獨立學院教學秘書“互換式”、“借調式”交流學習的工作探索

韓 苗

（南寧師范大學師園學院，廣西 南寧 530226）

教學秘書是推動教學工作正常運轉的助力器，是對接教務處、系部、教師、學生非常重要的紐帶。教學秘書崗位工作要求細致，需要完成雜細、繁瑣的工作，但是培養一位經驗豐富、熟悉教學管理的秘書需要大約兩到三年的時間，才能游刃有余處理各項工作內容。

一、教學秘書“互換”崗位工作

本校教學秘書之間相互交換工作崗位一學期，彼此熟悉一到兩個系的工作內容、教學任務、課程設置、開課計劃、實習情況、畢業生要求等工作。以備有教學秘書離崗后，熟悉業務的另一個教學秘書能“以一頂兩”的暫時帶一帶新人，以防在短時間內找不到合適人選的的情況下也能正常的開展教學活動，辦理好各項事務。特別對于一些緊急需完成的工作，若能有一位經驗豐富的教學秘書來指導，工作會開展得相對順利許多。各系教學秘書都是使用同一套教學管理系統，在操作方法上沒有大的障礙，就是熟悉多一個系部的人才培養方案的特點、師資情況、學生情況、聯絡方式、各學期的工作安排等相關信息后，在初步掌握這些數據后，一位教學秘書可以完成本系的工作，也可以同時兼顧另一個系的工作。這樣常態化的交叉工作互換崗位學習，目的是為了當崗位出現空缺時，能有同樣經驗的教學秘書熟悉該系的業務，可以幫忙兼顧一段時間，也可以指導頂崗實習生開展教務管理工作。總之，相比較之下，有人懂該系部的工作與完全沒有人懂工作的情況要好得多，工作推進受影響的程度會小很多。

學校教務管理一般由教務處在統籌協調，與系部教學管理形成一條戰線。教務處發布通知到系部，系部執行通知任務，在有效期內完成工作任務。比如，教務處發通知要求各系部需在一周內完成排課工作。某系秘書于兩周前已離職，那么該系可能還沒有來新人或是新人來也了還不熟悉工作流程和教務系統。如果該系承擔著整個學校的公共課程，需要先安排完公共課程的排課任務，其他各系才能按時段安排。如果沒有經驗豐富的教學秘書來帶領或指導工作，那么工作會很難推動下去。教務處、人事處臨時調配人員到崗工作也需要一定時間學習，那么推進工作就慢了許多，影響行政辦事的時效性。如果能在本校教務處干事、各系教學秘書交叉互換崗位工作，這樣一是方便教學秘書熟悉教務管理工作，二是教務處干事也了解系部的教學管理。在對接工作時能保持暢通，也能站在雙方工作的立場思考問題，能有預見性的發布通知、布置工作任務。交叉互換崗位工作，正好解決了這一痛點，為人員離崗后提升工作率效。

1、教學秘書缺位對教學工作的影響

學校從發布招聘信息到真正有教學秘書上崗，再到熟悉工作任務需要一定的時間，而這段時間往往又無人能頂上該崗位的空缺，臨時找來的實習生或其他崗位工作的老師頂替工作，會使整體工作滯后，實施開展教學管理有難度，通知任務傳達不到位。例如，外聘教師因事需要臨時調課，頂崗人員不會操作教務管理系統幫助外聘老師調停課，通知不到學生，導致教學活動不能正常開展。教師因為沒有及時對接到位，被認定為教學事故。外聘教師有意見，以后不愿意接學生的課程，學生也因教師不到位有情緒，對教學實施有影響。學校是以教學為重中之重，一切工作以教學為主線，參與的人主要是學生與教師。一旦這兩項人與事不能溝通順暢，就會影響到學校的整個教學運轉。長期以往，學生的招生率、就業率等會受到一定的影響。一所學校辦學水平如何，不是個單方的評估維度，而是貫穿于整個管理當中的方方面面。

2、崗位交叉互換式工作的情感交流

我們一直都在提倡“換位思考”，工作中要少一點相互抱怨、相互指責的情緒。但是，如果不經過真正的崗位實踐歷練，沒有相同的工作感受，尋找不到共鳴點。我們就總會認為別人的崗位輕松自在，自己的崗位忙得一塌糊涂。因此做真正的“換位思考”，就要真正的換到崗位當中去學習，才配得上有真正的有體會。如果我們的獨立學院也試行一下這樣的真換位、真思考、真學習，那么在制定方案，發布通知，布置任務時就會更全面的考慮問題。系部教學單位、基層行政部門也能理解上級管理部門的難處。相互體諒，相互支持，工作開展起來勢必會更加順利、高效。

