企業費用預算管理的困境及對策探討

劉敏

摘要：費用預算是企業全面預算管理的重要組成部分，是企業費用管理的重要工具，在一定程度上提高了企業的資本運營效率，為企業的長遠發展和進步奠定了良好的基礎。現階段已經在企業中廣泛應用，但各企業對費用預算的運用嚴謹程度不一，在費用預算管理與控制過程中仍存在一些困境，一定程度上影響了企業開展費用預算管理與控制的效率。本文以A企業為例，分別對費用預算管理全流程中遇到的問題提出建議包括：在預算編制過程中，對于業務規劃不完善的問題，提出要完善業務計劃的建議;在預算執行過程中，對于預算執行流程間關聯程度低的問題，提出通過統一編碼的形式建立預算執行流程間的關聯與控制的建議;對于預算核減滯后且波動性大的問題，提出建立由同一部門同一人員管理的合同登記系統或臺賬，依據合同周期分攤計提費用的建議;對于日常管理類零星費用監管難度大的問題，提出建立月度標準額度控制的建議;對于預算控制方案不完善的問題，提出將控制方案調整為季度控制可調整并明確調整規則的建議;在預算考核過程中，對于預算考核標準單一的問題，提出加入利潤考核指標的建議;對于未考慮不可控因素的問題，提出在預算考核時將不可控因素剔除預算考核范圍的建議。

關鍵詞：費用預算管理;困境;對策;不均衡;波動性

一、企業費用預算管理的意義

（一）為預測未來經營狀況提供強有力的支持

費用預算管理的編制、審批、執行、考核過程是企業戰略目標分解、實施、控制和實現的過程。通過開展費用預算管理工作，可以提前明確并量化企業的經營目標，可以預估企業未來費用狀況，為企業預估未來經營狀況提供依據。

（二）有助于提高預算主體部門及員工節約費用的意識

通過開展費用預算管理工作，可以加深預算主體部門及員工對經營目標的理解與認同。有助于將企業與員工擰成一股繩，為實現企業價值共同努力。通過開展費用預算管理工作，可以引導預算主體部門及員工在預算內盡可能低投入的開展業務活動。有助于培養員工節約費用的觀念，提高員工節約費用的積極性。

（三）有助于高效配置企業資源

通過開展費用預算管理工作，可以使企業明確各預算主體的資源需求狀況，有助于企業進行資源配置。費用預算管理科學、合理地執行，有助于提高企業的資源配置效率，從而達到費用合理支出的目的。

（四）有助于豐富和完善企業的績效考核體系

通過開展費用預算管理工作，可以產出預算執行情況數據。將預算執行情況納入考核體系，豐富和完善了企業的績效考核體系。有助于明確預算主體部門和員工的費用控制責任，有助于提升員工合理規劃費用支出的意識，有助于提高企業與員工的目標一致性。

二、A企業費用預算存在的問題

A企業費用預算管理以年度為周期通過預算編制、預算執行、預算考核三個流程進行預算管理。預算管理框架體系已搭建完畢，但仍存在一些管理漏洞。預算資源分配不均衡，預算使用波動性大，存在預算資源占而不用或者浪費的現象，未將資源落到實處，降低了企業資本的運營效率。具體闡述如下：

（一）預算編制方面

業務計劃不完善，從整體權衡容易導致預算資源分配不均衡。完善的業務計劃，可以為預算數據提供強有力的支持，便于企業進行預算資源分配，便于企業資源用到實處，利于企業發展。A企業業務計劃不完善，從整體權衡容易導致預算資源分配不均衡。

A企業預算編制流程為預算主體提報，預算監管部門審批。預算主體根據業務需要主要采用增量預算、零基預算兩種預算編制方法編制預算。預算主體在報送時對增量部分寫出相應說明。預算監管部門依據增量預算數據說明，依據預算收入扣除預算成本扣除預算利潤倒推的預算費用數據審批預算。此種審批方式，主要是鑒于部分預算費用并無明確的業務計劃支持，預算審批則只能從總體上權衡費用預算是否符合企業整體的業務目標。預算監管部門對各單項費用是否合適，是否符合業務實質無法權衡與監管，只能依賴業務部門自身業務判斷。但業務部門尤其是職能部門，一般只考慮自身業務需求，對投入產出比的管理不夠重視。這種從整體上管控預算，難免會導致預算資源分配不均衡，一定程度上造成資源的浪費。

