地質(zhì)科技檔案管理中信息化管理的重要性探討

張曉梅

摘? 要：隨著時(shí)代的發(fā)展與社會(huì)的進(jìn)步，地質(zhì)檔案管理責(zé)任也逐漸加大，同時(shí)也對(duì)地質(zhì)檔案管理人員提出了更嚴(yán)格的要求，本文從規(guī)范性建設(shè)、檔案利用效率等多個(gè)角度對(duì)地質(zhì)科技檔案管理中信息化管理的重要性進(jìn)行分析，并結(jié)合傳統(tǒng)地質(zhì)科技檔案管理現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題，就在信息科技時(shí)代如何有效推進(jìn)地質(zhì)科技檔案管理做簡(jiǎn)單分析。

關(guān)鍵詞：地質(zhì)科技檔案管理? 信息化管理? 重要性? 策略

中圖分類(lèi)號(hào)：G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號(hào)：1674-098X（2020）10（c）-0132-03

Abstract： With the development of the times and the progress of society， the responsibility of geological archives management is also gradually increased， and more stringent requirements are put forward for geological archives management personnel. This paper analyzes the importance of information management in geological science and technology archives management from the perspectives of normative construction and archives utilization efficiency， and combines with the current situation and existence of traditional geological science and technology archives management In the information technology era， how to effectively promote the management of geological and technological archives to do a simple analysis， for the reference of relevant geological personnel.

Key Words： Geological science and technology archives management; Information management; Importance; Strategy

1? 傳統(tǒng)地質(zhì)科技檔案管理的方式

傳統(tǒng)的地質(zhì)科技檔案管理方式主要是對(duì)大量地質(zhì)資料進(jìn)行收集和保存，由于當(dāng)時(shí)環(huán)境受限，大多數(shù)地質(zhì)科技檔案單位多是用紙質(zhì)化保存，因?yàn)榧堎|(zhì)保存要求存放的環(huán)境高，而且還會(huì)占據(jù)大量的空間，隨著時(shí)間推移，紙質(zhì)會(huì)出現(xiàn)老化、破舊、磨損等情況，從而造成檔案原始數(shù)據(jù)失真，同時(shí)也給地質(zhì)科技檔案管理工作帶來(lái)一定難度，而因?yàn)閭鹘y(tǒng)方式管理地質(zhì)科技檔案的局限性，也限制了管理人員思想的發(fā)展，目前，我國(guó)現(xiàn)代很多地質(zhì)勘探部門(mén)依然沿襲著傳統(tǒng)的管理方式，導(dǎo)致了數(shù)據(jù)存在一定的誤差性，也給地質(zhì)科技檔案管理工作帶來(lái)一定不便。

2? 地質(zhì)科技檔案管理中存在的問(wèn)題

目前，在我國(guó)地質(zhì)科技檔案管理中，暴露出很多問(wèn)題，這是嚴(yán)重阻礙我國(guó)地質(zhì)檔案管理發(fā)展的問(wèn)題，筆者經(jīng)過(guò)實(shí)地走訪，切身調(diào)查，對(duì)有關(guān)問(wèn)題加以闡述，希望相關(guān)人員引起注意。

2.1 檔案資料互相封閉

因?yàn)榇蟛糠值刭|(zhì)科技單位管理都相對(duì)來(lái)說(shuō)比較嚴(yán)格，而且大部分地質(zhì)檔案都是屬于單位內(nèi)部保密性質(zhì)的文件，只為較大的科研項(xiàng)目提供，一些單位為了維護(hù)自身利益而對(duì)地質(zhì)科技檔案進(jìn)行一定封鎖管控，從而導(dǎo)致地質(zhì)科技檔案利用率并不是很高。

2.2 地質(zhì)檔案管理的人員參差不齊

目前，我國(guó)地質(zhì)檔案管理人員技術(shù)能力、專(zhuān)業(yè)水平上還沒(méi)有得到顯著提高，也是阻礙地勘行業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵因素。有相當(dāng)一部分地質(zhì)檔案管理人員沒(méi)有系統(tǒng)性的學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，濫竽充數(shù)的占大部分，更有甚者，一些辦公人員在單位出現(xiàn)懶工、怠工等情況，這導(dǎo)致地質(zhì)檔案管理的人員參差不齊，也限制了地質(zhì)檔案管理的發(fā)展。

