集團ERP物資全過程管理中的風險管控點分析

劉琳鴿，張海濱，賈順杰，楊如意，趙俊杰

（1.國電內蒙古東勝熱電有限公司，內蒙古鄂爾多斯 017000；2.國電電力發展股份有限公司，北京 100101；3.北京華電天仁電力控制技術有限公司，北京 100143）

某大型能源集團提出要基于一體化集中管控系統ERP（企業資源計劃），實現資金流、物流和信息流的數據共享與業務集成，以提升煤炭、火電、新能源、水電、運輸、化工、科技環保、金融等產業的標準化、規范化、精細化及高效協同能力[1-3]。集團ERP物資模塊的業務包括主數據管理、需求管理、采購管理、庫存管理等，物資模塊在各產業板塊、各分子公司之間，仍存在數據編碼不統一、信息共享不足、管理標準不一致、運營效率低下的諸多問題[4-6]。因此，有必要基于ERP系統打造集團至上而下數據編碼和業務標準均統一的物資一體化管理，深度整合人、財、物、項目等企業經營關鍵要素，提高集團ERP物資及采購管理的效率。

本研究擬分析某大型能源集團ERP物資管理模塊的業務流程標準化和過程風險管控點，通過風險管控點的智能識別與智慧監督，以提升集團一體化的物資風險管控能力。本文的分析有助于了解ERP物資模塊中物資主數據、需求計劃、采購管理等關鍵環節的風險點，通過風險點的快速辨識和有效管控，提高集團物資管理的風險預控水平。

1 主數據風險點

集團ERP物資模塊業務為主數據管理、需求計劃管理、采購管理、庫存管理等。主數據維護管理為物資主數據、供應商主數據。物資主數據的風險管控點及管控措施包括：

（1）物資主數據評估類維護錯誤。風險為維護錯誤會導致后續記賬錯誤。風險管控措施為在系統中建立物資分類與評估類的對應關系，并在維護過程中自動進行檢查和校驗，以防止或減少產生錯誤數據。

（2）物資主數據利潤中心維護錯誤。風險包括：維護錯誤會導致后續記賬錯誤。風險管控措施包括：在系統中配置并校驗各各單位允許使用的利潤中心，從而避免或減少維護出錯的機率。

（3）新增物資編碼在一定期限內并沒有實際投入使用。風險為集團“主數據使用率”出現指標考核。風險管控措施為提高主數據申請準確率，基層單位和子分公司嚴格審核，減少出現主數據使用率過低的情況。

2 需求計劃風險管控點

需求計劃管理為生產物資計劃、項目物資計劃、固定資產計劃、低值易耗品計劃、框架預測計劃、緊急物資計劃、服務計劃等。需求計劃中的風險管控點及管控措施包括：

（1）需求計劃中可能包含已淘汰或已停產的物資。風險管控措施包括在數據管理上，將不允許使用的物資編碼進行凍結處理；通過系統提報的需求計劃進行多級審核，審批過程中嚴格進行把關。

（2）需求計劃提報的物資與實際需求不匹配。風險管控措施包括對系統提報的需求計劃，進行多級審核，審批過程中嚴格進行把關。

（3）計劃信息提報不準確，相同計劃重復提報。風險包括：計劃反復回退修改，影響后續采購業務執行；增加采購頻次或造成庫存積壓。風險管控措施包括：修改系統控制歸屬部門的權限，增加審批功能，提高計劃的準確率；通過規章制度、考核機制等措施提高實施的準確性。

（4）計劃價不合理。風險包括：詢比價或招投標目標價偏離市場價，造成詢價失敗、流標或采購價虛高，影響采購執行效率或增加生產經營成本。風險管控措施包括：在ERP系統中提供歷史采購價格作為參考信息，供審批人員在審批過程中進行審查。

（5）需求計劃的需求日期未考慮采購周期，未考慮物資編碼申請周期，未按管理規定在截止日期前上報需求計劃，未在規定周期內審批采購申請。風險包括：影響到貨及時率，影響物資計劃提報及時率，影響采購申請上報及時率，影響采購執行進度。風險管控措施包括：通過規章制度、考核機制等措施，提高計劃的及時性。

3 采購管理風險管控點

采購管理包括采購訂單管理、寄售補貨訂單管理等。采購管理中的風險管控點及管控措施包括：

（1）采購訂單信息與合同信息不一致。風險為后續記賬有誤。風險管控措施包括不允許采購人員在ERP系統中對合同生成的訂單進行物料、數量、價格等信息內容的修改，即采購人員只能修改合同信息，采購訂單信息由系統自動同步。

（2）供應商送貨時不提供采購訂單號。風險包括：倉庫管理人員收貨時無依據。風險管控措施包括：系統提供通知供應商采購訂單號功能，同時要求供應商送貨時應提供采購訂單號，對長期合作供應商可與供應商在協同平臺上進行發貨業務協同。

