對事業單位檔案信息資源共享問題的研究

史大貴

摘要：本文筆者結合個人從事檔案管理工作的實踐經驗與相關參考文獻，就目前事業單位檔案信息資源共享存在的相關問題展開粗淺的探討，并就如何提高事業單位檔案信息資源共享提出幾點個人建議，以期通過筆者的闡述能夠為促進事業單位檔案信息資源的深度開發與利用奠定有益的基礎。

關鍵詞：事業單位;檔案信息資源;共享

前言：

在現如今的檔案界檔案信息資源共享已經成為人們熱烈討論的重點話題，這不僅僅是因為推進檔案信息資源共享，有利于降低事業單位的檔案管理成本，更有利于提高事業單位的檔案信息利用效率，并且能夠更好的滿足人們對檔案信息資源的迫切需求。所以，做好事業單位檔案信息資源的共享則具有十分重要的現實意義。為此筆者即結合個人研究經驗與相關參考文獻，就事業單位檔案信息資源共享的相關問題展開粗淺的探討，以期促進事業單位檔案信息資源共享的可持續健康發展。

1.事業單位檔案信息資源共享存在的相關問題

第一，部分事業單位的檔案信息化手段相對落后。雖然現如今絕大多數的事業單位都已經引進了數字化技術，采取了電子檔案信息管理模式，但是受到傳統紙質檔案管理模式的影響，以至于部分事業單位尚未完全實現信息處理，僅僅只是利用計算機保存檔案信息，沒有使用專門的檔案管理軟件進行系統管理。同時，部分事業單位在檔案信息化管理過程中，其軟硬件設備相對較為落后，且更新不夠及時，也就大大的影響了事業單位檔案信息資源共享的順利實現。

第二，事業單位檔案管理開發的利用率相對較低。我國事業單位的檔案管理工作，因為長期處于部分條塊分割、地域分割的狀態，以至于想要對不同部門的檔案信息進行統一化的保管，進行全局性的統籌相對較為困難，也就進一步加大了對檔案信息資源的共享難度。并且因為檔案管理工作往往無法為事業單位產生直接的效益，所以很多事業單位對檔案管理工作也缺乏重視，導致事業單位的檔案管理工作處于被動的局面，而一些能為社會大眾或者單位團體帶來有效價值的檔案信息也就無法發揮出應有的作用，檔案信息資源的共享率勢必越來越低。

第三，事業單位檔案管理信息安全的保障不足。事業單位的部分檔案文獻中存在著一些機關秘密信息，一旦泄露出去會給事業單位乃至整個國家造成不可估計的巨大損失。所以，安全性始終都是檔案管理工作的首要重任。然而目前部分事業單位在信息化建設過程中，缺乏對信息資源的安全保密處理，并且對審批借閱環節把關不嚴，缺乏公開共享的檔案信息資料的審查程序，也就大大的加劇了檔案信息資源泄漏的可能性，也就給事業單位檔案信息資源共享的可持續發展帶來了巨大的阻礙。

第四，事業單位缺乏綜合型檔案管理人才。想要實現檔案信息資源的錄入、保存、搜索、分享就必須要依靠計算機。所以計算機可謂是檔案信息資源共享的重要載體。也正因如此，要想推動檔案信息資源共享的開發與利用，除了專業的檔案管理知識以外，還要具備計算機應用知識以及網絡信息技術。然而目前事業單位中從事檔案管理的人員并不全都是檔案管理專業，不僅專業知識缺乏，更是無法數量的運用計算機開展檔案信息化的相關工作，也就導致了事業單位檔案管理信息共享開展困難。

2.促進事業單位檔案信息資源共享的幾點建議

第一，加強事業單位檔案信息化的建設工作。檔案信息資源共享是依托于檔案管理信息化建設之上開發而來的。所以要想實現事業單位檔案信息資源共享，首先就應該做好事業單位檔案信息化建設工作。為此，事業單位應該引進符合自身發展需求的軟硬件設施，并利用掃描儀、計算機等現代信息技術，實現對圖片類、文字類等檔案信息的數據化信息保存。同時，利用創新檔案管理手段，與上下級及平級相關單位建立內部局域網，建設檔案信息資源共享平臺，實現與不同部門不同地區間的檔案信息資源共享，讓更多的人們能夠通過在線檔案信息的資訊與交流，使檔案信息資源真正活起來，通過信息資源共享更好的為大眾服務。

第二，強化事業單位檔案信息資源的統籌與規劃。事業單位檔案信息資源共享，其本身就是一項十分繁瑣的系統化工作，無論是從信息資源的整合，還是信息資源平臺的構建，再到信息資源的共享，都需要基于對檔案信息資源全局統籌規劃的前提下。所以要想推動事業單位檔案信息資源共享，就必須要構建一個統一領導，分級管理的事業單位檔案管理機制，組建具有國家權威的、能夠統籌全國檔案信息資源共享建設整體工作的領導機構，以扭轉事業單位在檔案管理上整體性差、條塊分割的局面。

第三，確保事業單位檔案信息資源共享的安全性。事業單位檔案信息資源共享必須要基于信息安全的前提下進行。所以事業單位必須要從硬件設備，管理制度，軟件技術等三個層面入手，強化檔案信息資源的安全性。在硬件設備上，事業單位要做好檔案室與信息存儲設施的安全防護等;在制度方面，事業單位內部應建立健全安全保密責任機制，簽訂安全保密責任書，并按照標準對應共享的檔案資料進行共享前的安全審查等;在軟件技術層面，應建立信息安全保護措施，引進數字加密技術，建立健全檔案信息網絡管理機制，加強對其傳輸運行中的監控管理等。

第四，提高事業單位檔案管理人員的綜合素質。事業單位要想推進檔案信息資源的整合共享，就必須要不斷提升檔案管理人員的專業能力與信息化素養。為此，事業單位對現有的檔案管理崗位人員，應當建立定期的培訓機制，進行系統的培訓，以適應檔案現代化共享發展的需要。并且還要引進熟練計算機技術，并具備檔案管理專業技能的綜合性人員。

結束語：

社會信息化的不斷演進，使得人們對檔案信息的獲取需求日益加深，為此要想滿足人們對信息的實際索求，就必須要加強檔案信息資源的共享，以此為基礎打破時間、空間等因素對檔案信息的桎梏。所以，事業單位在今后的檔案管理工作上，還要對檔案信息資源共享給予進一步的深化與探索，從而為大家提供更為優質的文獻資源，成為推動事業單位穩步發展的有效內在動力。

參考文獻：

[1]范日金.機關事業單位檔案信息資源共享的瓶頸及建議[J].辦公室業務.2016（14）

[2]唐燕紅.事業單位檔案信息資源共享存在問題及解決措施[J]智庫時代.2019（07）

[3]任延玲.檔案信息資源共享類型、方法、路徑及保障研究[J].蘭臺內外.2017（01）

[4]李芳芳.論檔案信息資源共享的實現[J].檔案管理.2012 （06）

[5]許秀英.對檔案信息資源共享的思考[J].才智.2016（32）