關(guān)于企業(yè)實施合同精益化管理的思考

賀香利（廣西新電力投資集團有限責任公司）

現(xiàn)代化市場經(jīng)濟環(huán)境下，經(jīng)濟合同作為企業(yè)對外開展經(jīng)濟活動的第一載體，合同風險成為企業(yè)各項風險的源頭，合同管理成為防范化解企業(yè)重大風險的第一道屏障，也是企業(yè)依法經(jīng)營、依法治企的重要體現(xiàn)。因此，做好經(jīng)濟合同簽訂前的各項審核、合同履約過程中的實時監(jiān)督以及合同糾紛的及時處理，有效保證經(jīng)濟合同依法簽定、依法履行、依法維權(quán)，是所有企業(yè)都必須重視的研究課題。

■ 制度打造合同全過程管理閉環(huán)圈

通常，合同管理涉及的主要流程有：合同簽訂的審查、合同履行中的監(jiān)督、合同糾紛的處理等，通過修訂合同管理制度，一是明確建立合同全過程管理，確定合同的簽訂、履行以合同承辦部門為流轉(zhuǎn)中心，實行合同承辦部門負責與合同審查部門把關(guān)相結(jié)合的原則；二是借助信息化手段將合同的起草、審查、審批等流程通過統(tǒng)一的合同管理信息系統(tǒng)進行信息化管理；三是對合同全過程中涉及的各相關(guān)部門職責進行劃分，并設(shè)置相關(guān)考核指標對各部門履職情況進行考核。

（一）合同全過程管理流程劃分

合同全過程管理涵蓋合同承辦人資質(zhì)管理、采購文件法律審核、合同標準文本管理、合同審查及簽署管理、合同糾紛管理、合同變更、終止及解除管理、合同統(tǒng)計分析、合同管理評價等內(nèi)容，按照合同的生命周期可分為合同簽訂前、簽訂、履行及履行后四個階段。

合同簽訂前：主要是合同承辦部門完成招標文件、非招標采購文件合同條款的合法性審查；調(diào)查核實合同其他各方的相關(guān)資信情況和履約能力，主要包括：營業(yè)執(zhí)照及其有效性、商業(yè)信譽及近期經(jīng)營業(yè)績情況、承擔該合同業(yè)務(wù)必須具備的其它資質(zhì)條件等；審查對方承辦人員的資格，主要是法定代表人身份證明書以及授權(quán)委托書等；通過招投標等法律法規(guī)允許的方式確定合同對方當事人。

合同簽訂：主要是承辦部門起草合同并與對方商定合同條款內(nèi)容，發(fā)起合同審查流程，相關(guān)部門根據(jù)審查職責、權(quán)限進行審查、審批，簽署合同。

合同履約：合同承辦部門負責履約監(jiān)督，督促合同對方當事人全面、及時履行合同，法律部門組織開展履約檢查，及時提出法律意見；變更或解除合同，須履行法定或約定的程序；發(fā)生合同糾紛時，合同承辦部門應(yīng)盡快收集相關(guān)證據(jù)，及時聯(lián)合法律部門進行處理。

合同履約后管理：主要是指合同承辦部門及時將相關(guān)的資料提交檔案部門歸檔，法律部門進行合同統(tǒng)計分析報告，總結(jié)合同管理中存在的問題，提出解決措施或建議；并組織制定完善履約評價標準，合同履行部門在合同履行完畢后對履約情況進行評價。

（二）合同管理各部門責任

1.法律部門

作為合同的歸口管理部門，負責制定合同管理制度和相關(guān)標準，審查合同條款、牽頭辦理合同糾紛的仲裁、訴訟等法律事務(wù)工作，參與合同糾紛的協(xié)調(diào)、處理等。

2.合同承辦部門

根據(jù)工作和業(yè)務(wù)需要，負責合同立項、談判、起草、簽訂、履行。具體負責內(nèi)容有：簽約前對合同其他各方資信調(diào)查，并審查對方是否一般納稅人；合同立項、談判、起草、會簽、履行、歸檔全過程負責；提供合同的訂立依據(jù)；審查合同的經(jīng)濟性、可行性、項目合法性及價款的合理性；審查合同實質(zhì)性條款是否與招標文件一致；是否存在倒簽；合同糾紛處理；建立合同檔案及臺賬，填報合同履行情況；收集保管合同相關(guān)資料；參與合同標準文本的修編等等。

3.合同審查部門

按照各部門工作重點對合同相關(guān)內(nèi)容進行審查。各部門審查重點為：

財務(wù)部門：合同相關(guān)條款是否符合國家財經(jīng)、稅務(wù)法規(guī)以及公司財務(wù)規(guī)定；資金來源是否納入預(yù)算；支付條款是否合規(guī)合理，金額大小寫是否準確規(guī)范一致；擔保事項是否符合國家及公司有關(guān)規(guī)定等內(nèi)容。

