試論如何強化汽車企業采購環節的內部控制

張馨月

摘要：采購業務是企業進行生產活動的首要環節，同時也是生產的準備階段以及運營資金循環的開始階段。采購業務直接涉及商品與現金的進出，關系到企業的生產和銷售計劃的實現。其運行復雜且環節多，若無法嚴格控制則會導致資金的支付或負債的增加，產生不必要的糾葛。對于汽車制造企業來說，采購業務是企業運營的關鍵環節，它關系到企業成本和利潤的高低。所以，加強其采購環節的內部控制，是降低經營成本、提高汽車企業效率的重要手段，也是增強競爭力的重要途徑。

關鍵詞：采購業務;汽車企業;企業運營;企業成本;內部控制

在企業的生存發展過程中，都必須保證重點環節的良好運行，對于汽車企業而言，采購環節是決定它能夠健康發展的關鍵要素，直接影響汽車企業所生產產品的質量，并且會對汽車企業的生產效率、經營成本產生影響，最終影響到企業在行業內的口碑和地位，影響汽車企業的競爭實力。因此，想要確保汽車企業長久、可持續發展，就要重視企業內部的采購工作，認真嚴格做好采購環節的內部控制，把好汽車企業的采購關，才能為汽車企業的長遠發展提供保障。鑒于此，筆者立足采購工作實踐，圍繞主題展開了探究論述。

一、汽車企業采購環節的內部控制現狀

（一）采購組織架構

汽車企業采購組織中涉及到的職能部門主要包括六個：（1）設計部門，該部門的主要任務是負責申請審批手續，包括新供應商申請審批，以及新增項目的申請審批，與此同時，設計部門的職責中還包括技術質量協議的起草工作、簽訂工作，除此以外，設計部門還負責為采購部門提供成品的相關技術資料，從而達到保證產品技術狀態的目的。最后，設計部門還要承擔新供應商的評選工作。（2）工藝部門負責的工作內容主要是兩部分。第一部分是為采購部門服務，為其提供物資采購中需要的技術資料;第二部分是新材料的檢驗工作。與此同時，還要負責供應商的選擇工作，以及對供應商進行評價、監督。（3）質量部門負責的工作內容包括三項，第一項是確定合格的供貨商名單，并且要對供貨商的評價資料存檔。第二項是到物資廠進行實地檢查、驗收，并要定期整理物資質量信息。第三項，要承擔新供貨商的審查工作，還有日常的監督管理工作。（4）采購部門，它是采購環節的核心點，負責的工作繁多且關鍵，包括制定汽車企業的采購計劃，以及負責采購合同簽訂工作，還包括采購合同的管理與分發;與此同時，還要與供貨商進行聯系溝通，保證供貨商能夠按時交貨;除上述工作內容外，還包括外購物資的取樣、送檢工作等等;對于采購中不合格的產品，采購部門還要負責辦理返修、退貨等相關流程手續。（5）財務部門，財務部門也是采購環節中的重要部門，承擔采購合同的談判工作，同時，還包括對采購合同中一些財務內容的評審。其中預算是財務部門工作中的重點，但是當前企業的財務部門，并沒有認識到預算工作的重要性，導致預算工作不夠嚴謹，缺乏實際的調查。此外，財務部門還負責合同費用的支付工作，并且要將發票進行報銷入賬。（6）法律部門，該部門主要負責與法律相關的工作，如評審采購合同，以及合同專用章的使用，此外還包括合同問題、法律糾紛問題的處理。

（二）信息系統的應用現狀

信息，在企業經營發展中有著舉足輕重的作用，汽車企業在管理和決策過程中，都需要以眾多信息為基礎。對于汽車企業而言，根據信息來源，信息可以分為兩種，第一種是內部信息，第二種是外部信息。顧名思義，內部信息就是從汽車企業內部得到的信息，包括從企業財務表現中的得到的信息以及從企業經營管理報告中得到的信息，抑或是從企業內刊中得到的信息，還可以從員工言論中獲得信息;外部信息即從企業外部獲得的信息，信息來源十分廣泛，例如汽車行業中，抑或是從市場調研中的獲取信息，還可以從網絡中搜集整理大量有效的信息。

在汽車企業的采購環節中，相關的財務信息至關重要，直接影響企業內部控制的效果。隨著經濟、科技的發展，我國已經進入互聯網+大數據時代，汽車企業作為傳統制造企業，在財務信息系統的建設、維護與管理工作中存在一定的滯后性，沒有認識到新時代背景下財務信息應用管理的主流趨勢，主要原因是企業管理理念陳舊，沒有認識到信息系統在采購環節內控工作中的重要作用。即使部分企業采用構建了信息系統，但是所應用的信息系統等級較低，并且是對企業其他經營管理信息的管理，對采購環節內控需要的信息應用不足。現代汽車企業應該在采購環節的內部控制中使用先進的信息管理系統，從而發揮出信息的最大作用。并且，通過信息系統可以有效的展開采購環節的內控工作，提高內控效率與質量。例如，企業可以借助虛擬專業網絡，以會計信息為基礎，構建ERP信息系統，實現信息共享。

