檔案數(shù)字化建設(shè)的價(jià)值與問題探尋

徐乃梅 江蘇省寶應(yīng)縣產(chǎn)品質(zhì)量綜合檢驗(yàn)檢測(cè)中心

檔案不僅記錄著相關(guān)單位的發(fā)展歷程，還對(duì)以后的發(fā)展起著重要的指導(dǎo)作用，關(guān)乎了隱私和機(jī)密。隨著檔案數(shù)字化模式的建立和應(yīng)用，檔案信息逐漸從紙質(zhì)形式轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式，不管是在查找使用，還是在儲(chǔ)存上都為管理人員帶來便捷的方式，但是隨著數(shù)字化模式的應(yīng)用，其存在的問題也日益突出，如何對(duì)潛在的安全風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效的控制，是檔案管理部門急需解決的問題。

一、檔案數(shù)字化建設(shè)的價(jià)值

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案數(shù)量急劇增加，傳統(tǒng)的檔案涉及的流程復(fù)雜，由于檔案資料的重要性和隱秘性，管理起來費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且容易因工作人員大意出現(xiàn)細(xì)節(jié)上的錯(cuò)誤，降低檔案管理效率。與傳統(tǒng)的檔案相比，具有以下優(yōu)勢(shì)：

（一）方便檔案信息管理

檔案數(shù)字化建設(shè)在很大程度上方便了檔案的信息管理，檔案數(shù)字化建設(shè)是利用互聯(lián)網(wǎng)手段，對(duì)存檔的資料進(jìn)行云儲(chǔ)存，這樣在資料的收集、整理、分類和移交等工作內(nèi)容上可以有效的節(jié)省時(shí)間，而且只要確保網(wǎng)絡(luò)上的存檔真實(shí)可靠，在查閱過程中就不會(huì)出現(xiàn)其他錯(cuò)誤，能夠確保檔案管理工作的順利開展，有利于檔案管理工作效率的提升。

（二）對(duì)檔案資料原件進(jìn)行保護(hù)

傳統(tǒng)的檔案都是以紙質(zhì)文件的形式進(jìn)行保存，由于檔案資料的重要性，一旦原文件在保存過程中處理不當(dāng)，造成檔案原件的損壞，就會(huì)對(duì)檔案資料使用造成影響。進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)，可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子形式的數(shù)字檔案，儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行保存，可以進(jìn)一步提高檔案儲(chǔ)存的安全性，尤其是針對(duì)檔案的原件，會(huì)有專門的儲(chǔ)存方式，進(jìn)行安全的保存，保障檔案信息不會(huì)遭遇毀滅性的損壞。

（三）改變傳統(tǒng)檔案的使用方式

傳統(tǒng)的檔案都是一個(gè)紙質(zhì)文件，在使用過程中需要去檔案室進(jìn)行查找，由于檔案室的檔案資源眾多，查找起來比較麻煩，因此在使用過程中會(huì)在檔案查找環(huán)節(jié)花費(fèi)大量的時(shí)間，不利于檔案資源共享的實(shí)現(xiàn)。實(shí)施檔案數(shù)字化管理后，可以通過計(jì)算機(jī)輸入檔案的相關(guān)信息就可鎖定具體的檔案，突破了使用上的限制性因素，使檔案資源查找變的更加便捷[1]。

二、檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題

（一）缺乏統(tǒng)一的數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

檔案數(shù)字化建設(shè)的主要目的是為使用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，在檔案信息的查找和使用上更加的便捷，但是在當(dāng)前的檔案數(shù)字化建設(shè)中，缺乏統(tǒng)一的數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案管理人員對(duì)數(shù)字化建設(shè)沒有足夠的認(rèn)知，在檔案資源的管理上仍然混亂，這樣不僅不會(huì)提高檔案的管理效率，還會(huì)使檔案的存儲(chǔ)存在安全隱患，對(duì)檔案的安全性造成不良的而影響。

（二）檔案數(shù)字化建設(shè)速度緩慢

隨著信息技術(shù)的普及發(fā)展，大部分企業(yè)都朝著數(shù)字化方向發(fā)展，但是由于檔案數(shù)字化建設(shè)主要是依靠信息技術(shù)完成的，在檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中需要投入較多的資金，而很多單位為了節(jié)約資金成本，還在使用傳統(tǒng)的檔案管理模式，導(dǎo)致檔案數(shù)字化建設(shè)速度停滯不前，檔案數(shù)字化管理流于表面。