招投標管理部門：合同簽訂依據(jù)是否合規(guī)；合同簽約對象及采購范圍等是否與招標或非招標采購結(jié)果一致；審查合同履行期限是否合理，是否存在倒簽合同的情形等內(nèi)容。

法律部門：合同條款是否完備、合法，合同風險是否可控等內(nèi)容。

建設(shè)部門、科技部門等可根據(jù)專業(yè)重點對相關(guān)合同進行審查。

（三）合同分類分級管理

合同分類：按照合同標的類型，將合同分為工程合同、服務(wù)合同、買賣合同等大類，并進一步細分為若干小類。

合同分級：按照合同類別及合同金額大小將合同分為重大合同與非重大合同，重大合同必須由法定代表人進行審批簽署，非重大合同根據(jù)金額授權(quán)分管領(lǐng)導(dǎo)或者部門負責人進行審批簽署。

■ 信息化手段助力合同流程、合同文本標準化

（一）建設(shè)合同審批系統(tǒng)，提高合同審批效率

與公司辦公系統(tǒng)集成開發(fā)合同審批系統(tǒng)，按照合同基本信息，合同分類與金額等自動識別、分配審批流程，實現(xiàn)合同審批流程化、自動化，從而減少、杜絕合同線下審批，降低合同審批過程中的倒簽、手簽等風險。

（二）建立合同標準文本庫，防范合同法律風險

對于公司主營業(yè)務(wù)所涉及的各類合同，將必備、通用條款進行固定，僅保留部分需雙方約定的內(nèi)容留空，形成合同標準文本，并不斷完善更新，滾動修編，建立起文本庫。合同經(jīng)辦人在起草合同時只需選擇適用的合同標準文本類別，將雙方約定的內(nèi)容進行填空即可，加強合同標準文本使用，可從根源上降低因合同條款不合法、內(nèi)容不完備而帶來的法律風險。

■ 提升合同經(jīng)辦人員素質(zhì)，同時利用好外部各種力量

（1）提升合同經(jīng)辦人員素質(zhì)。通過加強合同承辦人、審查人的培訓(xùn)指導(dǎo)，嚴格落實合同承辦主體責任；對簽訂及履行過程中反復(fù)出現(xiàn)同類問題的合同承辦人及承辦部門進行培訓(xùn)、通報及考核，倒逼合同審查水平提升。

（2）充分利用好公司法律顧問等各種力量，尤其是使用對方提供的合同版本，必須經(jīng)過公司外部法律顧問、律師等專業(yè)人員對合同內(nèi)容進行指導(dǎo)把關(guān)，多渠道提升合同管理水平。

■ 以關(guān)鍵指標考核為抓手，倒逼合同管理水平提升

（一）以關(guān)鍵指標為抓手，量化合同管理成效

通過合同簽訂及時率、合同標準文本使用率以及合同倒簽率等關(guān)鍵指標入手，切實改變公司合同簽訂不及時，隨意性強的狀況；強化推廣使用合同標準文本，彌補合同簽訂管理短板。

（二）強化監(jiān)督考核，倒逼管理提升

不定期開展合同專項檢查，并結(jié)合審計、巡視巡察發(fā)現(xiàn)問題，下發(fā)整改意見，以問題為導(dǎo)向，倒逼合同管理水平提升。加強履約問題抽查，下發(fā)履約風險提示，落實合同承辦部門履約責任，規(guī)范履約行為。加強合同變更管理，重點防控合同變更法律風險。

經(jīng)過一段時間的運行，公司合同管理的成果顯著，合同全部實現(xiàn)線上流轉(zhuǎn)審批，合同審批效率提高，倒簽數(shù)量大大減少，由于合同標準文本的推廣使用，因合同條款不完備而引發(fā)的合同糾紛數(shù)量顯著減少。總體來說，公司合同精益化管理的措施是有效的，對其他企業(yè)合同管理有著一定的指導(dǎo)意義，但是在實際執(zhí)行過程中也要注意各自的實際情況，不能完全照搬，主要應(yīng)考慮以下因素的影響：一是制度貫徹程度。體系完備只是成功的前提，關(guān)鍵還在于人員對于制度的理解、吸收程度。二是合同標準文本的使用受制于企業(yè)在經(jīng)濟市場中地位和議價能力，如業(yè)主單位推廣使用標準文本容易，施工單位則較為困難；大多數(shù)企業(yè)對銀行貸款合同、移動通信合同、電力營銷合同等無修改及議價權(quán)限。