淺析上海市房地產專業檔案利用的現狀

文/陳玉桃

一、上海市房地產專業檔案的種類

按照房地產行業內各專業的劃分，房地產專業檔案可細分為住房保障、房屋征收(拆遷)、房屋權屬、物業管理等門類。

（一）住房保障檔案

住房保障檔案是指在全市市、區兩級住房保障管理工作中形成的或者依法取得的、具有保存價值的文字、圖標、聲像等不同形式的歷史記錄。

住房保障檔案可進一步細分為住房保障對象檔案與住房保障房源檔案。住房保障對象檔案指正在輪候與已獲得住房保障的住房困難家庭或者個人的檔案材料，按照“一戶一檔”的原則歸檔，包括申請材料、審核材料、實施保障材料、動態管理材料；住房保障房源檔案指已分配使用的保障性住房的檔案材料，按照“一套一檔”的原則歸檔，包括基本情況材料與使用保管情況材料。

這些檔案是住房保障制度實施過程的真實記錄，是住房保障政策制定的重要參考，是各類檢查、考核、審計的客觀依據，是滿足住房保障事業與人民群眾基本需求的重要檔案資源。

（二）房屋征收（拆遷）檔案

房屋征收（拆遷）檔案是指房屋征收（拆遷）部門在組織實施其管理的區域范圍內國有和集體土地上房屋征收（拆遷）與補償工作中直接形成的、具有保存價值的文字、圖表、聲像、實物、電子文件等各種形式與載體的歷史記錄。目前，隨著城鎮化進程的不斷加快，拆遷檔案日益增加，同時，上海市民對拆遷檔案的利用需求量也在大幅度增長。

（三）房屋權屬檔案

房屋權屬檔案是指因房屋買賣、抵押、產權屬登記、貸款而發生的權屬轉移、變更，以及房屋土地測繪部門調查測繪等活動中直接形成的有價值的文字、圖表、聲像等材料。房屋權屬檔案關乎城市千家萬戶。房屋權屬檔案的查閱利用始終在房地產專業檔案利用中占據著主要的位置。

（四）物業管理檔案

物業管理檔案是指物業管理機構在物業管理的全部活動中形成的作為原始記錄保存以備查考的文字、圖像、聲像以及其他各種形式與載體的文件材料的總和，如物業招投標、物業公司資質、物業人員資質等材料。

此外，房管專業檔案還包括房屋修繕、優秀歷史建筑保護、住宅建設管理等許多重要的內容。隨著房管行業工作內容的不斷拓展與細化，一些已有的專業檔案還將進一步細分，從而形成新的專業檔案種類。

二、房地產專業檔案管理利用的現狀

上海市與所屬16個區的房管部門是房地產檔案日常管理的責任主體，按照全國人大、國家與上海市檔案主管部門出臺的檔案工作管理的法律法規與規范要求，在各自負責區域范圍內開展檔案的收集、整理、保管與利用。然而，目前上海市、區兩級房管檔案機構的設置不盡相同，管理體制與工作機制也存在差異。

根據房管部門的相關檔案查閱利用規定，許多市民拿著相關證件到市級房管部門申請查閱管理文件與信息尤其是房屋產權信息時，由于房屋原始登記地不在市級層面，查閱會遇到困難，市民常常由于走錯“辦事地方”而“吃到閉門羹”，會因此責怪房管檔案部門“不作為”，久而久之易形成一定的社會矛盾。

事實上，市民在房地產檔案查閱過程中遇到問題，除市民自身對有關的管理程序與制度不甚了解的因素外，還可能存在一些其他因素。例如，管理機構改革使原有的責任主體變得不明確。歷史上，上海市房產管理部門經歷了多次機構改革，1995年市房產管理局和市土地管理局合并成立市房屋土地管理局，2000年與市地礦局合并成立市房屋土地資源管理局，2003年與市住宅局合并，2008年機構改革拆二建二，組建市住房保障和房屋管理局，2015年委、局合并，組建上海市住房和城鄉建設管理委員會，2017年6月設立上海市房屋管理局。前前后后的多次機構改革，使機構部分職能不斷調整，客觀上對檔案查閱與檔案利用產生了諸多不利的影響。職能變更，檔案利用的主體責任機構不明確，使老百姓利用檔案到處“碰壁”，而房產檔案管理部門“啞巴吃黃連，有苦說不出”。此外，部分檔案利用缺乏明確指引與解釋，也使檔案管理部門在面對老百姓的查閱利用申請時不知所措。

