尚紅

摘要：隨著我國(guó)計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，在辦公自動(dòng)化方面得到了廣泛的應(yīng)用，促進(jìn)了辦公自動(dòng)化的發(fā)展。辦公自動(dòng)化是以計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)，旨在解決日常辦公中重復(fù)、繁雜的一些事物，從而達(dá)到提高工作效率與工作質(zhì)量的目的。傳統(tǒng)的辦公作業(yè)模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代的需求，高質(zhì)量、高效率的自動(dòng)化辦公受到了廣大辦公職員的青睞，本文主要對(duì)辦公自動(dòng)化的優(yōu)勢(shì)，以及計(jì)算機(jī)在自動(dòng)化辦公中的應(yīng)用，以供同行專家參考。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)技術(shù);辦公自動(dòng)化;應(yīng)用分析

引言

在人們的日常生活工作中計(jì)算機(jī)已成為必不可缺的一種辦公設(shè)備，并且隨著我國(guó)在計(jì)算領(lǐng)域的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到各行各業(yè)。自動(dòng)化辦公技術(shù)是以計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)，計(jì)算機(jī)技術(shù)可為日常辦公提供各種豐富的功能，同時(shí)還能幫人們實(shí)現(xiàn)資源分享、協(xié)同辦公、檢索分析以及資源儲(chǔ)存等，從而使辦公變得更加便利。對(duì)企業(yè)而言，現(xiàn)代自動(dòng)化辦公技術(shù)可提高辦公效率與質(zhì)量，同時(shí)還能夠節(jié)約資源，降低企業(yè)日常辦公成本，能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展提供良好的支撐。

1.計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的重要性

隨著信息時(shí)代的來(lái)臨，各行各業(yè)都在迎合時(shí)代的發(fā)展，不斷發(fā)展完善自身。對(duì)于辦公而言，將計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用到辦公自動(dòng)化中，促進(jìn)辦公的效率與質(zhì)量，為企業(yè)的發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的后盾。辦公自動(dòng)化是指將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到企業(yè)的日常辦公中，通過(guò)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，從而使辦公過(guò)程中信息傳遞、儲(chǔ)存、分析等方面更加便利，同時(shí)革除一些重復(fù)、繁雜等浪費(fèi)人力物力的事務(wù);與傳統(tǒng)的辦公模式相比，能夠簡(jiǎn)化文件審批、會(huì)議溝通、協(xié)同辦公等辦公程序，是企業(yè)的辦公更加高效、快捷、嚴(yán)密，從而提高企業(yè)的辦公質(zhì)量;能夠使企業(yè)的內(nèi)部資源得到充分的共享，優(yōu)化辦公環(huán)境與辦公模式，使企業(yè)辦公向現(xiàn)代化辦公方向發(fā)展，良好的辦公模式不僅能夠提高企業(yè)在市場(chǎng)中的競(jìng)爭(zhēng)力，而且有利于企業(yè)長(zhǎng)久健康發(fā)展。

2.計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中應(yīng)用的優(yōu)點(diǎn)分析

相較于傳統(tǒng)的辦公方式，現(xiàn)代化的自動(dòng)化辦公具有高效率、低成本、信息安全以及改善辦公環(huán)境等多方面的優(yōu)勢(shì)，下面對(duì)上述的優(yōu)點(diǎn)進(jìn)行詳細(xì)分析：

2.1顯著提高辦公效率

計(jì)算機(jī)技術(shù)在日常辦公中的應(yīng)用，能夠顯著提高辦公效率。通常在日常辦公中，有大量的文字材料、數(shù)據(jù)信息等文件需要收集、整理、分析以及歸類，應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠顯著提高上述工作的工作效率，而且還能夠有效降低辦公室人員的體力勞動(dòng)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)可以完成文件的傳遞、打印、審批以及儲(chǔ)存等工作;通過(guò)數(shù)據(jù)處理軟件對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行有效處理，不僅高效而且準(zhǔn)確性高，可有效避免人為的工作失誤。日常辦公的材料可通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行加密保存，這樣不僅保障了企業(yè)信息的安全，而且還便于員工對(duì)信息的查閱，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)可以隨時(shí)上傳各種指導(dǎo)性文件，使員工第一時(shí)間收到相應(yīng)的通知。同時(shí)還可以利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開展技術(shù)研討會(huì)，增加不同部門之間的溝通，從而提高企業(yè)整體的辦公質(zhì)量與效率。