3、崗位交叉互換式工作對個人能力的有效提升

教學秘書崗位是最基層的教學管理崗，工作繁重、重復單一、責任重大，晉升空間又小，工作久了容易出現職業倦怠，導致人員流失率高。互換崗位工作，是學校培養綜合型人才的一種方法，能很好的激發員工的能動性。分配到新的崗位工作，一般有較強的學習動力，相比長期只干同一件事會更有干勁兒，對培養教職員工橫向職業能力發展有促進作用。同時，為培養綜合能力較強的管理干部奠定基礎。一位優秀的管理干部，通常要了解掌握多個部門的業務知識。綜合能力強的管理干部才更有說服力，才能在開展管理工作中得到相關部門的認可支持。互換崗位一段時間后，可以安排一些技能業務的交流學習，一個人的學識、能力是有限的，要不斷學習別人的優點、長處，才能更好的促進個人職業生涯的提升。

二、借調式工作方式，有利提高工作的積極性

借調式工作方式，上級行政管理部門向分管部門調配借用工作人員到到其他崗位進行工作一段時間。借調工作是目前行政部門關于用人使用更較多的方式。比如，教育廳因組織某項工作量較大、時間較長的項目時需要借調學校某些特殊的專業技術型人才組建團隊，各司所長發揮優勢，共同參與完成好項目。項目結束后，解散回到原單位。

學校各行政部門之間也可以學習借鑒這樣的用人方式，在完成一些時間較長的工作項目時，臨時成立小組，抽調各部門人員和教學秘書參與工作，教學秘書對學校的某項工作加深了解，以后再有類似項目時也算是有經驗的人選。由于獨立學院與公辦學校相比較沒有編制，其他待遇方面也較公辦學校稍遜色一些，導致教師、行政人員流動得相對頻繁。對于長期穩定師資隊伍需要制定長效的用人機制與明朗的晉升制度。學校內部的借調式其實也是解決人員“一專多能”的好辦法。教學秘書不單只會做教務管理的工作，也可以接觸到其他部門的工作內容，待崗位空缺時可以優先從內部進行人員選聘。教學秘書可以從原來的崗位換到需要的崗位。新崗位對激發個人工作熱情起到較好的作用。其他部門的教職人員，也可調到教學秘書崗位進行教務管理工作，跟崗工作三個月左右，學習到基本的工作流程，了解教務管理系統，熟悉教學計劃，能夠獨立的開展工作。當出現有教學秘書請休產假、離職、轉崗等情況時，能有已基本熟悉業務的人員對接上工作。這種人才培養方法有利于獨立學院的崗位選拔、人員晉升，也可以較好的降低人員的流失率，對整個學院的長期發展有著重要作用。這項工作的推進需要整個學校的統籌安排、協調組織，特別是人事部門的認可支持。

三、換互式、借調式工作方式的可行性分析

教學秘書崗位是一個綜合性的崗位，不需要非常強的專業技術支持，不受專業限制。只要學習掌握教務管理系統，熟悉行政工作的基本知識，具備教師職業的基本素質，與學校其他行政管理崗位的人員有較強的崗位黏合度，比較適合借調、互換。

本文以廣西區內八所獨立學院的教學秘書為調查對象，采用問卷調查法，共調查了31 位教學秘書，有效問卷27 份，問卷有效率為87%。問卷證實了;1、獨立學院教學秘書的選聘制度缺少合理、有效的約束。2、獨立學院教學秘書工作繁重，待遇偏低，職業晉升空間小，個人的價值較難體現。3、相應的崗位培訓和繼續教育機會較少，容易產生職業倦怠。4、缺乏有利的科研環境和科研氛圍。

本文認為加強教學秘書隊伍建設的具體措施有：1、學校層面提高認識，重視基礎教學管理人員隊伍建設工作。2、加快推進獨立院校人事制度改革，優化教學秘書隊伍。3、進一步完善績效管理和薪酬制度。4、促進教學秘書專業化發展，提升晉升空間。5、提高崗位輪換的機率，提升學校行政教育工作者的留存發展。

結束語

隨著我國高等教育改革的深化發展和國內外高等教育環境的巨大變化，受互聯網、新媒體等信息的沖擊，學生的視野與見識日益開闊，學校的管理要人性靈活。因此，公辦院校與獨立院校的生存與發展都受到雙重挑戰。對于高等教育，教學質量就是決定生存與發展的根源，有效提高教學質量是當前所有高校面臨的一項緊迫的任務。教學質量的提高需要教學工作與管理工作的良好配合，不能片面強調一方的作用。教學活動的有效開展，有賴于教學管理者的精心安排組織。專業教師是教學活動的執行者，教學管理人員是教學活動的調配者。只有通過有效的管理，充分整合學校有限的資源，創造良好的教學環境，使教學工作有序、高效的運行，才能促進教學改革和創新，從而達到提高教學質量的目的。因此，加強獨立學院教學秘書隊伍人才培養，是加強教學管理的根本源頭。加強教學管理，提高教學質量，離不開一支擁有豐富的管理知識與技能的教學秘書隊伍。