新時期中職學校檔案管理工作的優化策略分析

陳立芬 廣東省食品藥品職業技術學校

隨著教育事業的不斷發展，中職學校的發展規模也越來越大。檔案是學校信息與學生信息的載體，記載了許多有重要意義的信息，所以中職學校在發展的過程中應注意檔案工作的完善程度。因此，相關學校管理人員應針對新時期下檔案管理工作存在的不足尋找優化的策略，使得檔案管理工作能夠順利進行。

一、新時期中職學校檔案管理工作存在的不足

（一）學校對于檔案管理工作不重視

從現階段中職學校檔案管理工作的情況來看，檔案管理工作在許多學校都沒有受到相應的重視[1]。這一部分學校的管理者普遍認為學校只要負責管好學生教好學生，且達到教學目標就完成了他們的任務，對于檔案的管理是政府等部門需要注意的工作，而學校只要負責保證檔案的完整。這種不正確的想法是檔案管理工作不到位，體系不完善的主要原因。他們未能意識到檔案管理的水平間接反映了一個中職學校的發展和教育水平。此外還存在管理人員專業性不足的問題，由上文所講的存在一些中職學校對于檔案管理工作不夠重視，致使他們在聘請檔案管理人員時要求并不嚴謹，專業性不到位。有的中職學校或許存在特定的檔案管理部門，但相關部門人員缺乏良好的管理水平。他們入職前未經過專業的管理培訓，自身的管理知識也相當匱乏。因此在這些管理人員進行檔案管理時很容易出現低效率，或是分類整理錯誤問題。

（二）管理體系不夠健全

由于工作人員對于檔案管理工作的認識不全，導致他們不能對檔案管理工作安排出一套合理的體系。沒有制定具體的管理要求，也沒有指定具體的管理目標，整套的檔案管理工作都是草草開始，草草結束，缺乏具體的管理體系。管理人員在進行管理工作時也不夠嚴謹認真，甚至還存在部分教師為了方便教學，將某部分檔案不統一進行管理，而是自我保存，從而造成檔案信息不完成等問題。此外，還有部分中職學校為了應付教育局的檔案信息的抽查，而花費額外的財力對本不完整的檔案信息進行補充，使得檔案的真實性存疑，也在一定程度上敗壞了學校的風氣，對學生也有一定的負面影響。

（三）缺少硬件設施

阻礙檔案管理工作的因素還有硬件設施。要想檔案能夠長久的完整的進行保存，就得確保存放檔案的地方具有最基本的防潮防霉防火等基本條件。但部分中職學校由于資金投入的限制，導致檔案室不具備以上這些條件，檔案的管理保存容易出現損壞的情況[2]。

二、新時期中職學校檔案管理工作的優化策略

（一）意識到檔案管理的重要性

中職學校要針對檔案管理工作的不足做出改變，首先需要正確意識到檔案管理工作對于學校發展的重要性，并且要全力支持檔案管理工作的進行。首先，對于管理檔案工作的人員要有嚴格的專業性和素質能力的要求。此外，為了確保工作人員的管理水平，應定期為相關人員進行檔案管理的相關知識講座，并且進行定期的培訓。要求每一位負責檔案管理工作的相關人員認真的對待每一次講座和培訓，并開展不定期的考試來對工作人員的專業性進行考核。考核不僅要對他們的管理水平進行評測，對于他們的個人綜合素質也應有一定的要求，畢竟中職學校的檔案信息也需要一定程度的保密。此外，中職小學負責檔案管理工作的人員也應肩負起向學校內的其他人員，比如教務人員、教師等，宣傳和推廣檔案管理的意義和重要性所在，讓所有校內工作人員都對此項工作引以重視，這樣一來所有人員才會自覺配合檔案管理工作，有利于工作的順利進行。

（二）完善檔案管理體系

一套完善健全的體系是一項工作能夠順利開展的基礎。因此相關管理人員也應著手于檔案管理體系的完善。檔案管理工作環環相扣，因此要注意每一個環節的工作細節，避免會出現的差錯[3]。管理部門應根據中職學校的檔案情況和新時期教育發展的要求來健全標準的檔案管理體系，對于目前體系中存在的漏洞進行整改。比如中職學校的檔案管理部門可以利用信息化的技術對檔案進行整理，能夠有效提高信息整理的效率和準確度。因此要想做到以上這點，相關負責人員首先有具備一定的信息化知識，以及具有一定的信息化管理思維，能夠很好的利用技術將檔案信息整合起來，準確的完成管理工作。利用信息化的管理體系能夠很好的規避了的原先存在的檔案信息量巨大以及檔案管理人手不足等問題。利用這套體系不僅能夠提高檔案管理的工作效率，在某段時間如果想要查詢檔案信息時也能夠較快較準確的查找出來。

（三）加強硬件設施的投入和管理

檔案管理人員在進行檔案管理工作時，除了要確保檔案信息的分類正確和完整性之外，對于檔案的保存也要格外重視，對于儲存檔案的硬件設備要進行定期的檢查和改善。中職學校要加大對檔案室的資金投入，確保場地能具備通風防潮等基本條件。在進行檔案管理工作時，除了核對檢查檔案信息之外，還要注意檔案室的環境清潔。在合適的天氣要經常開窗進行通風，保證其空氣流通，避免發潮發霉等情況出現。此外，對于檔案室也要時常進行消毒，避免檔案信息被有害動物或者有害氣體破壞，造成信息的不完整。在工作人員下班之后，確保檔案室的門窗是緊閉的狀態，防止非工作人員的闖入造成的混亂。中職學校應強化檔案保管的硬件設施并且對相關場地定期進行巡查，避免一些危險的情況的發生，才能夠保證檔案儲存的安全性[4]。

三、結束語

結合以上全文所講，檔案管理工作對于中職學校的發展來說至關重要，所有中職學校都應該重視此項工作的開展，并全力配合。相關管理人員應針對目前檔案管理工作的不足進行整改，加強工作人員的專業能力且完善管理工作體系，優化中職學校的檔案管理工作，從而能夠有效促進學校的全面發展。