強化辦公室文秘“檔案意識”提升檔案工作效率

彭文博 山東省臨清市康莊鎮人民政府

辦公室文秘是單位內部負責文件起草、文書檔案處理的人員，是文書檔案的形成者。保證辦公室文秘有較強的檔案意識，不僅能夠保證辦公室文書檔案相關工作的質量和效率，還有利于推動管理工作整體發展，進而強化核心競爭力，促使在激烈的市場環境中立于不敗之地，本文對辦公室文秘人員如何強化檔案意識，搞好檔案管理，提升檔案工作效率進行探討研究。

一、強化辦公室文秘檔案意識的重要性和必要性分析

（一）決定檔案資料是否能夠完整歸檔

辦公室文秘負責辦公室檔案搜集、整理、記錄等，利用眾多檔案匯總構成檔案文件。如果辦公室文秘有著較強的檔案意識，那么就可以較為全面的整理各種會議記錄、領導講話、各種制度文件等，并將之合理歸入檔案類別，形成系統、完整的檔案資料，檔案資料的完整性將能夠得到最大限度的保全。反之，如果辦公室文秘檔案意識較差，那么檔案資料的收集和整理將會比較隨意敷衍，寶貴的檔案資料將可能面臨缺失問題，進而浪費寶貴的辦公室檔案資料。

（二）決定檔案功能是否能夠充分發揮

辦公室檔案的收集最主要目的是為日后的管理工作提供相關的數據資料。檔案使用價值的發揮與辦公室文秘人員的檔案意識之間存在著緊密的聯系，如果文秘人員的檔案意識較強，檔案資料的完整性較高，檔案資料的功能發揮將會更完善，否則檔案資料的功能發揮將會遭受影響，于推動辦公室檔案管理質量發展所能夠產生的效力也將十分的微弱。

二、當前階段辦公室文秘檔案管理問題分析

當前階段，由于大多數的內部辦公室文秘缺乏檔案意識，這導致辦公室文秘檔案管理過程存在問題，且以如下兩點最為嚴重：

（一）辦公室文秘素質整體較差

當前階段，辦公室文秘人員大多不是專業的檔案管理人員，很多人在從事檔案管理工作之前未經過系統培訓，還有些人完全不了解檔案管理，由于檔案管理素質較低，在工作過程中遭遇實際的檔案管理問題時，很難采取恰當措施妥善處理問題。與此同時，部分辦公室文秘缺乏檔案管理重要性的認識，檔案管理過程比較隨意，檔案丟失、檔案混亂等問題屢見不鮮，還有些檔案人員沒有積極提高自身檔案管理技能和方法的思想，在檔案管理過程中過分借鑒自身經驗，這無疑也給檔案管理質量提高設置了障礙。

（二）檔案管理細節被忽視

部分辦公室文秘人員并不重視檔案管理的細節，檔案管理工作的重心被放置于文件起草文秘服務等工作方面，檔案的整理歸檔等工作未被重視，檔案管理細節存在明顯問題和漏洞，進而導致檔案遺失、缺損問題頻頻發生，嚴重的影響了辦公室檔案的使用價值。

三、強化辦公室文秘檔案意識，提高檔案管理效率的策略

想要提高辦公室檔案管理的效率，方面必須有意識的強化辦公室文秘檔案意識，要充分考慮當前的辦公室文秘檔案管理問題，立足于問題設置策略，在實際操作時，應關注如下幾個方面：

（一）加大對辦公室文秘的教育培訓力度

首先，應該積極制定良好的人才聘入機制，積極引入優質的、專業的辦公室文秘人員。其次應該加大對現有的辦公室文秘的教育培訓力度，要借助教育培養工作提高其專業素質，使之能夠具備較強的檔案意識，能夠擁有豐富的檔案管理知識，較高的檔案管理技能，能夠妥善的處理檔案管理問題，并保證檔案價值發揮。最后方面應該重視對辦公室文秘的日常審核和考察工作，要提高辦公室文秘的檔案意識關注度，確保辦公室文秘能夠積極自主的提高自身素質，保證時刻具備較強的檔案意識。

（二）加大辦公室文秘的檔案實踐操作力度

由于辦公室檔案管理工作對辦公室文秘的檔案管理實踐能力要求較高，因此，應該有意識的為辦公室文秘提供檔案實踐操作機會和平臺，要確保辦公室文秘能夠在實踐的過程中不斷總結經驗和教訓，能夠提高自身的檔案意識，規范檔案收集、鑒別、歸檔等，提高檔案管理質量。

（三）引導辦公室文秘自主強化檔案管理工作

辦公室檔案的最大價值在于檔案的可利用性。因此，應該幫助辦公室文秘人員強化檔案資料的利用導向，要以檔案利用為出發點妥善處理檔案管理工作，要確保檔案管理服務于內部其他部門的檔案使用需求，最大限度的去挖掘檔案資料的價值，保證檔案的使用效能。

（四）樹立價值觀念，強化服務意識

要順應時代發展趨勢，切實轉變思想觀念，創新工作模式，并深度剖析本職工作的內涵，通過總結實踐經驗優化工作手段，全身心的投入工作。同時還需提高自身工作衡量標準，客觀認知個體的綜合能力，充分發揮文秘人員的職能優勢，實現自身經濟價值與工作崗位價值的統一。積極倡導愛崗敬業精神，嚴格遵守行業的職業規范，為基層工作傾注充沛的情感。文秘人員還要強化工作作風，顧全大局，在事件處理過程中，綜合考量多方面的制約因素，將負面影響降到最低水平。且高度參與公益奉獻活動，實現集體利益與個人利益的協調統一。

四、結束語

綜上所述，檔案管理工作是辦公室文秘工作的重要組成，辦公室文秘的檔案意識會對辦公室檔案管理產生巨大的影響。當前階段，辦公室檔案管理過程存在一些問題，究其原因無疑是辦公室文秘檔案意識薄弱。正因為此，方面應該加大對辦公室文秘的教育培訓力度，要為辦公室文秘提供實踐操作的機會，引導辦公室文秘自主強化檔案管理，促使辦公室檔案充分發揮自身效力，進而全面提高檔案管理的效率和水平。