醫院檔案管理與檔案升級路徑之研究

寶冬雪

赤峰市傳染病防治醫院辦公室，內蒙古赤峰 024000

醫院檔案是醫院科學管理工作中的重點內容，所記載的是醫院從事醫療活動直接形成的原始信息，其中包括醫護人員對患者進行問診、檢查、診斷、治療等醫療活動中記錄的文字和圖表等材料，也是醫院工作的基礎。檔案的建立能夠使醫院診療、救治等有跡可循，記錄著既往病情、治療方式等醫學資料，能夠對患者后續治療及用藥提供可靠醫療根據，在醫院醫療就診中有著至關重要的作用。而檔案管理工作則是保證醫院工作順利開展的重要參考依據，通過對醫院檔案進行收集、匯總和管理，把整理后的檔案歸檔和保存，實現檔案信息系統的構建，以提高醫院的工作效率，保證醫護人員工作的順利施展[1]。但是當前檔案管理工作仍舊存在諸多弊端，例如：很多醫院檔案管理人員不具備先進的管理意識，未全面掌握檔案管理工作的理論知識，缺少實踐操作能力及工作專業技能，致使醫院檔案管理工作存在一定的混亂性及無序性，使醫院檔案管理的發展受到阻礙，甚至會因檔案管理不當或檔案管理工作開展不到位而造成檔案丟失部分資料，增加檔案資料信息泄露的風險幾率，嚴重降低醫院檔案管理工作職能效用，若想提升檔案管理工作水平，還需改善醫院管理工作現狀，并就當前醫院檔案管理所存在的問題及不良現象加以轉變和改觀，尋找一種科學的檔案管理策略，由此提升醫院檔案管理效率，增進檔案管理時效性。

1 醫院檔案管理不合理現象和檔案管理規定

1.1 目前現狀

1.1.1 未建立科學的檔案管理規范 檔案管理是保密性較高的一項工作，需要通過完善的檔案管理制度、醫院檔案管理流程以及管理人員工作技能等諸多方面，來實現檔案管理的規范化操作。但是在實際管理過程中，醫院因未建立科學的檔案管理制度和醫院檔案管理流程，導致檔案管理工作人員的工作無章可尋，工作流程上交接的混亂現象且在醫院檔案管理工作人員的配備上，并不具專業的管理能力及整理工作技能，嚴重影響檔案管理工作質量。此外，由于醫院檔案管理工作不健全，且沒有系統的考核機制，使檔案管理人員的工作積極性降低，基礎工作做不到位的現象時有發生，使醫院檔案管理工作的整體效率受到影響[2]。

1.1.2 檔案資料未集中保存 醫院的檔案資料大多都分散保存，每個科室都有獨立的檔案資料，且資料內容只有文件、財務照片等內容，使檔案資料的全面性作用產生嚴重影響，且醫院檔案管理中缺少音像資料、會議材料資料內容檔案的保存地點，由此會干擾醫院檔案管理工作的開展效率。

1.1.3 醫院未意識到檔案管理的重要性 大多數醫院都將發展重點集中到醫療和科研方面，缺乏對檔案管理工作的重視，使檔案管理工作缺少資金支持，檔案管理設施配備無法做到完善，導致檔案管理工作停滯不前，使醫院檔案管理工作產生嚴重的管理滯后性；同時檔案管理人員因工作職能原因，也對此項工作不夠重視，忽視或片面性的對檔案內容進行記錄和整理，導致醫院檔案無法被充分合理的利用，致使醫院檔案的實際效用無法得到有效發揮，由此惡性循環，造成當前醫院檔案管理工作所發生的諸多問題[3]。

1.1.4 檔案管理人員的綜合素質有待提升 在傳統觀念中，檔案室是不受重視的部門，檔案管理工作也被稱作“閑職”，很多從事檔案管理工作人員都是兼職的從業人員，部分還是從醫院行政管理等崗位轉過來的，這些人員雖有醫院工作經驗，但是并未對檔案管理工作有深入的了解，也不具備專業的檔案管理知識和水平，對醫院檔案管理工作的工作態度消極，工作積極性及工作狀態較松。 加之醫院也沒有對檔案管理人員進行系統培訓，對工作人員的管理技能也不會加以有效引導，導致醫院檔案管理工作質量下降，工作內容及形式出現多種多樣的問題，檔案管理工作的創新升級之路受到阻礙，更無法實現檔案的合理化應用[4]。

