計算機技術在辦公自動化中的應用分析

尚紅

摘要：隨著我國計算機技術的不斷發(fā)展，在辦公自動化方面得到了廣泛的應用，促進了辦公自動化的發(fā)展。辦公自動化是以計算機技術為基礎，旨在解決日常辦公中重復、繁雜的一些事物，從而達到提高工作效率與工作質(zhì)量的目的。傳統(tǒng)的辦公作業(yè)模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代的需求，高質(zhì)量、高效率的自動化辦公受到了廣大辦公職員的青睞，本文主要對辦公自動化的優(yōu)勢，以及計算機在自動化辦公中的應用，以供同行專家參考。

關鍵詞：計算機技術;辦公自動化;應用分析

引言

在人們的日常生活工作中計算機已成為必不可缺的一種辦公設備，并且隨著我國在計算領域的不斷發(fā)展，計算機技術已經(jīng)應用到各行各業(yè)。自動化辦公技術是以計算機技術為基礎，計算機技術可為日常辦公提供各種豐富的功能，同時還能幫人們實現(xiàn)資源分享、協(xié)同辦公、檢索分析以及資源儲存等，從而使辦公變得更加便利。對企業(yè)而言，現(xiàn)代自動化辦公技術可提高辦公效率與質(zhì)量，同時還能夠節(jié)約資源，降低企業(yè)日常辦公成本，能夠為企業(yè)的發(fā)展提供良好的支撐。

1.計算機技術在辦公自動化中的重要性

隨著信息時代的來臨，各行各業(yè)都在迎合時代的發(fā)展，不斷發(fā)展完善自身。對于辦公而言，將計算機技術運用到辦公自動化中，促進辦公的效率與質(zhì)量，為企業(yè)的發(fā)展提供堅實的后盾。辦公自動化是指將計算機技術應用到企業(yè)的日常辦公中，通過先進的計算機技術，從而使辦公過程中信息傳遞、儲存、分析等方面更加便利，同時革除一些重復、繁雜等浪費人力物力的事務;與傳統(tǒng)的辦公模式相比，能夠簡化文件審批、會議溝通、協(xié)同辦公等辦公程序，是企業(yè)的辦公更加高效、快捷、嚴密，從而提高企業(yè)的辦公質(zhì)量;能夠使企業(yè)的內(nèi)部資源得到充分的共享，優(yōu)化辦公環(huán)境與辦公模式，使企業(yè)辦公向現(xiàn)代化辦公方向發(fā)展，良好的辦公模式不僅能夠提高企業(yè)在市場中的競爭力，而且有利于企業(yè)長久健康發(fā)展。

2.計算機技術在辦公自動化中應用的優(yōu)點分析

相較于傳統(tǒng)的辦公方式，現(xiàn)代化的自動化辦公具有高效率、低成本、信息安全以及改善辦公環(huán)境等多方面的優(yōu)勢，下面對上述的優(yōu)點進行詳細分析：

2.1顯著提高辦公效率

計算機技術在日常辦公中的應用，能夠顯著提高辦公效率。通常在日常辦公中，有大量的文字材料、數(shù)據(jù)信息等文件需要收集、整理、分析以及歸類，應用計算機技術能夠顯著提高上述工作的工作效率，而且還能夠有效降低辦公室人員的體力勞動，通過網(wǎng)絡可以完成文件的傳遞、打印、審批以及儲存等工作;通過數(shù)據(jù)處理軟件對數(shù)據(jù)進行有效處理，不僅高效而且準確性高，可有效避免人為的工作失誤。日常辦公的材料可通過計算機進行加密保存，這樣不僅保障了企業(yè)信息的安全，而且還便于員工對信息的查閱，通過計算機網(wǎng)絡可以隨時上傳各種指導性文件，使員工第一時間收到相應的通知。同時還可以利用計算機網(wǎng)絡技術開展技術研討會，增加不同部門之間的溝通，從而提高企業(yè)整體的辦公質(zhì)量與效率。

2.2降低企業(yè)辦公成本

計算機技術在辦公自動化中的應用，可使辦公使用率顯著降低，有助于無紙化辦公的實現(xiàn)。無紙化辦公可借助計算機網(wǎng)絡技術實現(xiàn)對所需信息的在線查詢、審閱以及審批等，這種辦公模式不僅更加清晰明確，而且還避免了責職不清、互相推諉的現(xiàn)象發(fā)生，同時還使顯著提高了辦公效率。無紙化辦公使企業(yè)節(jié)約了紙張、文具等辦公用品的費用，同時也減少了打印機、復印機等設備的檢修，使企業(yè)的日常辦公費用支出顯著降低，提高了企業(yè)的經(jīng)濟效益。

2.3增加企業(yè)信息安全性

計算機技術在辦公自動化中的應用能夠提高企業(yè)信息的安全性，在利用計算機網(wǎng)絡進行數(shù)據(jù)信息傳遞時，通過加密可防止信息的泄露;此外，利用計算機技術將公司的一些資料、信息進行儲存，可有效避免紙質(zhì)材料因時間或其他原因造成的損壞;通過計算機技術進行辦公，能夠?qū)ぷ魅藛T的辦公過程進行詳細的記錄，從而可以有效避免內(nèi)部人員對信息的進行泄露的問題;企業(yè)可以根據(jù)資料信息的重要程度進行權限設置，辦公人員可以在進行普通的辦公，非常重要的資料進行權限設置;利用計算機技術建立信息數(shù)據(jù)庫，保留所有人的訪問以及修改記錄，從而便于越后期的檢索與查詢，讓所有的信息都做到有跡可循;通過計算機技術可以設置安全鑰匙，在公司內(nèi)網(wǎng)和系統(tǒng)設置密碼登錄，所有辦公人員需要登錄各自的辦公賬號密碼，才能進入系統(tǒng)進行操作，從而保證企業(yè)信息的安全性。

