案的歸檔的質量與安全。

3.5 制定電子設備檔案的保護措施

我企業在檔案管理中利用電子歸檔，需要明確電子歸檔的弊端和安全隱患，才能夠做到未雨綢繆，制定電子設備檔案的保護措施應對各種緊急突發狀況。與傳統的檔案管理不同的是，電子檔案的信息與載體并不是一體的，是可以進行可分離的。因此設備的檔案信息具有潛在的被盜竊、被修改、甚至被銷毀的風險。除此之外，電子檔案還可能遭受電腦病毒的侵襲，因此，要想建立電子檔案制度，企業必須要考慮互聯網可能會面臨的各種安全危險和隱患來保護自身的電子檔案信息的安全。企業要合理利用防火墻技術、存取權限控制、數據加密法、數字水印法、數字時間印章法等多種安全防護措施，加強對于電子設備檔案的防御，保證電子設備檔案不受到危險侵犯與攻擊。

4 結語

總而言之，設備檔案是整個企業檔案中非常重要的一部分，對設備的管理工作發揮著不可替代的作用。設備管理工作就是確保設備健康平穩運行，設備檔案的管理設備的運行和維護有至關重要的作用，因此企業一定不能放松警惕，提高對設備檔案歸檔工作的重視程度，同時要與時俱進，利用信息技術及電子檔案等手段提高設備檔案管理工作效率，增強設備檔案的安全性與私密性，從而更好的促進企業的發展。

（作者單位：渤海造船廠集團有限公司）