信息社會角度談企業辦公室文書管理工作改革

陳莉玲

（國網四川省電力公司布拖縣供電分公司，四川布拖 616350）

0 引言

隨著市場環境的變化，越來越多企業內部的辦公室文書管理模式逐步采取不同的創新策略，將信息化管理技術融入管理模式中。我國大多數的企業目前都還處于發展和轉型階段，如果企業要想在激烈的市場競爭環境下保持長期穩定發展，就要做好企業的內部的辦公室文書管理工作。在管理措施落實的過程中，要明確企業的經營辦公室文書管理職能，保證企業的可持續發展，推動企業的生產效率。但是就現階段而言，在經濟和科技快速發展的新形勢下，我國企業的辦公室文書管理方式還存在許多的問題。企業要想在市場上有一席之地，就要根據自身發展需要，提高企業辦公室文書管理的質量與水平，將創新管理模式落到實處，確保有效促進企業發展，充分保障企業的經濟效益。目前我國已經進入5G 時代，網絡技術也已經相當成熟，我國社會的生產方式也在逐漸的向信息化經濟建設模式轉變，是未來的發展方向。為了順應現代化建設的趨勢，政府與企業必須抓緊由傳統落后的管理體系向信息化新型高效管理模式轉型。信息化技術對于企業內部的辦公效率和文書資料管理有著極高的優勢，尤其在是企業辦公室文書檔案管理的工作中，利用網絡信息交流的便利性，可以有效解決信息數量爆炸式增長背景下的資料管理困難的問題。融合信息化技術的辦公室文書管理措施，能夠保證辦公資料和信息的安全性，在對信息調取時也方便了不少，減輕管理人員的工作壓力，為后續辦公室文書信息的使用與分析也打下堅實的基礎。本文將詳細分析現階段企業辦公室文書檔案管理工作的弊端及存在的各方面問題，根據實際情況，有針對性地從信息化社會角度提出管理的優化與創新措施，保證企業在過渡轉型時期穩定的發展。

1 企業辦公室文書檔案管理現狀

1.1 信息化管理的重要意義

企業內部辦公室檔案信息管理質量是企業發展的關鍵。企業經營管理包括企業發展的總體規劃，企業的社會經濟活動的基礎和企業所要完成的重大事件，從客觀上印證企業文書檔案管理的重要性。因此，企業內部在進行管理時，相關的部門必須充分發揮其職能作用。在我國信息化建設新形勢下，企業內部辦公室文書檔案信息管理要突出其導向功能，保證企業職工的根本利益，提升企業的向心力和凝聚力。過去傳統的辦公室文書檔案管理工作存在種種弊端，信息化的管理體系可以針對傳統模式中的問題進行優化和改善，但是信息化技術也并不是完美無缺的，其自身還有很多的優化空間。如今企業的辦公室文書信息管理工作現在可以通過線上的方式進行，而且辦公室文書信息在調取的過程中，每一環節都可以通過信息化的數據清晰地呈現在管理人員眼前，充分體現互聯網信息化的便利性，一旦某個環節出現問題或錯誤，不僅能夠一目了然的返現，而且錯誒信息的反饋也是非常高效的，這全部都要得力于互聯網的高速傳播性，同時辦公室文書信息的安全性將得到質的提高，相比過去的檔案管理，提高信息管理的透明度，有利于維持企業內部公平競爭的工作環境。

1.2 現階段信息管理模式不完善

目前很多企業的檔案信息管理系統仍舊不夠完善。電子文書信息管理涉及的技術還不夠成熟，不利于辦公室檔案信息統計與管理工作穩定的實施。現階段造成系統不完善的主要原因是相關的系統程序設計技術人員的水平不夠，同時也沒有在對企業內部實際工作情況進行全面的考察，缺乏事實的基礎，導致設計的管理方案與系統不能很好地符合企業內部生產與工作的實際情況。另一方面，管理人員在對信息進行操作時，由于對新技術新系統掌握還不夠熟練，也很容易出現失誤，如果系統的自我修正功能不夠強大的話，就會導致操作上的錯誤逐漸被放大，最終造成不必要的經濟損失。在當前階段，很多企業內部關于人力資源的檔案管理制度都存在嚴重的缺陷，管理手段存在很大的局限性，不利于營造企業內部良好的工作的環境。阻礙人才進步和發展，也是影響企業自身穩定發展的不利因素。在當前很多的企業部門不能根據公司的實際情況對工作人員進行統籌安排，檔案信息管理效率低下，會使降低企業員工的工作積極性，工作環境越來越不和諧，人力資源管理水平不高必將會導致企業市場效益的降低，因此高效的人力資源文書信息管理對于企業來說是十分重要的。