二、汽車企業采購環節的內部控制問題

（一）采購設計問題

汽車企業采購涉及到的部門較為完善，但是從細節而言，財務部門采購環節流程依然存在諸多問題，部分流程設計不夠細致，此種情況不可避免的會造成采購環節內控中存在薄弱的情況。舉例而言，在采購伊始，因為缺乏合理的預算制定流程，導致財務部門在制定預算時，僅根據一些資料信息，以及供貨商提供的價格進行預算制定，則會導致預算不合理，甚至出現嚴重偏高的情況，造成企業采購資金的浪費，與此同時，財務在招投標工作中，對投標供貨商的選定中，其話語權較小，僅是為評選部門提供資金計算數據，并沒有實際的發言權，進而影響了財務在采購工作中實際作用的發揮，除此以外，在企業合同資金執行過程中，基本上扣除了財務在其中的職能，僅由法律部門進行監督，缺少財務部門的監督管理。除上述問題外，財務工作部門在審價過程中，單依靠紙質材料審核，并且在倉庫驗收時，也沒有相關負責部門的精心監督。更為嚴重的是，在付款工作中也存在問題，例如，財務部門僅根據供貨商提供的送貨單與發票付款，嚴謹性差，缺少與倉庫管理人員核實的工作步驟。上述內容，都是汽車企業采購環節內部控制工作中流程設計存在的問題，采購設計中存在的問題，即便一個細小環節存在問題，都會為徇私舞弊提供機會，進而影響到汽車企業采購工作的展開，造成汽車企業經營成本的上升，對汽車企業的發展帶來不利影響。

（二）運行層面的內控問題

企業與供貨商簽訂合同后，雙方需要根據合同履行責任，在合同的執行過程中，財務要做好資金計劃工作，但是當前企業財務工作中，在合同執行過程中，并沒有對合同資金的去向、使用情況進行跟蹤管理。汽車企業下的各個分廠、各部門，都需要制定物資需求計劃，也就是請購環節。但是在該環節中，汽車企業缺乏具有針對性、專業性的需求計劃制度，即缺少請購制度。汽車企業分廠或是部門，對自己需要的物資進行匯總，然后與企業的技術部門進行溝通，最后將需求計劃上交。但是在此環節中，只有企業實際的生產加工操作中，只有各分廠人員才是最清楚具體缺少哪些物資，財務人員并不了解實際情況，無法對信息真實性做出判斷，導致這一過程缺少監督、指導，物資需求計劃中是否存在企業生產中無需用到的材料也未可知，極為可能發生材料浪費的情況，甚至產生中飽私囊的問題。采購部門根據物資需求計劃進行采購，但是，實際購買物資的價格是否高于物資產品價值，以及購買的實際數量，除了采購人員也無人知曉，財務部門在辦公室僅從網絡中查詢當前物資的市場價格，無法確定物資購買價格是否合理，因此，為采購與供貨商兩者勾結提供了機會，造成企業財務損失，為汽車企業帶來財務危機，最終造成汽車企業形成大的經濟損失。

采購計劃設立包括兩部分，一是需求計劃，二是采購計劃。汽車企業采購計劃主要包括以下內容：首先，財務部門根據其他分廠和部門的物資需求制定一份需求計劃，同時要制定汽車企業的生產經營計劃，生產原料損耗限額等等，并且要結合所需物資的實際應用情況，精準估算出所要采購物資的計劃，更要根據汽車企業生產的實際情況，明確合理的物資采購時間，制定采購計劃。需要注意的是，采購計劃的制定，要經過財務部門的校對審核，再通過公司管理層審批。編制采購計劃中，要包括物資名稱，以及物資型號，還有物資規格，并且還需包括交付進度、價格、進度等，這些都需要財務部門進行管理控制。在采購期間，若是企業自身的生產計劃發生改變，則此時采購人員要在第一時間對采購計劃進行變更，并且交由相關財務負責人審批，如果變更真實、合理，并且不影響采購資金預算的情況下，可以審核通過，再由財務部門上交領導確認。

在汽車企業制定采購計劃過程中，恰恰忽略了采購部門依據分廠或是其他部門申請的環節，或是輕視了編制采購計劃的步驟，造成問題出現。此外，在采購計劃編制后，也缺少與相關部門或是負責人的溝通和協商，這對于采購部門而言，也是缺乏監督的表現，更為重要的是，采購計劃是否真實也無法保證。

（三）風險管控問題

汽車企業的風險管控意識較差，對于市場風險認識處于初級階段，并且在風險應對方面存在不足，進而導致汽車企業在物資采購當中忽視風險管控，缺乏風險控制機制，從而為采購過程中各類風險提供了生存空間。在汽車采購流程中，招投標工作是其中十分重要的構成部分，一種物資有多家供貨商供貨，采購人員要從眾多供應商中擇優錄取。供應商的選擇工作十分復雜，其中包含諸多風險。汽車企業在選擇確定供應商過程中，缺乏細致的評選標準，具體而言，財務部門在評選供貨商時，沒有要求供貨商提供企業自身的財務信息，進而無法對供貨商的供貨實力、供貨能力進行考察，對供貨商的評價也僅根據供貨商提供的資料進行，缺少實際的考察。