1.1.5 檔案管理的信息系統不完善 隨著信息技術的發展，醫院檔案信息化管理已成為醫院檔案管理工作的主要發展方向及重要歷史進程，不僅能夠使檔案資料規范化保存和管理，還能避免人工操作的差錯和檔案信息遺漏、丟失現象的發生，提高醫院檔案管理工作的準確率。但是很多醫院對檔案管理工作仍舊采用傳統的管理手段進行開展，未形成專業化的檔案信息管理系統及檔案管理模式，缺少專門的檔案保管室，使紙質檔案受外界環境因素影響，增加檔案破壞和內容缺失的風險。 由于上述軟硬件設備的不完善，使檔案管理工作的創新途徑受到制約，檔案管理工作的有效開展及工作質量無法得到進步及提升[5]。

1.2 管理要求

在檔案管理過程中，應順應當前信息化發展趨勢，規定檔案管理工作，通過開發檔案管理軟件、完善醫院檔案管理制度、優化檔案工作交接流程等方式，實現檔案管理的統一操作，以此提高醫院檔案工作的開展效率，增進檔案管理工作的時效性。 例如：醫院對檔案的內容模式和存檔格式進行統一規定，規范各個部門的檔案管理工作，以便于醫院對各個部門的檔案進行分析和統計。比如，醫院在檔案管理過程中，應先對檔案進行科學分類，再進行有序存儲，以方便醫護人員的使用和查看。其次。在檔案管理過程中，還需從使用者的角度出發，開發檔案檢索和利用端口時充分考慮使用者的用戶體驗，借助現代信息技術，使各科室的檔案資料在醫院內部共享，促進醫院各個部門的發展。

2 醫院檔案管理的針對性措施

2.1 制訂規范的檔案管理章程

只有建立科學的檔案管理規范才能為檔案管理工作的創新和發展創造條件，所以，醫院需根據院內的實際情況，建立健全檔案管理體系，并就檔案管理工作內容加以細致劃分，使檔案管理人員對檔案管理工作意義加以有效深化，避免檔案管理人員工作的盲目性。其次，還需全面貫徹落實檔案管理章程和體系，要求每位檔案管理人員嚴格按照相關規章制度進行操作，實現檔案歸檔、保管和銷毀等具體業務內容的規范化及工作開展的時效性。最后需讓每位檔案管理人員在檔案交接中均在責任書上簽字，使其明確自己的工作任務以及所承擔的責任，并將檔案管理工作和績效考核緊密相連，以保證每位管理人員，在對檔案資料收集、整理和歸檔過程中均能進行規范操作，全面提升醫院檔案工作開展效率，促進醫院檔案規范化管理的有效實施。

2.2 實現檔案的集中統一管理

集中保存管理是監管檔案的一項重要環節，也是提高檔案管理效率的必要條件，在對醫院檔案進行管理的過程中，可依據醫院的實際情況，找到檔案管理工作中的重難點，以便于檔案管理工作中的順利開展及有效實施。目前，針對集中統一管理，比較有效的管理方式即設立統一保管室，此方式不僅能夠實現檔案的統一收集、管理和利用，還能將所有檔案集中在一起，以方便保管。因此在對檔案進行管理過程中，應做到集中保管，系統化規范管理流程的和管理形式，分設專門的檔案室，并派遣具有專業管理技能的人員到檔案室對檔案進行管理，使每項檔案資料經過研究和分析后，制定具有針對性的管理措施及管理制度，應用到醫院日常工作中，發揮醫院檔案的效用，從而實現以服務為核心的檔案管理。

2.3 高度重視檔案管理工作

檔案管理工作之所以缺乏效率，是因為醫院不注重檔案管理工作的開展意義及在醫療領域的應用價值。因此，檔案管理工作想要實現發展和創新，就必需不斷采取有效措施使檔案管理人員始終保持先進的管理理念，具體可給其系統培訓或者再教育，對檔案管理人員的管理技能及管理意識得以有效提升，讓其注重檔案管理工作，在工作中秉承認真負責的態度，抱有較高的工作熱情，從而更為高效地做好檔案管理工作，提升醫院檔案管理質量及檔案應用效率。其次還需注重對檔案工作的管理效率與考核制度的制定，使每位員工對檔案管理工作高度重視，促進醫院檔案人員對檔案管理的工作效率。例如：醫院對檔案工作進行定期巡查，并派專人指導員工進行檔案管理操作，若期間發現員工存在問題，需立即采取針對性措施有效解決，并將檔案管理工作作為員工職位晉升的橋梁，使員工在檔案管理工作中盡職盡責。

