Excel在財務與審計的應用

朱笑笑

摘要：Excel作為一種重要的辦公軟件，有著強化的表格數據處理和分析功能，在會計實務中發揮著重要的作用。本文首先介紹Excel具備的功能及其應用優勢，然后分別分析Excel在財務管理以及審計工作中的具體應用，最后就提高Excel在財務與審計的應用效果給出幾點建議，希望能為財務與審計工作人員提供一定的借鑒與參考。

關鍵詞：Excel; 財務管理; 審計; 應用

一、Excel在財務管理中的具體應用

Excel在財務管理中可應用于應收賬款、人員管理、固定資產折舊、全面預算管理、財務分析、成本核算等多個方面，能夠利用其多樣化的功能手段簡化財務管理流程，提高財務管理效率。下面將選擇以下三個方面進行說明：

（一）往來款項

往來款項主要包括應收賬款、其他應收款、應付賬款、其他應付款。以應收賬款為例，Excel應用于應收賬款主要包括應收賬款臺賬分析、賬齡分析等。

1.應收賬款臺賬分析

應收賬款臺賬屬于明細賬，按照客戶類別進行編制，利用Excel對其進行匯總，編制相應的應收賬款匯總表，利用Excel中的財務函數對賬款時間長短進行分析，以此為依據計提壞賬準備。如某高校在應用Excel進行收費管理時，首先將教學部門提供的學生注冊基礎表與財務部門在財務系統中導出的繳費數據匹配表按照特定的排列順序及分離標準進行分類匯總，將數據結果導入事先做好的表格模板內，利用MATCH以及INDEX函數將應收學費金額與實收學費金額進行比對，確保學費金額收取無誤。

2.應收賬款的賬齡分析

應收賬款的賬齡分析首先要應用VLOOKUP的近似匹配功能，在明細表中配置賬齡區間，利用TODAY（）函數計算逾期天數，根據特定的賬齡參數表，運用VLOOKUP函數的模糊查找功能，判斷實際賬齡。然后直接用逾期天數在數據透視表中創建組，生成賬齡區間。

（二）人員管理

Excel應用于人員管理主要包括工資管理表的創建、工資月末統計表的計算以及工資條的制定等方面。首先以創建工資管理表為例，需要對基本工資表、獎金、保險津貼以及個人所得稅進行分析統計，應用Excel中的VLOOKUP縱向查找函數以及COUNTIF統計函數選定數據計算區域，其次在表格中導入基本工資、獎金等數據，利用VLOOKUP縱向查找函數查找結果，可通過ROUND函數將結果四舍五入得到最終的實發工資。最后，應用VLOOKUP函數與COUNTIF函數以水平組形式返回，利用OFFSET函數制作工資條，并根據MOD函數精確計算工資條數據。

（三）固定資產折舊

在Excel表中進行固定資產折舊的計算時，根據固定資產折舊方式[2]的不同，通常會用到SNL、DB、DDB以及SYD四種折舊計算函數。SNL直線折舊函數每月折舊額相等，按一定的折舊率進行平均分攤;DB單倍余額遞減函數屬于加速計提折舊，按照固定折舊率與遞減資產面值的乘積得到每期折舊額;DDB雙倍余額遞減函數，與DB函數區別在于將DB函數中的最后一項第一年月份數換成了余額遞減速率;SYD合計年限函數是將固定資產原值與預計凈殘值作差再乘以年折舊率得到折舊額。利用Excel中的這些函數，能夠為企業或單位提供更多折舊計算的選擇方式，也能減輕財務工作負擔，減少計算失誤，從而提高財務工作的效率和質量。如某企業使用直線折舊法來計算固定資產折舊額的步驟如下：在選擇SLN函數后，將該固定資產的可增加收入B1=150萬元、增加付現成本B2=35萬元，所得稅率B3=25%分別輸入對應的數據表格中，然后在B4就會對應的輸入“SLN（B1，B2，B3）”，回車后得出相應的折舊額為28萬元，同理，若選擇DDB或者SYD函數，通過插入函數選項，填入對應的數據信息，也可自動計算出不同折舊方法下具體的折舊額。