2.2降低企業(yè)辦公成本

計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用，可使辦公使用率顯著降低，有助于無(wú)紙化辦公的實(shí)現(xiàn)。無(wú)紙化辦公可借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)所需信息的在線查詢、審閱以及審批等，這種辦公模式不僅更加清晰明確，而且還避免了責(zé)職不清、互相推諉的現(xiàn)象發(fā)生，同時(shí)還使顯著提高了辦公效率。無(wú)紙化辦公使企業(yè)節(jié)約了紙張、文具等辦公用品的費(fèi)用，同時(shí)也減少了打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備的檢修，使企業(yè)的日常辦公費(fèi)用支出顯著降低，提高了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

2.3增加企業(yè)信息安全性

計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用能夠提高企業(yè)信息的安全性，在利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行數(shù)據(jù)信息傳遞時(shí)，通過(guò)加密可防止信息的泄露;此外，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)將公司的一些資料、信息進(jìn)行儲(chǔ)存，可有效避免紙質(zhì)材料因時(shí)間或其他原因造成的損壞;通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行辦公，能夠?qū)ぷ魅藛T的辦公過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)的記錄，從而可以有效避免內(nèi)部人員對(duì)信息的進(jìn)行泄露的問(wèn)題;企業(yè)可以根據(jù)資料信息的重要程度進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，辦公人員可以在進(jìn)行普通的辦公，非常重要的資料進(jìn)行權(quán)限設(shè)置;利用計(jì)算機(jī)技術(shù)建立信息數(shù)據(jù)庫(kù)，保留所有人的訪問(wèn)以及修改記錄，從而便于越后期的檢索與查詢，讓所有的信息都做到有跡可循;通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)可以設(shè)置安全鑰匙，在公司內(nèi)網(wǎng)和系統(tǒng)設(shè)置密碼登錄，所有辦公人員需要登錄各自的辦公賬號(hào)密碼，才能進(jìn)入系統(tǒng)進(jìn)行操作，從而保證企業(yè)信息的安全性。

3.計(jì)算機(jī)技術(shù)在現(xiàn)代企業(yè)辦公自動(dòng)化中應(yīng)用分析

計(jì)算機(jī)技術(shù)在現(xiàn)代辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用主要體現(xiàn)在文字及數(shù)據(jù)的處理、圖文資料處理、遠(yuǎn)程信息交流以及辦公流程優(yōu)化這四方面，下面對(duì)上述的四方面進(jìn)行詳細(xì)分析：

3.1文字及數(shù)據(jù)資料的處理

現(xiàn)代的辦公過(guò)程中會(huì)涉及大量的文字及數(shù)據(jù)的處理，傳統(tǒng)的辦公模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代的工作需求，通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)可以高效的完成對(duì)文字及數(shù)據(jù)的處理工作。在現(xiàn)代的辦公環(huán)境中，常見的OFFICE辦公軟件能夠顯著提高辦公人員的工作效率，其中Word可完成對(duì)大部分文字的處理工作，Excel文件可以對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，通過(guò)這類辦公軟件可使員工高效的完成對(duì)文字編輯、排版、收集、整理等工作，與傳統(tǒng)的人工抄寫，減少了大量的體力勞動(dòng);此外，使用Excel軟件能夠?qū)?shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算、統(tǒng)計(jì)、分析，該軟件中具有函數(shù)編輯功能，從而使整個(gè)數(shù)據(jù)處理工作更加高效率，并且降低了錯(cuò)誤發(fā)生的概率。

