機關檔案數字化建設存在的問題及其破解策略

劉詠梅 山東省菏澤市曹縣市場監督管理局

鑒于現代信息技術的快速更新與發展，我國各機關單位的管理工作也隨之加以創新，特別在檔案管理領域，已經在持續開展數字化建設，這樣一來即可提供更為便利與高效的服務。然而，實事求是地說，我國機關檔案數字化建設目前依然處在初級開發期，還存在著諸多不足需要加以破解。本文就此問題予以探究。

一、檔案數字化概述

檔案數字化是在現代網絡技術大發展的背景下產生的一種新型檔案信息形態，主要是指應用數據庫、數據壓縮以及高速掃描等技術，把紙質、聲像等傳統形態的文件，系統化組合成為具備序化結構的檔案信息庫，即把各類傳統載體檔案資源轉換成數字化資源，用數字形式加以存儲，用網絡方式進行傳輸，并運用計算機系統實施全面管理，從而達到檔案信息高效利用與共享之目的。

二、推進機關檔案數字化建設的必要性

一是能提高工作效率。對機關單位來說，每年都會生成大量檔案。如果要在紙質檔案中查找所需檔案，要耗費相當多的人、財、物力。在實施數字化管理之后，不僅能極大提高檔案管理的成效，而且大大減少了檔案管理人員的工作總量，減輕了其負擔。二是能提高利用效率。因為紙質檔案的查詢很不便利，如果部分檔案的立卷、存放等工作不夠精細，查詢的難度更大。在運用數字化技術實施電子化存檔后，能極大提升檔案查詢的效率。三是能提高安全性能。紙質檔案一旦被破壞，就會造成無可挽回的損失，其保存壽命是有限的。實施數字化之后，檔案可以在信息化載體中加以保存，而且受到外界的影響相當小，安全性能比較強，從而能夠極大地提升檔案保存的期限，滿足機關檔案保管之所需。

三、當前機關檔案數字化建設中存在的突出問題

1.思想認識不夠深刻。雖然檔案數字化已經得到機關單位檔案管理者的普遍認可，但在實際操作中，一部分機關檔案工作者還缺乏對檔案數字化建設的全面了解，以至于難以發揮檔案數字化管理的實效性。因為一些機關檔案管理者的偏見，未能將檔案數字化建設列入重要工作內容，導致這項工作進度滯后，在一些單位甚至流于形式。

2.軟硬件設施不夠完善。機關檔案數字化管理無法脫離網絡系統而單獨存在，但由于一些機關并沒有采用比較先進的檔案管理系統，難以做到信息的全面共享與互通，難以滿足多種類型信息管理的需求，無法全面跟上時代發展之步伐。雖然我國機關檔案的硬軟件設施設備應用已經比較充分，但是依然還有一些機關單位所投入的資金不夠充足，導致其檔案管理數字化建設進程有所滯后，進而導致了檔案數字化管理的低效化。

3.安全管理不夠到位。機關檔案數字化管理必須要在網絡條件下才能實現，而數字化設施設備難以脫離計算機有關軟硬件之識別。所以，互聯網信息安全成為是影響機關檔案數字化建設的重點要素。鑒于目前我國網絡環境還不夠純凈，存在病毒或者黑客攻擊的可能性，這就為檔案數字化管理增添了安全上的隱患。

4.檔案管理人員不夠專業。機關單位檔案數字化建設對檔案管理者也有相當高的要求，但目前機關單位檔案管理者多數是兼職人員，缺乏專業性，加之部分檔案管理工作者無法適應于當前社會發展對其提出的新要求，因而造成機關單位檔案數字化建設未能達到較高的水平，造成機關檔案管理中出現了一些不盡合理之處，迫切要求提升檔案從業人員的素質。

四、破解機關檔案數字化建設相關問題的幾點策略

1.進一步提高機關人員的檔案數字化意識。近年來我國在檔案數字化發展進程中取得了一些顯著成績，也打造出了一些技術過硬的網絡平臺。所以，如果要進一步推動檔案數字化建設，就一定要強化對平臺的科學管理。這就要求機關單位對檔案實施統一管理，推動機關工作人員建立起強烈的檔案數字化意識，尤其是機關負責人應當充分重視本單位檔案數字化建設，從中分析與總結存在的問題，出臺科學的管理體系，形成富有執行力的數字化管理制度，為本單位檔案數字化建設提供指導。