（三）相關(guān)的檔案管理人員信息素養(yǎng)有待提高

當(dāng)前大部分檔案管理人員都是檔案管理工作中的老員工，雖然他們具有豐富的管理經(jīng)驗(yàn)，但也僅僅針對(duì)紙質(zhì)檔案的管理，檔案的數(shù)字化建設(shè)主要是應(yīng)用信息技術(shù)，對(duì)檔案進(jìn)行管理，這就給他們帶來了極大的工作壓力，由于對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用不夠熟練，導(dǎo)致管理效率仍然無法提高，這就需要相關(guān)部門提高對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)人才的引進(jìn)，采取措施不斷提高檔案管理人員的信息素養(yǎng)，為實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)奠定基礎(chǔ)[2]。

三、解決檔案數(shù)字化建設(shè)問題的策略

（一）構(gòu)建統(tǒng)一的數(shù)字化管理平臺(tái)

統(tǒng)一的數(shù)字化平臺(tái)能夠有效的提供檔案管理工作的效率，要引起相關(guān)部門的高度重視，對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，根據(jù)檔案數(shù)字化建設(shè)的基本要求，結(jié)合檔案管理的實(shí)際情況，構(gòu)建統(tǒng)一的數(shù)字化管理平臺(tái)。這樣才能優(yōu)化檔案管理工作內(nèi)容的細(xì)節(jié)，進(jìn)一步提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。此外，統(tǒng)一的數(shù)字化平臺(tái)有利于實(shí)現(xiàn)信息資源共享，在確保網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全可靠的基礎(chǔ)上，進(jìn)行相應(yīng)資源的共享，進(jìn)而將檔案數(shù)字化建設(shè)的作用充分的發(fā)揮出來。

（二）加大對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的資金投入

檔案數(shù)字化建設(shè)需要足夠的資金支持，要立足于未來的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，提高對(duì)檔案管理的重視，將檔案管理工作效率進(jìn)一步的提高，加快檔案數(shù)字化建設(shè)的速度，使檔案管理的質(zhì)量得到可靠的保障。由于傳統(tǒng)的檔案信息在轉(zhuǎn)移和使用過程中容易丟失或因外界因素受到損壞，破壞檔案的安全性和完整性，檔案數(shù)字化管理模式可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，傳到網(wǎng)絡(luò)上的檔案可以進(jìn)行計(jì)算機(jī)云備份，即便檔案丟失也可以在網(wǎng)上迅速查到備份文件，避免檔案丟失帶來的麻煩，有效的保障了檔案的安全性，因此建設(shè)檔案數(shù)字化管理模式勢(shì)在必行，要加大資金投入，為實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)提供基礎(chǔ)保障。

（三）提高管理人員的信息素養(yǎng)

檔案管理人員是檔案信息的直接接觸者，在實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理后，要不斷提高管理人員的信息素養(yǎng)，進(jìn)而保證檔案數(shù)字化管理工作的有序進(jìn)行。同時(shí)檔案管理人員還應(yīng)具備較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)，規(guī)范自身的行為，除此之外還要引進(jìn)相關(guān)專業(yè)的技術(shù)管理人才，增加單位優(yōu)秀管理人員的儲(chǔ)備。另外還要積極完善人才管理制度，采用有效方法調(diào)動(dòng)員工的積極性，促進(jìn)檔案管理人員數(shù)字化管理的自覺性，可將檔案數(shù)字化管理能力與其工資、職位晉升掛鉤，建立獎(jiǎng)懲機(jī)制，這樣才能使全體檔案管理人員積極地投入到檔案數(shù)字化管理中，確保檔案管理數(shù)字化信息的安全性。

（四）建立數(shù)字化信息安全保障體系

由于網(wǎng)絡(luò)上的信息資源比較透明，互聯(lián)網(wǎng)的覆蓋面廣泛，一旦計(jì)算機(jī)系統(tǒng)出現(xiàn)漏洞，就會(huì)給不法分子留下可乘之機(jī)，讓他們能夠入侵計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，盜取有價(jià)值的檔案信息，甚至蓄意破壞計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，造成檔案管理工作無法正常進(jìn)行。因此，要建立數(shù)字化信息安全保障體系，確保檔案館內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全，對(duì)訪問IP設(shè)定用戶權(quán)限，將機(jī)密檔案信息加密儲(chǔ)存，在硬件設(shè)備上做好安全保障，提高管理部門的安全防控意識(shí)，要充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，懂得用信息技術(shù)保護(hù)檔案資料完整性[3]。

四、結(jié)語

綜上所述，檔案數(shù)字化管理模式相較于傳統(tǒng)管理模式更加靈活，檔案資料儲(chǔ)存方便快捷，能有效提高檔案管理效率。因此，要意識(shí)到檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)，加快檔案數(shù)字化建設(shè)的速度，在這個(gè)過程中要加大對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的投資，根據(jù)實(shí)際情況，構(gòu)建統(tǒng)一的數(shù)字化管理平臺(tái)，能夠有效的保障檔案管理工作的有序進(jìn)行。