（二）預算執行方面

A企業預算執行需經過費用申請、合同簽批、費用核銷三個流程，流程相對完整，但仍存在一些問題。具體闡述如下：

1. 預算執行流程間關聯度低

預算執行流程間關聯度低將不利于產出有效的預算執行情況數據，不利于企業進行產出比分析。A企業預算執行流程間關聯度低，同一項目暫不能產出完整有效的預算使用數據。比如，同一項目分多次申請，同一申請簽多個合同，同一合同分多次報銷，整個流程沒有實現一體化的關聯對應，未進行統籌歸集，無法產出同一項目的費用投入情況數據。此種“一鍋粥”的狀態，不能有效核定同一項目的預算使用狀況，不能為后期類似項目提供有效參考依據，影響資源分配決策。

2. 費用預算核減滯后且波動性大

費用預算的前置性，即可提前預測企業的資源使用情況，對于企業預測未來經營情況提供強有力的數據支持。費用預算支出的平穩性，尤其是常規費用的平穩性，可以突出重點波動事項，便于專項分析。如常規性費用波動性很大，且與特殊性事項造成的波動性融合在一起，預算使用將亂作一團，無法產出有效資源使用情況數據，無法為企業經營情況分析提供強有力數據支持，更無法預測未來資源使用情況，無法預測未來經營情況，不利于預算價值的體現。

A企業預算核減方式分為憑發票報銷方式核減預算和費用計提方式核減預算。對大額常規性合同費用一般采用計提的預算核減方式，對小額常規性、隨機性合同費用及非合同費用均采用憑發票報銷的預算核減方式。

憑發票報銷的預算核減方式，雖貼近國家規定的財務入賬規則，但受供應商發票開具時間的影響，受報銷人員報銷及時性的限制。當小額常規性、隨機性合同費用及非合同費用發生頻次增多時，憑發票報銷的預算核減方式將不能有效規避預算使用的波動性，無法發揮預算的前置性作用，存在嚴重的滯后性。

費用計提的預算核減方式，雖可發揮預算的前置性作用，且一定程度上規避預算使用的波動性。但大額常規性合同費用的計提數據來源于線下人工歸集，線下人工歸集受各部門及人員的協調配合能力的限制，數據統計不全面，未實現全部計提。未計提的大額常規性合同費用只有在費用實際報銷時才可看到，此時進行預算核減已嚴重滯后。在未計提費用金額、費用項目不均衡的情況下，將增加預算費用執行結果的波動性，影響預算分析判斷，降低預算執行數據的參考價值。

3. 日常管理類零星費用監管難度大

日常管理類零星費用發生頻次高，涉及人員廣，單項金額不高，此類費用監管難度較大。A企業的辦公文具、交通費、差旅費、招待費等日常費用則屬于此類情況。如對此類費用逐項逐筆監管測算，勢必增加較大工作量，在此部分費用金額較小的情況下，勢必投入產出比很低。如總額控制，對于惡意浪費不能起到監管作用。

4. 預算控制方案不完善

完善的預算控制方案將有利于企業進行預算管理與控制，有利于良好把握預算資源的支出節奏，便于預算資源使用情況分析。A企業預算控制方案尚不完善，具體情況說明如下：

A企業預算控制節點分為季度控制和年度控制，預算調整方案分為可滾動調整和不可滾動調整，滾動周期為季度滾動。A企業采用控制方案和調整方案組合的控制方式。但預算控制組合部分項目不完善，影響部門執行率，影響部門績效。

比如，薪資類預算項目采用年度控制不可滾動調整的方式。對于薪資類預算項目是主要預算項目且人員基數小的預算主體，在缺崗且完成工作的情況下，如不允許調整，將大大影響此類預算主體的執行率，以此執行率進行考核，勢必影響此類預算主體的績效，對此類預算主體顯失公允，影響其工作積極性。

比如，員工福利預算項目采用年度控制不可滾動調整的方式，對于負責內部團隊建設的部門，員工福利費預算金額較大，使用的隨機性較強。年度控制雖符合其隨機性的特點，但不可調整則影響其滾動預算執行率，影響此類部門的績效，將降低此預算主體預算工作積極性。

比如，辦公文具類、運雜費預算，其隨機性較強，報銷時間節點不均衡。季度控制不可調整雖一定程度上避免了過度花費導致的資源浪費。但當此類費用突擊大額發生時，季度控制不可調整的方式將大大影響業務開展。

（三）預算考核方面

1. 職能部門預算考核標準單一，只單項考慮執行率

A企業職能部門考核標準僅為預算執行率。在預算冗余的情況下，以預算執行率考核部門，預算主體為了完成預算執行指標，將突擊花費，造成費用預算執行波動性大。在未全面監控日常的采購需求是否均必要的情況下，采購一些可能不是特別必須的辦公類用品，將造成資源的浪費。