2.3 地質(zhì)檔案的管理設(shè)備落后

隨著當(dāng)下地質(zhì)勘探行業(yè)的快速發(fā)展，則需要配置必要的現(xiàn)代化設(shè)備，目前來(lái)看，現(xiàn)代地質(zhì)檔案的管理設(shè)備無(wú)法適應(yīng)當(dāng)下地勘行業(yè)的快速發(fā)展，有的地質(zhì)科技檔案單位只有簡(jiǎn)陋的辦公室，幾本地勘雜志，還有幾個(gè)辦公桌椅，基本的現(xiàn)代化配置沒(méi)有得到有效補(bǔ)充，部門(mén)地勘單位連辦公用具都是辦公人員私人攜帶的，軟、硬件設(shè)備也無(wú)法滿(mǎn)足現(xiàn)代檔案管理的需求。

3? 地質(zhì)科技檔案管理中信息化管理的重要性

3.1 地質(zhì)科技檔案管理中信息化管理符合時(shí)代發(fā)展

在傳統(tǒng)的地質(zhì)科技檔案管理中，繁瑣的管理流程、落后的管理措施都限制了地質(zhì)檔案時(shí)代的發(fā)展，而隨著信息化的不斷推進(jìn)，地質(zhì)科技檔案管理迎合著時(shí)代發(fā)展需求，朝著更加高效、精確的管理模式方式進(jìn)行發(fā)展，因此，從時(shí)代發(fā)展眼光來(lái)看，地質(zhì)科技檔案管理中應(yīng)用信息化的管理形式，大大增強(qiáng)了新發(fā)展的內(nèi)在需要。通過(guò)對(duì)地質(zhì)科技資料運(yùn)用科學(xué)方法整理、收集、歸檔及保存檔案資料，來(lái)規(guī)范管理，提高檔案的信息管理體系。

3.2 地質(zhì)科技檔案管理中信息化管理是規(guī)范化建設(shè)途徑

檔案信息管理直接影響到檔案信息的真實(shí)性，通過(guò)對(duì)信息化管理的有效應(yīng)用，能夠提高檔案信息管理模式，也為提高檔案信息價(jià)值創(chuàng)造了有利條件。目前，地質(zhì)科技檔案應(yīng)該大力加快信息化管理，這是信息管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)的必要手段，通過(guò)科學(xué)建設(shè)信息化管理，能夠使材料具有完整性、真實(shí)性，也能夠使檔案和材料都有序管理，因此，地質(zhì)科技檔案管理應(yīng)該信息化管理手段，構(gòu)建完善的檔案資料庫(kù)，也是適應(yīng)新環(huán)境的必要需求。軟硬件設(shè)施的完善也同樣重要，此項(xiàng)工作的落實(shí)需要得到專(zhuān)業(yè)人員的重視，盡量保證配置的軟硬件設(shè)備是最新的、操作最為便利的，同時(shí)能夠讓檔案信息的整理與使用更為高效。

3.3 地質(zhì)科技檔案管理中信息化管理是提高檔案利用效率的保障

隨著信息化工作的不斷推進(jìn)，檔案管理省去了傳統(tǒng)地質(zhì)科技檔案管理中落后的管理手段、復(fù)雜的管理流程，從而提高了檔案資料的利用率。同時(shí)信息化管理的推進(jìn)，為檔案管理提供了優(yōu)越的環(huán)境和發(fā)展空間，也促進(jìn)了檔案管理的精準(zhǔn)性。真實(shí)性、高效性，另外，通過(guò)信息化平臺(tái)的運(yùn)用，對(duì)檔案資料進(jìn)行有序的分析，也提高了檔案信息的真實(shí)性，從而提高了信息化管理的利用率。尤其地質(zhì)科技檔案管理工作，具備較強(qiáng)的公益性質(zhì)。所以，此項(xiàng)工作落實(shí)過(guò)程中還會(huì)涉及到服務(wù)提供方面的內(nèi)容。因此，保證檔案利用效率以及價(jià)值發(fā)揮水平，也是提升地質(zhì)科技檔案信息服務(wù)落實(shí)水平的重要手段。工作人員必須及時(shí)轉(zhuǎn)變理念，重視地質(zhì)科技檔案管理工作的信息化轉(zhuǎn)變，為檔案信息的查詢(xún)與使用人員提供更為周到且貼心的服務(wù)。