三、加強房地產專業檔案利用管理的建議

黨中央和國務院始終高度關心廣大人民群眾的生活，始終堅持以民為本的理念，始終堅持將為廣大人民群眾謀實事、辦好事作為各級政府的工作目標。以民為本，為民謀福利，始終是黨和各級政府工作的目標。新公共服務理論提倡以公民為本位的政府運作模式。新公共服務強調“公民優先”，重點指出政府部門的職責是服務而非掌舵。提升檔案利用管理服務水平與效率，是目前上海市房地產檔案管理工作的重中之重。

（一）加強領導，強化制度保障

檔案管理就其基本性質與主要作用而言，是一項政治性的工作、管理性的工作、服務性的工作。全市市、區兩級房管檔案部門要堅持“為黨管檔，為國守史”的理念，增強檔案的服務功能，既要堅持統一領導、分級管理原則，也要健全制度保障，明確目標管理。

責任問題并不簡單，無論是責任的表現形式與行為標準，還是承擔責任的途徑，都較為復雜。責任同樣不是一個單向度的問題，公共行政的責任有著廣泛的含義，包含政治責任、法律責任、道德責任。檔案難以利用的問題，要從源頭予以解決。在房地產檔案管理中，應加強市、區兩級房管行政管理部門與檔案專業管理部門的協同領導，落實行政管理部門、檔案專業管理部門與房地產專業管理機構各方的責任，在機構組織上明確檔案管理各項工作主體，做好檔案收集與移交工作，強化檔案管理部門工作，深化專業檔案的各項利用工作，做好宣傳工作，讓老百姓能及時利用相關信息。

同時，為保障房地產專業檔案工作的開展，還應進一步建立與健全相關制度，以制度建設推進檔案管理工作的規范化、精細化。針對住房保障檔案、房屋征收檔案、交易檔案等各類房產檔案的整理工作，應修訂相應的制度，使文件材料在收集、整理、移交、歸檔等方面有據可依，明確各歸檔部門的職責所在，使歸檔工作更趨規范。在修訂制度的同時，應加強執法檢查，真正發揮制度的作用。

（二）形成成熟管理模式，建立統一管理平臺

進行檔案管理工作，要集中統一管理國家檔案，維護檔案的完整與安全，使檔案便于利用。客觀而言，從上海市房地產檔案管理現狀來看，目前上海市房地產檔案整理水平參差不齊，檔案部門的設置與人員的配置缺乏統一性與系統性，管理模式也不夠穩定。為了進一步推進全市范圍內房地產專業檔案的利用管理，從長遠計，應結合目前上海市政府打造的“一網通辦”、“一網統管”的大數據集約化利用情況，形成市、區統一的管理模式，優化各區人員配置，形成相對穩定的管理模式，實現對各級房管檔案部門各類檔案資源的全面統一管理與利用。在當前情況下，盡管各區房管檔案部門機構組織不一致，但還是可以在優化人員配置上下功夫，突出強調專人專崗設置，加強檔案人員素質，加強業務培養，體現人的能動性，以期形成相對統一成熟的房地產專業檔案管理模式。同時，為了提升全市房地產專業檔案的管理利用水平，還要從技術上進一步規范房地產專業檔案整理加工工作。借鑒新公共管理理論提出的公共管理主題多元化的觀念，把原先政府壟斷公共服務的提供與生產轉變為政府提供制度安排與運行規則，其他社會力量，主要是企業，通過競爭以獲取公共服務的生產任務，從而提高公共服務的質量與效率。對于上海市的房地產檔案整理過程而言，可以采用服務外包的模式，強化服務外包公司的質量評價，建立健全外包服務公司“紅名單”，從模式上進一步完善檔案管理工作。

房地產專業檔案的管理與利用既是上海城市發展、市民生活的真實記錄，也為加強房地產行業的監管提供了第一手真實材料。