二、Excel在審計工作中的具體應用

（一）編制審計工作底稿

在開展審計工作時，必然會產生不少審計工作底稿，如壞賬計算表、長期掛賬檢查、財務指標分析、固定資產折舊測算表等，而這些工作底稿的完成都是借助Excel軟件工具來實現。審計底稿的編制一般分為以下三個步驟：一是整理審計工作底稿材料，在Excel中設計相應的數據表格結構;二是填好表格基本信息，如標題、表頭、分類項目等，將單元格設置成寫保護模式，建立表格模板并存檔以被審計使用;三是調用表格模板輸入相應的審計數據，完成工作底稿。

（二）調整會計報表

在根據所建立的試算工作底稿進一步調整會計報表時，可借助Excel的數據鏈接功能，直接將試算工作底稿中的項目數據內容鏈接到財務會計報表相應的項目單元格中，既可以減輕審計人員的工作負擔，又可以避免人工操作失誤。其次，審計工作底稿的基本模板可以重復使用，因此大多數情況下，審計人員只需直接在Excel中打開試算工作底稿模板文件，在其中填入調整前與調整數據信息，就可以通過Excel的自動計算功能得出相應的調整后數據。通常系統出錯的概率較小，因此審計人員只需對比調整前后以及所調整數據的借貸方是否平衡、合計數是否相等以及是否滿足報表應有的邏輯關系即可。通過Excel的數據鏈接功能，能夠使企業在完成編制底稿的同時自動生成調整后的財務報表，既提高了審計工作效率，又確保了數據的一致性和準確性。

（三）進行分析性復核

在分析性復核過程中利用Excel軟件的強大數據處理功能，能夠幫助審計人員減少大量的重復抄寫與計算工作，保障數據傳遞過程中數據的準確性與完整性，提高數據的檢索與查詢速度，更直觀反映審計數據信息。利用Excel進行分析的復核步驟一般為：編制分析性復核審計工作底稿模板，結合被審單位實際情況填寫數據，自動生成分析性復核表格。如在審計一些賬務處理不夠規范，存在大量待處理應收賬款的企業或單位時，可在Excel中選擇一個存在借、貸、余額三方的標準會計平衡賬頁工作表模板，按照不同的客戶名稱，借方輸入應收賬款發生額，貸方輸入已收回賬款余額，通過這種方法了解到被審方單位借貸方的余額情況，從而得到相應的欠款金額，幫助被審單位在該數據表的基礎上進一步分析欠款分布情況，及時對相應企業采取有效的催款措施，降低壞賬風險隱患。

三、提高Excel在財務與審計的應用效果建議

首先，要加強財務人員的Excel能力培養，注重強化Excel工具運用能力，在數據輸入階段，財務人員要加深對數據結構與數據庫的基本理解，要熟悉常見的數據類型，要結合數據特點及信息處理需求合理地設計工作表數據結構;在數據處理階段，要在掌握常規數據處理方法的基礎上，學會運用數據篩選、模擬運算表、數據透視表以及數據分類匯總等多元化的數據處理工具;在數據輸出階段，不僅要選擇合適的數據輸入輸出方式以及表格形式，還要通過不同的函數公式，實現不同崗位人員特殊的信息需求。其次，要實現Excel與財務系統軟件的協同，通過制定規范化、統一化的數據標準，促進信息共享，保障財務數據信息傳遞過程中的安全性、高效性。要運用系統化的數據處理思想來設置工作簿，注重工作簿的分類和數據鏈接對象的設計，要綜合考慮好數據間的勾稽關系，實現不同財務信息數據的自動提取更新，聯通共享。最后，可通過Excel構建財務分析數據庫，通過基礎的數據字段整理以及Excel強大的數據挖掘分析工具，滿足多元化的財務信息分析需求，從而有效地彌補財務管理軟件或信息系統的財務分析功能不足的現狀，提高企事業單位的財務分析水平和財務管理質量。

四、結束語

綜上所述，利用Excel軟件開展財務與審計工作，不僅加快了企事業單位的信息化發展進程，提高了人員的工作能力水平和工作質量效率，也強化了管控和監督，保障了分析的全面性、決策的科學性，對促進企事業單位實現長久穩定的發展大有裨益！

參考文獻：

[1]劉浩博.Excel的功能及其在財務核算方面的應用研究[J].會計之友（中旬刊），2010 （10）：74-77.

[2]秦大頂.VLOOKUP函數在財務數據管理中的妙用[J].會計之友，2013 （03）：110-113.