3.計算機技術在現(xiàn)代企業(yè)辦公自動化中應用分析

計算機技術在現(xiàn)代辦公自動化中的應用主要體現(xiàn)在文字及數(shù)據(jù)的處理、圖文資料處理、遠程信息交流以及辦公流程優(yōu)化這四方面，下面對上述的四方面進行詳細分析：

3.1文字及數(shù)據(jù)資料的處理

現(xiàn)代的辦公過程中會涉及大量的文字及數(shù)據(jù)的處理，傳統(tǒng)的辦公模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代的工作需求，通過計算機技術可以高效的完成對文字及數(shù)據(jù)的處理工作。在現(xiàn)代的辦公環(huán)境中，常見的OFFICE辦公軟件能夠顯著提高辦公人員的工作效率，其中Word可完成對大部分文字的處理工作，Excel文件可以對數(shù)據(jù)進行處理，通過這類辦公軟件可使員工高效的完成對文字編輯、排版、收集、整理等工作，與傳統(tǒng)的人工抄寫，減少了大量的體力勞動;此外，使用Excel軟件能夠?qū)?shù)據(jù)進行計算、統(tǒng)計、分析，該軟件中具有函數(shù)編輯功能，從而使整個數(shù)據(jù)處理工作更加高效率，并且降低了錯誤發(fā)生的概率。

3.2圖文資料處理

在現(xiàn)代的日常辦公中，圖文資料處理是不可避免的，并且圖文資料在日常工作中所占的比例呈現(xiàn)出上升的趨勢，由于行業(yè)不同在這方面的應用也不盡相同。例如，對于設計類行業(yè)而言，在進行圖文處理時能夠利用各種圖形輔助軟件，常見的圖形制作軟件有Auto CAD、Photoshop、Pro/E等，這一類的軟件可以幫助設計人員直接在電腦上進行繪圖，并且整個繪圖過程十分高效，與傳統(tǒng)的繪圖相比，不僅使繪圖過程更加便捷，而且還節(jié)省了繪圖時間。此外，通過計算機繪制的圖，還可以進行填色，從而使整個圖形更加形象，這主要是利用計算機技術的渲染功能。此外，通過計算機制圖還能夠繪制三維的圖形，三維立體效果的圖形能更加直觀的顯示出實際工程的效果，使工作質(zhì)量與工作效率得到顯著提高。

3.3遠程信息交流方法

現(xiàn)代的社會對信息交流越來越看重，及時的信息交流對于問題的解決是極其重要的，在企業(yè)的自動化辦公中應用遠程技術進行信息交流越來越普遍。利用自動化辦公中的視頻會議進行辦公，有效的解決了遠程辦公的的問題，對問題的研討、審批等業(yè)務能夠得到及時的反饋與處理，借助計算機網(wǎng)絡技術，可以實現(xiàn)面對面的研討、交流，以及各種數(shù)據(jù)文件的遠程分享，從而使遠程辦公更加便捷，這不僅降低了辦公人員的出差勞頓的問題，而且還節(jié)省了各種現(xiàn)場會議布置的費用。遠程信息交流節(jié)省了大量的時間，提高了工作效率，對于現(xiàn)代社會而言，遠程辦公是一種必不可少的辦公模式。

3.4優(yōu)化辦公流程

傳統(tǒng)的辦公模式比較繁瑣，例如對于文件的批復，需要一步一步的找上一級領導簽字確認，假若領導出差，則就會使審批時間被延長，并且整個文件的審批時間比較長，而自動化辦公模式中的協(xié)同辦公就非常便利，辦公人員只需要在協(xié)同網(wǎng)上發(fā)起申請，上一級單位則會在協(xié)同網(wǎng)上收到申請，即使當時在外出差也可通過VPN登錄協(xié)同網(wǎng)查看需要審批的信息，從而保證了信息批復的及時性，這不僅縮短了審批時間，而且還節(jié)省了工作人員不必要的來回奔跑時間。

4.計算機技術在辦公自動化中存在的問題

4.1現(xiàn)代辦公人員計算機水平問題

現(xiàn)代的辦公自動化中對計算機的依賴比較大，這也就要求辦公人員應當具有較強的計算機水平。從現(xiàn)階段來看，部分辦公室工作人員計算機能力有待提高，一旦出現(xiàn)問題不知如何解決。因此，對于存在的這種現(xiàn)象企業(yè)應當積極組織辦公人員進行計算機水平培訓，通過定期安排員工進行專業(yè)培訓并考核，設立明確的獎罰制度，從而不斷提高現(xiàn)有員工的計算機水平。

結束語

綜上所述，隨著現(xiàn)代信息社會的發(fā)展，傳統(tǒng)的辦公模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代的辦公需求。計算機技術在辦公自動化的應用越來越廣泛，主要在信息檢索、文件數(shù)據(jù)處理、資料分享以及遠程信息交流等多方面具有巨大的優(yōu)勢;此外，計算機相關的技術服務內(nèi)容十分豐富，并且具有強大的實用功能，簡單易學、使用方便，能夠為企業(yè)辦公自動化提供強有力的技術支持。

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