2.4 培養高素質的檔案信息管理人員

首先，醫院需對原有管理人員進行篩選，并根據員工個人具體情況，制訂針對性的輪班制度和負責管理制度，加強對檔案的管理效率，提高員工的責任心，避免其出現疏漏情況。其次需對檔案管理人員進行培訓，要求其對檔案相關知識進行系統學習和了解，提升檔案管理人員的整體管理水平。同時制訂長期人才培養計劃，在管理和培訓過程中結合以人為本的管理理念，不斷提升檔案管理人員的綜合素質和實際操作能力。最后，需對檔案管理工作人員的工作作風進行嚴格把控，要求檔案管理人員保持嚴謹的工作作風，不斷強化檔案管理工作。

2.5 配置數字檔案室，形成完善的信息化管理系統

數字檔案是醫院重點發展方向，可使醫院各個部門緊密聯系在一起，將檔案室中的信息進行匯總，實現檔案室的信息資源整合，并利用互聯網制成數字文檔，存儲于數據庫中；此方式主要以互聯網為依托，利用互聯網存儲空間大，存儲檔案多的特點，來滿足醫院檔案信息的存儲需求。因此，醫院想要實現檔案的有效管理，需配置數字檔案室，并輔以服務器、打印機、掃描儀等信息設備，來滿足檔案管理人員的存儲、查詢和打印等需求，同時完成各個部門信息的收集與匯總，形成準確的數字檔案，再由醫院檔案管理人員進行統計后，供各個部門傳閱，以促進醫院的健康發展。

3 新形勢下檔案管理工作的變革途徑

3.1 提高醫院檔案的利用價值

在新時代發展時期，醫院檔案管理也迎來了新的挑戰，想要戰勝這些挑戰，需以強大信息為支撐，實現對醫院信息資源的整合，使醫院檔案發揮其應有的作用。 這就要求醫院檔案管理人員遵循服務醫院發展的原則，順應當前形勢，改變傳統的管理理念和管理模式，將信息資源的開發利用作為管理的重點工作內容，通過開發醫院檔案的利用價值，為醫院各項工作發展與創新創造條件，從而開辟醫院檔案工作的新途徑。

3.2 增強檔案管理工作的科學性

檔案管理工作想要實現創新升級，需使檔案管理工作更規范化與標準化，保持檔案管理工作的科學性。 因此需不斷升級和改變醫院檔案管理工作的工作配備，簡單來說，就是檔案室必須配備與檔案管理工作相符合的專業人員，即要求醫院管理人員具備專業素養和較高的管理能力。同時需建立健全醫院管理制度，將醫院管理工作與工作人員的績效考核掛鉤，增強檔案管理人員的責任感與使命感，實現醫院檔案管理工作的創新發展。 其次，需保證檔案管理各部門之間有著密切聯系，具體可給其建立統一的交流溝通平臺，讓其能夠及時進行有效溝通和交流，并定期邀請專家展開醫院檔案管理工作教育指導活動，提升每位醫院檔案管理人員的專業水平，使其專業技能達到一定水準。

3.3 促進檔案管理的轉型升級

醫院在發展過程中，并不注重檔案管理工作的長期規劃，致使檔案管理工作跟不上信息時代的發展步伐，不僅影響了檔案管理工作的效率，也使檔案管理的發展受到制約。近年來，隨著信息技術的發展，計算機網絡技術在醫院各個部門中被廣泛應用，大大提升醫院各個部門的工作效率。但是在檔案管理方面，很多醫院依舊采用人工收集檔案的方式，應用計算機系統歸檔的醫院仍數少數。對此，醫院想要實現檔案管理的轉型和升級，就必須根據具體情況，引進先進的檔案管理設備，并予以一定的資金支持，使檔案管理工作與醫院的業務發展相適應，實現可持續發展。

4 結語

綜上所述，為了滿足醫院的發展需求，需強化醫院的檔案管理工作，不斷對檔案管理工作進行創新，形成系統的檔案信息，充分發揮檔案的服務作用，提高醫院的整體工作水平和工作質量，從而促進醫院的健康發展。