基層衛生和計劃生育檔案管理存在的問題及對策探究

摘 要：計劃生育是我國的一項基本國策，它是指有計劃的按照人口政策進行生育，而檔案管理作為計劃生育和基礎衛生的重要組成部分，在隨著計劃生育政策調整過程中出現了很多問題，本文主要淺析基層衛生和計劃生育檔案管理中存在的問題并提出相應的解決措施。

關鍵詞：基層衛生 計劃生育 檔案管理

中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：1003-9082（2020）02-0-01

隨著信息技術的快速發展，檔案管理的管理模式和數據收集、整理模式也在發生改變，基層衛生和計劃生育檔案管理模式也應跟隨信息技術的發展而變化，檔案管理可以引入計算機及其他軟件去進行檔案的收集、管理和保存，以提高檔案管理工作的效率。

一、基層衛生和計劃生育檔案管理過程中的問題

1.技術落后

目前，我國很多地區的基層衛生和計劃生育檔案管理大多都是紙質信息管理，沒有運用信息技術去對檔案進行錄入、收集、整理，一方面影響了檔案管理的工作效率，不利于提高基層衛生和計劃生育檔案管理工作的進度;另一方面也不利于保障信息安全，紙質數據管理很容易造成信息的缺少或丟失[1]。

2.設施落后

我國很多地區由于資金問題并沒有很多電子辦公設備，導致很多檔案管理工作人員雖然有很強的信息技術管理意識，但是由于設備落后或者不足，檔案工作人員不能用信息技術去進行檔案管理，也不能去進行計算機操作的訓練，不僅影響了檔案管理工作的效率，也降低了檔案管理工作人員的工作積極性。

3.系統落后

健全的檔案管理系統不僅可以提高檔案管理工作的效率，還可以保證檔案信息的安全。但是，目前我國很多地區并沒有健全的檔案管理系統，導致檔案管理工作人員在進行人口信息收集、整理和歸檔的過程中出現問題，影響了基層衛生和計劃生育檔案管理工作的順利開展。

4.人才缺乏

隨著信息技術的快速發展，基層衛生和計劃生育檔案管理工作對于人才的需求逐漸增加，新時期的檔案管理工作不僅需要管理人員擁有較高的工作經驗，還需要管理人員擁有信息技術操作能力，可以熟練地操作計算機及其他信息技術軟件，從而提高基層衛生和計劃生育檔案管理工作的效率。但是，很多基層衛生和計劃生育檔案管理部門并沒有專業的計算機人才，他們在進行計算甲及其他軟件操作時會遇到很多問題，增加了檔案管理工作的難度。因此，專業的檔案管理人才對于基層衛生和計劃生育檔案管理部門是十分重要的。

二、解決基層衛生和計劃生育檔案管理工作問題的措施

1.加強認識培養

隨著計算機和互聯網的普及，越來越多的信息技術和軟件被應用到工作和生活中，不僅方便了人們的工作和生活，也提高了人們的工作效率。因此，基層衛生和計劃生育檔案管理部門的領導和工作人員應該認識到信息技術對檔案管理工作的重要性，提高自己對于信息技術及軟件的認知，在提高檔案管理工作人員專業度的同時提高檔案管理工作的效率，保證檔案信息的完整性和安全性。這就要求基層衛生和計劃生育檔案管理部門的領導和工作人員，做到與時俱進，把檔案管理工作作為自己的使命感，不斷去進行學習和交流，讓檔案管理工作可以在自己的帶領下不斷完善[2]。

2.完善基礎設施

基礎設施是檔案管理工作人員進行有效檔案管理工作的基礎，完善的基礎設施可以方便基層衛生和計劃生育檔案管理工作人員順利的開展信息的收集、整理、管理和歸檔，保證信息的安全性和穩定性。因此，當地政府和相關部門應該給予基層衛生和計劃生育檔案管理部門以資金方面的支持，讓基層衛生和計劃生育檔案管理部門有能力去購買相應的辦公設施，完善工作基礎設施，使得檔案管理工作變得高效、便捷。

3.健全管理系統

健全的檔案管理系統可以檔案管理全過程的信息化處理，包括：信息采集、移交接收、歸檔、存儲、借閱等方面的管理，不僅節約了檔案管理工作人員的管理時間，提高了工作效率，還協調了檔案管理工作各個環節之間的關系，使得檔案管理工作可以順利開展。因此，基層衛生和計劃生育檔案管理部門應該建立健全的檔案管理系統，推動檔案管理工作的進一步發展。

基層衛生和計劃生育檔案管理部門可以從以下幾個方面進行檔案管理系統建設：一是建立完善的工作規章管理制度，幫助檔案管理工作人員明確工作責任和義務。二是建立完善的監督系統，不僅要對檔案管理工作的內容進行監督，還要對數據信息進行定期監督核實，確保數據信息的安全和準確。同時，也是對檔案管理工作人員的一次考核，有助于保證檔案管理工作質量。三是對工作流程進行系統化的規定和管理，合理分配信息收集、信息錄入、信息整理、信息歸檔等各個部分之間的關系，加強檔案管理部門內部的交流，使得檔案管理工作可以順利開展。四是要加強檔案管理工作的系統，不斷對檔案管理系統進行完善和更新，不僅可以提高工作效率，還可以保護檔案信息不受網絡病毒的侵襲，維護檔案系統的穩定和安全。

三、提高員工素質

基層衛生和計劃生育檔案管理工作人員的素質和能力是決定檔案管理工作效率的關鍵，為了適應時代的發展和工作的需要，基層衛生和計劃生育檔案管理部門應該招聘具有高素質和高水平的管理人員，不斷加強檔案信息化管理。同時，基層衛生和計劃生育檔案管理部門不僅要招聘高素質的人才，還要對原有的員工進行培養，要求原有員工去進行計算機及互聯網相關操作的學習，提高檔案管理工作人員的整體計算機水平，從而提高檔案管理工作效率。這就需要部門領導為員工提供學習的機會，開展計算機及信息技術操作課程，提高檔案管理工作人員的信息化水平，從而促進基層衛生和計劃生育檔案管理工作的發展[3]。

結語

綜上所述，基層衛生和計劃生育檔案管理工作雖然存在很多的問題，但是只要基層衛生和計劃生育檔案管理部門可以認識到問題并加以改正，就可以提高檔案管理工作的效率，保證檔案數據信息的安全。因此，基層衛生和計劃生育檔案管理部門應該在工作的過程中及時發現問題并加以改正，以促進基層衛生和計劃生育檔案管理工作的順利開展。

參考文獻

[1]張旭東.關于衛生和計劃生育檔案工作的幾點思考[J].現代農村科技，2017（08）：89.

[2]陸洋.基層衛生和計劃生育檔案管理存在的問題與解決措施[J].才智，2017（16）：243.

[3]李健.淺談基層計劃生育檔案管理存在的問題與對策[J].人口與計劃生育，2014（09）：15.

作者簡介：熊艷紅，女，1979年2月出生，本科，檔案管理員，桃江縣大栗港鎮人民政府，衛生和計劃生育辦公室，郵箱：37815791@qq.com