2.進一步完善軟硬件設施。數字化建設不僅要確保硬件設施齊全完整，而且還要確保軟件系統能夠及時升級。所以，機關應當充分重視在兩個方面的資金投入，盡可能購置比較先進的檔案管理設施設備以及工具，并且不斷推動新系統的部署與運用。當然，各機關檔案建設化建設還要依據本單位實際情況來實施，不可一味引入新技術，而是要保障新技術的運用能切實滿足目前情況下檔案管理的實際需求，更好地分配有限的檔案數字化建設資金。

3.進一步保障數字檔案的安全性。近年來我國機關檔案工作在信息收集上取得了很好的突破，不管是在種類上，還是在數量上，均有了極大的發展。但是，這也給機關檔案數字化管理造成了巨大的挑戰，尤其是在信息完整性保障上所面臨的安全風險大大超過了以前。在此狀況之下，機關檔案從業人員要樹立起強烈的檔案安全意識，強化對檔案信息的科學管理。一是機關檔案工作者要嚴格遵循數字化檔案管理規定，認真執行好各項安全管理舉措，且自身也要制定相應的配套性規范，而且一定要比規定更為嚴格。二是機關檔案管理工作中要嚴格執行好監督任務，檔案信息的統計、收集、分類以及歸檔等相關程序均應受到監督與制約。網絡技術工作者應為網絡系統設立報警機制，依據檔案信息危險狀況劃分一定的等級，從而為檔案工作者提供技術上幫助，幫助其改進工作中的不足之處。三是健全完善檔案數字化安全管理責任機制。一旦發現了數字檔案中存在信息外泄問題，就要依據具體狀況，對有關責任主體嚴格追究責任，并抓好事后總結與報告等工作。

4.進一步提升檔案管理人員的專業素質。檔案數字化建設不僅要依托先進的技術手段，而且在相當大的程度上還要靠檔案工作者的實際工作能力，所以提高機關檔案管理人員的專業素質非常有必要，在機關檔案工作中必須要把加強檔案隊伍建設作為數字化工作的重點來抓。在工作過程之中，機關負責人應當重點強化檔案人才多元化能力的培養，確保新錄用工作人員能夠嫻熟地掌握計算機操作方面的技巧，并全面掌握相關領域的各項理論知識，并且為檔案數字化系統的進一步開發與后期維護提出合理建議。當然，新錄用工作人員還要主動和經驗豐富的檔案工作人員開展交流，吸收其有益的經驗，從而創設出更為科學的數字檔案管理新模式。同時，還應當強化對機關檔案工作者的專業技術能力培訓，幫助其提升實際操作技能。

5.進一步探索檔案數字化外包業務。對部分有條件的機關來說，可主動探索如何運用業務外包來實施好檔案數字化工作，就是要選擇具備資質和操作經驗的專業化公司負責外包本單位檔案數字化業務，主要內容涵蓋了檔案數字化整理、數據庫和網站建設及維護，管理軟件研發與日常管理、硬件設備維護等。機關應當安排人員全程參與，及時協調解決相關問題，確保這項工作落細落實。

6.進一步提高檔案數據信息共享性。在機關單位檔案數字化建設過程中，必須采用切實有效的方法，持續提高各類檔案數據信息所具有的共享性。然而，這一定要形成于檔案信息安全得到全面保障的前提下。唯有在這一情形之下，才能夠實現有效傳遞有關檔案信息之目的，進而才能夠在調入相關人才之時更加科學、合理地進行遴選。通常情況下，在機關單位所實施的檔案數字化建設中，都會牽涉到一個極為復雜的系統，其中主要涵蓋了該系統的設計方法、檔案錄入手段與輸出手段、硬件設備的合理選擇等。機關單位自身的工作內容原本就相當復雜，所形成的檔案數量往往會非常多，因此唯有健全完善檔案管理數據信息化系統，并且進一步提高數字化檔案的共享性，才能真正實現機關檔案數字化管理的規范化與科學化。

五、結束語

總之，進入網絡信息新時代滯后，我國機關單位檔案數字化建設的工作責任變得更加重大，承擔著為民服務的重大使命。這就要求我國廣大機關單位切實把握住時代發展的最新脈搏，不僅要有向直充的動力，又要具備開拓創新的新時代精神。可見，隨著檔案數字化建設大潮的到來，機關單位應當更加注重檔案數字化建設工作，針對當前機關檔案信息化建設中存在的思想認識、硬件設施、安全管理、人員素質等方面問題，采取行之有效的破解策略，從而切實提升我國機關檔案管理的整體水平，為機關領導實施決策提供更好的信息服務。