與此同時，汽車企業屬于生產制造類企業，日常的生產經營需要大量物資，所以企業采購物資的數量較多，汽車企業的物資采購資金金額巨大，導致企業面臨巨大的貸款支付風險。究其根本，導致這種風險存在的根本原因，是由于汽車企業財務審批制度不夠完善導致的?，F階段，汽車企業財務部門申請流程存在漏洞，一般情況下，由采購部門根據供貨商提供的供貨單向財務部申請，然后財務部門進行支付，但是沒有對供貨單與入庫單進行核對。除此以外，在付款環節，因為財務部門沒有將供貨單和支付申請上交給企業領導審核簽字，導致汽車企業面臨巨大的支付風險，容易為企業帶來經濟損失。

三、汽車企業采購環節的內部控制對策

（一）做好采購設計工作

首先，要提高汽車企業管理人員對內部控制的認識，認識到內部控制的重要性和必要性。汽車企業在采購流程中，采購設計流程容易出現問題，重要原因之一就是管理層的意識層面存在問題。預算是采購環節中的重要內容，預算過高則會造成企業資金浪費，預算過低則會影響采購物資質量，做好采購預算工作，是內控工作中不可忽視的重點舉措。鑒于此，想要完善汽車企業的內部控制，第一步要改變管理層人員意識。具體而言，可以聘請專業人士到公司進行講座，也可以組織企業管理人員進行比賽，除此以外，管理人員在日常工作當中，要注意關注企業的內部控制。

其次，要完善汽車企業采購環節內控制度。第一步，要健全整個汽車企業的財務內控流程，需要注意的是，采購環節的財務內控設計，要立足汽車企業的實際情況，并且要嚴格遵守汽車企業的規章制度，要將企業的經濟利潤放在重要位置，更為重要的是，要遵守相互牽制原則。具體而言，各項活動進行之前，要有其他部門或是人員許可，例如，采購活動開始之前，采購人員要向上級部門申請，得到批準后方可進行，這一過程中，需要有財務人員進行全程監督。滿足企業的經濟效益，就要遵守成本原則，具體而言，財務部門要對采購內控制度的實施所需要花費的成本進行計算，保證其能夠符合預期收益。第二步，采購人員要保證與汽車企業其他部門進行實時交流，保證溝通順暢，其目的是保證采購的物資與汽車企業的實際需求相符，避免出現資金浪費，影響汽車企業生產經營的情況發生，在這一環節中，財務部門要指派專人對雙方的交流進行全程陪同。第三步，要做好風險判斷，并且要充分發揮監督功能，具體而言，財務部門可以建立專門的監督小組，需要注意的是，要保證崗位分離，即財務工作人員不擔任其他職位，防止在采購環節中由于監督缺失而出現徇私舞弊、中飽私囊的情況，進而提高汽車企業的采購環節內控效果。

（二）運行層面的內控

完成采購設計工作后，企業的采購工作流程便進入到運行階段，在這一階段中，財務部門則要秉承嚴謹負責的工作態度，保證能夠在運行層面展開有效的管控。汽車企業的采購，其源頭是請購申請，鑒于此，財務部門要介入到請購申請工作流程中，例如，編制需求計劃時，財務人員要對編制人員填寫的物資規格、型號、數量進行登記記錄，作為后期采購物資審核的依據，避免出現由于溝通問題導致的錯買、數量有誤等問題，從而保證汽車企業的生產經營。當采購人員采購時，財務部門要派專人協同，在這一過程中對采購資金進行管控，保證采購實際資金與采購計劃、采購合同中的采購資金相符，此外，在采購合同運行過程中，要對每一項資金的使用進行查詢、核實、登記，相關的票據要做好存檔工作。

（三）風險管控

在采購流程中，汽車企業面臨的最大風險就是財務風險，因此要企業要重視對資金的風險管控，具體而言，對于汽車企業采購流程中遇到的貸款支付風險以及針對支付流程中存在的風險問題，首先，財務部門需要將物資入庫清單，還有供貨商的供貨單和供貨商提供的發票三者，財務部門對其進行核實，在審核過后，如果沒有問題，財務人員則要填寫付款申請單，然后由財務部門領導簽字，再由企業領導簽字，最后采購部門向財務部申請付款資金。收到申請的財務部門，要對采購部門提供的物資入庫清單，以及送貨單、發票等依據進行復核，如有模糊不清的地方，要由專人到倉庫進行核對，如果發現與付款合同的相悖，則要在第一時間拒絕付款，幫助汽車企業降低支付風險，保證汽車企業的財產安全。

四、結束語

綜上所述，汽車企業作為生產制造類企業，在日常的生產經營過程中，需要采購大量物資，采購環節是企業運營中的重點環節。汽車企業要重視采購環節內部控制，并且要結合企業自身的實際情況，從采購環節中存在的問題入手，從多個角度進行內部控制，提高相關人員素質，完善相關制度。只有這樣，才能保證采購流程順利進行，保證采購物資能夠滿足企業需求，減少資金浪費的情況，保證汽車企業健康發展。

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