4? 地質(zhì)科技檔案管理中信息化管理的策略

4.1 轉(zhuǎn)變思想觀念，適應(yīng)新的發(fā)展要求

目前很多地質(zhì)勘探單位還在延續(xù)著傳統(tǒng)的管理方式，墨守成規(guī)，并沒(méi)有迎合新時(shí)代的需求，嚴(yán)重的阻礙了我國(guó)地質(zhì)科技檔案管理的新時(shí)代發(fā)展。基于此，為了適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展需求，有關(guān)企業(yè)管理者要以新時(shí)代發(fā)展需求為基礎(chǔ)，轉(zhuǎn)變固守的傳統(tǒng)觀念。首先，地質(zhì)科技檔案要改變傳統(tǒng)陳舊的思維方式，以信息化管理為切入點(diǎn)，充分調(diào)動(dòng)廣泛職工的積極性，其次，建立信息化管理體系，并在傳統(tǒng)地質(zhì)科技檔案管理的基礎(chǔ)之上，對(duì)新時(shí)期信息化管理做不斷的調(diào)整策略，以促進(jìn)信息化管理體系有效發(fā)展。尤其是地質(zhì)科技檔案管理部門(mén)中的領(lǐng)導(dǎo)，必須要及時(shí)認(rèn)識(shí)到地質(zhì)科技檔案信息化管理模式轉(zhuǎn)變的重要性，并在此項(xiàng)工作落實(shí)過(guò)程中起到良好的帶頭作用。引導(dǎo)地質(zhì)勘探單位的其他部門(mén)工作人員對(duì)此項(xiàng)工作進(jìn)行重視，并對(duì)自己的。崗位職責(zé)進(jìn)行充分認(rèn)識(shí)，保證在地質(zhì)科技檔案信息的信息化管理工作落實(shí)及時(shí)找到自己的角色并承擔(dān)起自己的職責(zé)。思想觀念的轉(zhuǎn)變，能夠保證各項(xiàng)工作落實(shí)的效率與質(zhì)量。尤其是地質(zhì)科技檔案，一些檔案信息由于年代較為久遠(yuǎn)。

4.2 完善信息建設(shè)基礎(chǔ)，加快信息化人才的培養(yǎng)

在地質(zhì)科技檔案管理中，首先有關(guān)人員要明確信息化管理是當(dāng)前最適合我國(guó)地質(zhì)勘探檔案的管理方式之一，但是，在信息化管理發(fā)展中，還有很多不足的地方，一方面要完善信息化的基礎(chǔ)，對(duì)信息化管理系統(tǒng)平臺(tái)要加快建設(shè)步伐，另外，人才是地質(zhì)科技檔案管理建設(shè)的關(guān)鍵，由于我國(guó)信息化人才還遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒(méi)有滿(mǎn)足地質(zhì)科技檔案管理建設(shè)，因此有關(guān)部門(mén)要加大對(duì)于人才的培養(yǎng)，不斷培養(yǎng)我國(guó)高素質(zhì)人才隊(duì)伍。有關(guān)當(dāng)?shù)卣袑?shí)對(duì)地質(zhì)單位加以重視，可以定期走訪調(diào)查，滿(mǎn)足地質(zhì)單位的合理需求，并給予適當(dāng)?shù)馁Y金支持，同時(shí)又關(guān)地質(zhì)高校可以安在地質(zhì)管理課程中加入信息化的教學(xué)，以加快信息化人才的培養(yǎng)工作為重點(diǎn)，定期開(kāi)展檔案信息管理理論知識(shí)與技能培訓(xùn)活動(dòng)，鼓勵(lì)工作人員參與。必要的情況下，還可以配合相應(yīng)的綜合素質(zhì)水平評(píng)價(jià)機(jī)制。如果檔案管理工作人員的信息技術(shù)操作素質(zhì)水平不達(dá)標(biāo)，那么，除了要及時(shí)參與培訓(xùn)以外，還要得到適宜力度的懲罰，以示警醒。地質(zhì)科技檔案信息直接影響著我國(guó)地質(zhì)工作的落實(shí)以及未來(lái)發(fā)展方向，所以此項(xiàng)工作必須得到檔案管理工作人員的重視，在信息化管理工作落實(shí)過(guò)程中，檔案信息管理人員必須要養(yǎng)成終身學(xué)習(xí)的理念，同時(shí)根據(jù)軟硬件設(shè)施的優(yōu)化與革新對(duì)自身的技術(shù)操作能力進(jìn)行提升，保證自身的綜合素質(zhì)水平能夠與技術(shù)發(fā)展進(jìn)程相適應(yīng)。