（3）采購訂單的時效性不匹配。風險管控措施在采購訂單確認環節，重點關注供貨時間約定，與實際需求時間不匹配的及時與供貨商聯系協商。

（4）報價內容與采購訂單內容不匹配。風險管控措施增加訂單生成后，采購單價與歷史采購平均單價比對功能，差異大的物資需對采購單價做專項分析、澄清。

（5）采購申請處理及時率差。采購申請從創建到傳輸至采購管理系統（SRM系統）的處理時間長。如果采購申請處理不及時，會產生平衡利庫結果不準確、影響生產的風險。風險管控措施包括：通過“采購申請處理及時率”評價指標，對業務單位進行考核。

（6）供應商未根據采購訂單要求到貨日期送達貨物。風險為物資緊缺。風險管控措施為通過采購訂單執行情況統計，分析采購訂單到貨情況形成預警，采購人員對供應商進行跟催；通過供應商評價相關管理規定對供應商履約情況進行評價。

（7）緊急物資采購的審批程序不完善。緊急物資采購是指不可預知的突發事件發生后，為避免損失擴大，實施故障處理、事故搶修、抗災搶險等所需物資的需求計劃。緊急物資采購分為需求計劃和采購申請。緊急物資采購采用的是臨時簡化程序，存在采購手續不完整，監督鏈條不全面的風險。緊急物資計劃管理的業務流程為緊急物資需求計劃提報、審批緊急物資需求計劃、生成緊急物資采購申請、審批緊急物資采購申請、提交緊急物資采購申請、SRM系統接受采購申請并執行處理結果、采購訂單處理流程。

緊急物資采購的風險管控措施：①需求部門相關人員在緊急采購結束后，按照集團公司采購管理辦法要求，進行需求計劃、采購申請的補錄，需求計劃須隨附集團公司統一賦碼的物資編碼；②需求部門負責人對上報的緊急物資需求計劃進行審批，將不合格的需求計劃退回至需求部門重新修訂提交，審批通過的需求計劃產生的采購申請流轉到物資管理相關部門；③物資管理相關部門、公司主要負責人對形成的采購申請進行確認審批，審批通過的采購申請提交到采購管理系統（SRM系統），審批未通過的采購申請退回修改；④審批通過的緊急物資計劃，由計劃人員提交給采購人員進行采購過程的補錄處理。

4 庫存管理風險管控點

庫存管理為生產物資收貨、項目物資收貨、固定資產收獲、低值易耗品收貨、服務驗收確認、生產物資領料、項目物資領料、低值易耗品領料、可利用物資領料、剩余物資退料、供應商退貨、公司內庫存調撥、公司內設備或物資調撥、公司間庫存調撥、庫存盤點、庫存物資報廢、庫存減值處理、廢舊物資入庫、廢舊物資處置、修舊利廢、寄售物資入庫、代管物資管理、聯儲共備管理、借還件管理、成品入庫、自制加工件入庫等。

庫存管理中的風險管控點為：（1）驗收物資入庫結果不準確；（2）需求部門超計劃領料；（3）倉庫管理人員誤操作其他庫房出入庫；（4）廢舊物資長期大量積壓不易保管；（5）領料單提報部門錯誤；（6）領料單提報的物資與實際需求不匹配；（7）領料單提報的物資與實際領料物資不匹配；（8）庫存物資長時間不領用；（9）可能存在提報之后長時間未領用的領料單占用庫存；（10）驗收部門未及時驗收或驗收后未及時通知倉庫部門入庫；（11）各子分公司未將閑置的設備或物資及時在系統內操作為閑置狀態；（12）到貨物資驗收及對驗收物資入庫不及時，未按相關標準驗收，過程流于形式；（13）寄售物資補庫不及時；（14）未充分考慮本單位物資需求；（15）出入庫手續辦理不及時；（16）賬實不符；（17）倉庫管理人員未及時做賬、保管失責；（18）由于技術改造、設備淘汰，導致部分庫存物資失去利用價值；（19）庫存儲備不合理；（20）廢舊物資長期積壓不易保管；（21）有毒有害、易燃易爆危險品等物資未及時妥善處理；（22）庫房現場管理貨位擺放不合理；（23）實際業務中存在調崗、輪崗、一人多崗的管理現狀；（24）權限管理人員難以判斷，盲目操作。

5 結束語

本文分析了某大型能源集團ERP物資管理模塊的業務流程標準化和過程風險管控點，通過風險管控點的智能識別與智慧監督，以提升集團一體化的物資風險管控能力。結果表明：

（1）集團ERP物資模塊的業務為主數據管理、需求計劃管理、采購管理、庫存管理。

（2）ERP中物資管理模塊的風險管控點為物資主數據、需求計劃、采購管理、庫存管理四方面的管控風險。

需求計劃中的風險管控點為需求計劃中可能包含已淘汰或已停產的物資；需求計劃提報的物資與實際需求不匹配；計劃信息提報不準確，相同計劃重復提報；計劃價不合理；需求計劃的需求日期未考慮采購周期，未考慮物資編碼申請周期，未按管理規定在截止日期前上報需求計劃，未在規定周期內審批采購申請。