1.3 管理措施缺乏實用性

企業內部的辦公室文書信息管理包括人力資源管理、財務管理、工作績效管理、客戶信息管理等方面，這些方面都是推動企業未來的發展的重要組成部分。但是目前我國大部分的企業卻對信息化管理缺乏足夠的重視，辦公室文書管理的結構分布十分不合理，而且監督體制也不完善，無法保證新的管理制度能夠嚴格落實，使得信息化辦公室文書管理工作缺乏實用性。從管理系統結構分布和職能劃分的角度來看，目前大多數的企業的信息化辦公室文書管理部門中人員的崗位與職能劃分不明確，不能根據工作人員的實際情況對其職位進行合理的分類，缺乏專門的管理制度。如果不能很好地明確崗位職責劃分的界限，在出現工作上的失誤和問題時，很難進行合理的責任追究。在系統操作出現失誤時，很容易出現互相推脫責任的現象。為了將信息化技術有效融入文書檔案管理模式中，人才的支持是必不可少的，但是很多供電企業對于人才的培養也不夠重視，長期以往，一定會對企業的經濟效益和成本管理造成嚴重的損害。

2 企業辦公室文書檔案管理優化措施

2.1 智能化網絡管理模式

為了提高信息化技術在企業內部辦公室文書管理體系中的適用性，可以結合網絡的平臺進行信息的管理，同時利用智能算法技術，提高計算機對文檔的識別度。企業可以建立辦公室文書線上信息管理平臺，線上信息管理平臺能夠有效減少復雜度。通過線上的社區平臺，辦公室文書管理流程中的每一環節都可以通過線上平臺清晰反映在監管人員眼前，充分發揮網絡信息交流的便利性和可靠性。線上的辦公室文書信息管理系統自動對信息進行分類，根據信息價值的不同設置分級保護策略，越是重要信息越是敏感，出現數據異常時，不僅能夠及時進行通知，而且能夠將錯誤的信息數據快速的反饋給管理人員，便于查證。為了防止信息泄露事件的發生，極大提高數據信息管理的安全性。如果線上平臺的使用人員在線上查詢自己的信息時有疑問或者相關的工作人員對線上信息管理操作方式有意見或建議，都可以通過線上平臺進行反饋，能夠有效減少企業辦公室文書管理過程中出現的種種矛盾，提高使用者對線上營銷信息管理平臺的滿意度。

2.2 檢索系統人性化

為了保證操作人員與計算機進行交互時的效率，對于辦公室文書信息管理平臺的UI 界面設計必須要注重人性化。在追求功能完善的同時盡可能簡化操作界面，其中最重要的就是檢索系統。檢索算法要不斷優化，避免搜索關鍵詞時查找不到相關信息的情況。檢索系統也要設定查詢權限等級，保證相關人員辦公室文書信息的完整性和安全性。檢索系統要做到非常方便地搜索到相應的檔案，還要保證順利歸檔。為了保證后續工作順利進行，要對計算機系統進行設置以適應企業內部實際情況。在進行檔案儲存的工作時，要詳細記錄檔案的信息并進行科學的分類，方便以后工作需要時能夠快速查到所需的資料。計算機服務器儲存的容量是有限的，為了提高檔案的價值和管理的效率，要對已經失效或沒有價值的文檔定期進行清理，及時釋放儲存空間，合理分配辦公室資源。在清理的過程中，要做好檔案的篩選工作，避免與其他文檔混淆，導致刪除有用的文檔。定期清理垃圾文件能夠提高企業辦公室文書管理過程中有限資源的利用率。

2.3 辦公室文書管理統籌兼顧

企業自身的發展必須要與市場經濟轉型相呼應，得益于網絡信息技術的發展，生產的模式早已經擺脫傳統束縛，企業的業務范圍也更加廣泛。為了滿足市場多元化的需求，企業內部檔案信息管理必須要做到統籌兼顧。對于管理工作的規范化和標準化提出高要求，并且要嚴格把關。辦公室文書檔案管理工作對于相關人員專業知識素養有著極高的要求管理方案和措施要滿足企業各個部門的要求，不能偏向一方，要保證資源的合理分配，為后續信息化管理工作排除潛在的隱患。

3 結論

綜上所述，本文已經從信息化技術的角度對企業的辦公室文書檔案管理現狀以及優化措施進行了詳細的闡述，提出了創新改革辦法，切實的保障了企業的可持續發展。