供電企業檔案管理規范化建設路徑思考

佘曾靜 國網重慶市電力公司

社會的發展進步促使人們愈發的重視檔案管理的重要性，人們可以從中窺見企業發展的痕跡，并從中獲取前進的經驗，從而獲得更好的發展。因此，人們需要重視檔案管理的重要性并對其進行規范化管理。

一、規范化檔案管理的重要性

檔案記錄了一個企業的改革發展歷程，其記載的歷史發展事件為企業進行決策、管理提供了相關的依據，而且這些素材具有較高的收藏價值以及新聞價值。對檔案進行管理不僅符合社會發展的需要，而且企業以此為依據制定的改革策略可以降低“走彎路”的概率，從而節約企業的人力資源費用，減少企業財務的不必要支出，企業的資金使用率也將會得到提高。在信息化時代，將現代技術運用于企業檔案管理的主要目的在于對重要的資料、文件等進行數字化管理，從而更加有效的對檔案進行管理且能夠有效的延長實體檔案的壽命，十分具有現實意義以及歷史意義。

二、供電企業檔案管理中存在的不足

（一）檔案管理方式較為落后

企業保存檔案的傳統方式主要是以紙質檔案為主。但是，由于紙質材料的壽命較為有限，很多儲存時間較長的檔案就會出現圖像失真、字跡模糊等方面的問題，從而導致很多珍貴的資料因此損壞。除此之外，科技的發展帶來企業電子設備更新換代的步伐加快，從而導致早期視頻檔案沒有可以播放的設備。

（二）缺乏對檔案的重視

檔案是企業發展過程中的一筆重要財富，里面包含了企業的發展歷程和日常生產活動，涵蓋了生產發展等方方面面的內容社會的發展過程中起了重要作用，但是很多主管部門卻沒有充分重視檔案的重要性。他們認為檔案管理在企業的發展過程中處于無足輕重的地位，甚至還會出現隨意丟棄會議記錄、檔案等方面的情況，從而導致很多珍貴的素材流失。

（三）沒有對檔案進行充分的開發利用

很多檔案還處于庫房管理的初級階段，沒有較好的共享檔案資源，從而導致沒有對聲像進行多維度開發以及保值增值。除此之外，檔案查詢還采取的是手工查詢的方式，在查詢的過程中需要耗費大量的人力、物力，從而導致檔案的利用率較低。

（四）管理機制不健全，缺乏應有的應急處理方案

雖然部分企業制定了相關的管理機制和應急預案，但是應急預案僅僅是流于表面，沒有實際操作性。甚至有部分企業是為了應付檢查才制定了應急預案，這些預案往往都存在著抄襲問題，這些預案很難在出現預案時發揮其應有的作用。

三、供電企業規范化管理檔案的措施

（一）建立現代化電子資料庫

為了提高工作人員以及文件借閱者的工作效率，需要建立現代化電子資料庫，從而提高資料的利用效率。將紙質檔案信息化，利用專門的信息化管理系統對其進行管理，可以提升工作人員的效率，減少紙質檔案的損耗。當工作人員需要相關資料時，只需要登錄檔案系統進行查閱就可以獲得相關信息，從而減少了人力的損耗。建設完善的電子資料庫可以有效地優化人力、物力資源，檔案室也能夠順利的進行檔案室管理工作，減少紙質檔案的損耗，同時還能有效地保證企業內部核心資料的安全性。

（二）數字化保護

對檔案進行數字化轉換是目前檔案管理人員最為重要的工作。工作人員需要對大量的檔案進行有計劃、有步驟的光盤轉刻，并對其進行計算機編目，從而使檔案逐漸轉變為數字化檔案。除此之外，如果發現紙質檔案出現圖像、字跡失真的情況，應當及時對其進行修復，并對其進行轉存以及備份的工作。同時，還要避免出現重復勞動的情況。

（三）推行一體化管理系統

一體化管理體系主要是指對各種檔案資源進行編目整合，從而使其成為具有現實意義以及實用價值的文化資產。這將提升工作人員對其進行在再加工的工作效率，同時大量的節省了人力、物力以及財力，從而解決了沒有對檔案進行集中管理、利用的問題。

（四）加強檔案資料檢索的便利性建設

相關的工作人員需要加強檔案資料檢索的便利性建設，不斷完善數字化檔案資料庫。深入篩選檔案內容信息，并對其進行加工處理，從而在數據庫中完善檔案的相關信息，工作人員在查詢相關資料時可以通過關鍵詞檢索查找到自己所需要的內容，從而更好地進行相關工作，最終達到推進企業發展的目的。

（五）提升工作人員的專業素質

檔案數字化管理水平和工作人員的專業素質息息相關，因此相關部門應當重視培養工作人員的專業素質與業務能力，定期組織專業技能培訓與信息技術的培訓，接受先進的檔案管理的觀念，從而提升工作人員的綜合管理水平。

（六）建立檔案管理建設目標，完善管理制度

在對檔案進行管理需要有明確的目標和科學的規劃，這樣才能有序的推進檔案室的管理工作。企業要結合自身的實際情況設定相應的目標，同時要做好檔案室管理的長遠規劃與近期目標，在制定實際工作戰略時要充分管理過程中的靈活性和實用性，從而使檔案室管理工作能夠做到可持續發展。除此之外，在對檔案室管理進行現代化建設時還需要做到“以人為本”，檔案管理人員的職業技能水平要隨著時代的進步有所提升，不斷了解、學習檔案室管理的最新模式[3]。

除此之外，還需要對檔案管理的相關制度進行不斷的完善，只有這樣檔案管理的安全性以及管理水平才能有所提高。在完善、制定制度的過程中，需要對檔案室管理的范圍進行明確的規定，制定相關的技術標準，紙質檔案的進出庫登記管理制度也需要不斷的強化，從而保證紙質檔案以及電子檔案數據的安全性。

四、結束語

時代的發展離不開創新，信息化時代的到來，為檔案管理工作提出了更高的要求。因此，企業在發展的過程中需要重視檔案的管理工作，正視其中存在的不足，并進行有針對性的提高，從而使檔案管理更加規范化，提高檔案管理水平，以便促進企業的發展。