2. 未考慮預算主體對預算的可控性，可控與不可控項目均計入預算考核范圍內

A企業資薪金等人事費用按年初預算進行執行率考核，不允許滾動。缺崗屬于正常現象，且不是預算主體部門單向可控的。在不允許滾動調整的情況下，將缺崗造成的未使用費用納入執行率考核范圍，對于在缺崗時仍完成工作任務的預算主體顯失公允，大大降低預算被考核人員積極性。

三、企業費用預算管理問題的解決對策

（一）預算編制方面

完善業務計劃。在編制預算時，每項費用均需要有強有力的業務計劃支撐，方可批復預算。比如，與企業主營業務相關的費用支出項目，鑒于金額大且直接影響業務開展。建立并完善業務計劃，不僅可以對自己業務開展提供引導，而且有業務計劃的支撐，企業可以有效權衡預算資源分配是否合理，緩解預算資源分配不均衡的現象，將預算資源用到實處。

（二）預算執行方面

1. 建立預算使用流程間的關聯，保證預算使用數據的有效性

A企業在預算執行過程中，可以通過統一編碼的形式建立費用預算申請、執行、報銷三個流程間的關聯控制。比如，同一項目同一編碼，申請時即賦予編碼1，簽訂合同時同樣使用編碼1。報銷時也使用此編碼1。同時通過統一編碼實施逐級控制，即申請金額受預算金額控制，合同金額受申請金額控制，報銷金額受合同金額控制。由此通過統一編碼可監控同一項目的預算執行進度，可以歸集其預算執行結果，便于使用情況分析，提高此類項目數據的參考價值。

2. 建立以合同周期進行分攤并計提費用的管理系統或臺賬，保證費用使用均衡

A企業在預算執行過程中，可建立一個由一個部門專人管理的合同管理系統或臺賬，將所有合同均納入合同管理系統或臺賬。一個合同簽訂后，登記入合同管理系統或者臺賬，按合同執行周期進行分攤。日常根據分攤金額逐月計提。實際核銷時，同步登記。實際核銷與計提金額的差異在下期計提金額中調整。由此可以規避多部門多人員歸集導致的計提數據不全面的問題，可以發揮預算的前置性作用，可以均衡預算費用的使用，便于預算資源的調配，可以產出合同執行進度的有效數據，便于跟進執行。

3. 日常管理類費用設置標準額度

A企業的辦公文具、交通費、差旅費、招待費等日常費用，可以月度為單位建立標準額度，額度內實報實銷。在制定額度時參考歷史數據，權衡未來波動制定。比如，辦公文具每月最高額度500元，額度內實報實銷。此額度來源于辦公文具的近兩年歷史執行平均數據加之未來5%漲幅制定。通過額度控制可在一定程度上規避費用不節制的濫用情況。

4. 及時調整偏離業務實際情況的預算控制方案，制定預算調整規則

在發現預算控制方案偏離業務實際情況時，及時變更調整方案。A企業可將控制方案調整為季度控制可調整并制定預算調整規則。比如，調整需出具明確的調整說明，需預算主體負責人及分管領導確認后方可調整。由此即可規避惡意浪費資源，也可保證業務實際需求。

（三）預算考核方面

1. 豐富職能部門預算考核體系

A企業可在單一費用預算執行率考核的基礎上，增加利潤率考核權重。由此可增強職能部門站在企業整體角度考慮問題，將企業所有預算部門擰成一股繩，提高企業凝聚力。

2. 將不可控因素在預算考核范圍中剔除

A企業可將不可控因素在預算考核范圍內剔除。比如將缺崗造成的預算結余從預算金額中扣除，以扣除后的預算金額對預算部門進行考核，達到預算與實際的匹配，提高預算被考核主體及人員的積極性。

（四）應加強預算監管部門與預算使用部門的合作程度

A企業在預算編制、執行、考核過程中，預算監管部門與預算使用部門共同配合。預算監管部門多去參加預算使用部門的專項業務培訓，了解業務模式，便于費用預算的落地實行。加強事前管控力度，避免不必要的資源浪費。

綜上，企業通過完善費用預算管理流程，及時發現并解決預算管理過程中的問題，可有效發揮費用預算管理在提高資源利用效率方面的價值，將預算落到實處，提升企業盈利能力。企業通過完善預算考核體系，將各預算主體與企業整體利益掛鉤，提高個人與企業的凝聚力，有助于企業發展。企業通過加強預算監管部門與預算使用部的交流與學習，發揮費用預算的事前管理作用，提高管理效率。完善的費用預算管理體系，將為實現企業長久發展的宏偉目標保駕護航。

參考文獻：

李慧雪.A公司費用預算管理存在的問題與對策探討[J].中國集體經濟，2018（32）.

（作者單位：北京家有德順文化發展有限公司）