4.3 推進(jìn)地質(zhì)檔案的制度化管理，加強(qiáng)建設(shè)網(wǎng)絡(luò)信息化

在地質(zhì)科技檔案管理中，各個(gè)地勘單位要制定地質(zhì)檔案管理制度，通過(guò)配置先進(jìn)的設(shè)備、培養(yǎng)高素質(zhì)人才來(lái)確保當(dāng)下地質(zhì)檔案的準(zhǔn)確和安全。同時(shí)，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)要加強(qiáng)自身的管理水平，對(duì)于文件歸檔制度、檔案管理等工作要產(chǎn)生高度重視。另外，地質(zhì)檔案的管理人員要一改傳統(tǒng)的紙張文字表現(xiàn)形式，科學(xué)利用信息化管理方式，合理的儲(chǔ)存管理地質(zhì)的聲音、文字以及以多種形式表現(xiàn)的信息。

地質(zhì)檔案工作的制度化管理要從多角度入手，保證此項(xiàng)工作落實(shí)水平。尤其是網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)，必須得到單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，依據(jù)時(shí)代發(fā)展以及地質(zhì)檔案信息的儲(chǔ)備需求對(duì)軟硬件設(shè)施進(jìn)行豐富與完善，保證各種形式的檔案信息都能得到科學(xué)且全面的保存。一些檔案數(shù)據(jù)信息在儲(chǔ)存與傳輸使用過(guò)程，都需要借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)。所以，在推進(jìn)地質(zhì)檔案制度化管理工作過(guò)程中，提升網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)水平能夠保障各項(xiàng)工作落實(shí)的更加高效，各種數(shù)據(jù)格式的檔案信息價(jià)值與作用可以更高水平的發(fā)揮。落實(shí)網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)工作時(shí)，管理人員還要注意提升網(wǎng)絡(luò)信息化安全力度，保證檔案數(shù)據(jù)信息的完整與真實(shí)有效性，防止出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失或是被病毒入侵等問(wèn)題。

4.4 加強(qiáng)地質(zhì)檔案管理的創(chuàng)新，搞好地質(zhì)資料的開(kāi)發(fā)和利用

地勘單位要運(yùn)用現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)等息化管理方式，有計(jì)劃的對(duì)提高地質(zhì)檔案的利用體系，并有效的結(jié)合當(dāng)下科技的新資源，加強(qiáng)與地質(zhì)院校和有關(guān)地質(zhì)部門(mén)的合作。同時(shí)，也要格外注意，地質(zhì)檔案資料是否有質(zhì)量取決于地質(zhì)資料進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)和基礎(chǔ)資料的綜合研究。因此，地勘部門(mén)及單位一定要對(duì)地質(zhì)檔案資料二次開(kāi)發(fā)采取一定重視，并且積極創(chuàng)造地質(zhì)資料二次開(kāi)發(fā)的條件。

地質(zhì)勘探單位在地質(zhì)資料的開(kāi)發(fā)與利用工作落實(shí)過(guò)程中，要注重區(qū)分哪些地質(zhì)資料需要進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)，一方面，保證其價(jià)值可以得到深度挖掘，另一方面，防止出現(xiàn)不必要的資源浪費(fèi)。原因是有些基礎(chǔ)資料不必進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)，因?yàn)檫@些資料價(jià)值點(diǎn)不是很多。同時(shí)，在儲(chǔ)備過(guò)程中，管理重點(diǎn)是保證各組成部分的完整性。但有些資料的價(jià)值較高，如果通過(guò)信息化管理模式的轉(zhuǎn)變，讓地質(zhì)資料的二次開(kāi)發(fā)與利用水平能夠得到有效提升。那么，能夠保證地質(zhì)檔案管理工作落實(shí)效率更高，同時(shí)這些檔案信息因?yàn)榈玫礁嘈滦图夹g(shù)與管理方式的輔助，地質(zhì)檔案信息的價(jià)值將會(huì)得到有效的提升。

5? 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在信息科技高速發(fā)展的今天，地質(zhì)科技檔案管理應(yīng)加快信息化管理建設(shè)體系、推進(jìn)地質(zhì)檔案的制度化管理、完善信息建設(shè)基礎(chǔ)、加快信息化人才的培養(yǎng)，來(lái)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求。

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