3.2圖文資料處理

在現(xiàn)代的日常辦公中，圖文資料處理是不可避免的，并且圖文資料在日常工作中所占的比例呈現(xiàn)出上升的趨勢(shì)，由于行業(yè)不同在這方面的應(yīng)用也不盡相同。例如，對(duì)于設(shè)計(jì)類行業(yè)而言，在進(jìn)行圖文處理時(shí)能夠利用各種圖形輔助軟件，常見的圖形制作軟件有Auto CAD、Photoshop、Pro/E等，這一類的軟件可以幫助設(shè)計(jì)人員直接在電腦上進(jìn)行繪圖，并且整個(gè)繪圖過(guò)程十分高效，與傳統(tǒng)的繪圖相比，不僅使繪圖過(guò)程更加便捷，而且還節(jié)省了繪圖時(shí)間。此外，通過(guò)計(jì)算機(jī)繪制的圖，還可以進(jìn)行填色，從而使整個(gè)圖形更加形象，這主要是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)的渲染功能。此外，通過(guò)計(jì)算機(jī)制圖還能夠繪制三維的圖形，三維立體效果的圖形能更加直觀的顯示出實(shí)際工程的效果，使工作質(zhì)量與工作效率得到顯著提高。

3.3遠(yuǎn)程信息交流方法

現(xiàn)代的社會(huì)對(duì)信息交流越來(lái)越看重，及時(shí)的信息交流對(duì)于問(wèn)題的解決是極其重要的，在企業(yè)的自動(dòng)化辦公中應(yīng)用遠(yuǎn)程技術(shù)進(jìn)行信息交流越來(lái)越普遍。利用自動(dòng)化辦公中的視頻會(huì)議進(jìn)行辦公，有效的解決了遠(yuǎn)程辦公的的問(wèn)題，對(duì)問(wèn)題的研討、審批等業(yè)務(wù)能夠得到及時(shí)的反饋與處理，借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)面對(duì)面的研討、交流，以及各種數(shù)據(jù)文件的遠(yuǎn)程分享，從而使遠(yuǎn)程辦公更加便捷，這不僅降低了辦公人員的出差勞頓的問(wèn)題，而且還節(jié)省了各種現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議布置的費(fèi)用。遠(yuǎn)程信息交流節(jié)省了大量的時(shí)間，提高了工作效率，對(duì)于現(xiàn)代社會(huì)而言，遠(yuǎn)程辦公是一種必不可少的辦公模式。

3.4優(yōu)化辦公流程

傳統(tǒng)的辦公模式比較繁瑣，例如對(duì)于文件的批復(fù)，需要一步一步的找上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)，假若領(lǐng)導(dǎo)出差，則就會(huì)使審批時(shí)間被延長(zhǎng)，并且整個(gè)文件的審批時(shí)間比較長(zhǎng)，而自動(dòng)化辦公模式中的協(xié)同辦公就非常便利，辦公人員只需要在協(xié)同網(wǎng)上發(fā)起申請(qǐng)，上一級(jí)單位則會(huì)在協(xié)同網(wǎng)上收到申請(qǐng)，即使當(dāng)時(shí)在外出差也可通過(guò)VPN登錄協(xié)同網(wǎng)查看需要審批的信息，從而保證了信息批復(fù)的及時(shí)性，這不僅縮短了審批時(shí)間，而且還節(jié)省了工作人員不必要的來(lái)回奔跑時(shí)間。

4.計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中存在的問(wèn)題

4.1現(xiàn)代辦公人員計(jì)算機(jī)水平問(wèn)題

現(xiàn)代的辦公自動(dòng)化中對(duì)計(jì)算機(jī)的依賴比較大，這也就要求辦公人員應(yīng)當(dāng)具有較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)水平。從現(xiàn)階段來(lái)看，部分辦公室工作人員計(jì)算機(jī)能力有待提高，一旦出現(xiàn)問(wèn)題不知如何解決。因此，對(duì)于存在的這種現(xiàn)象企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極組織辦公人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)水平培訓(xùn)，通過(guò)定期安排員工進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)并考核，設(shè)立明確的獎(jiǎng)罰制度，從而不斷提高現(xiàn)有員工的計(jì)算機(jī)水平。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，隨著現(xiàn)代信息社會(huì)的發(fā)展，傳統(tǒng)的辦公模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代的辦公需求。計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，主要在信息檢索、文件數(shù)據(jù)處理、資料分享以及遠(yuǎn)程信息交流等多方面具有巨大的優(yōu)勢(shì);此外，計(jì)算機(jī)相關(guān)的技術(shù)服務(wù)內(nèi)容十分豐富，并且具有強(qiáng)大的實(shí)用功能，簡(jiǎn)單易學(xué)、使用方便，能夠?yàn)槠髽I(yè)辦公自動(dòng)化提供強(qiáng)有力的技術(shù)支持。

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