談如何做好信息化條件下的檔案管理工作

王曉莎

隨著信息技術的全面、快速發展，信息化大潮如涌而至。如何不斷調整檔案管理思想、轉變思想觀念，以適應和修整信息革命給檔案管理工作帶來的新的機遇和挑戰，是檔案工作者無法避免和必須面對的重要問題。下面從當前信息化的現狀與機遇等方面予以闡述個人的認識和觀點。

一、當前信息化條件下的檔案管理現狀

為適應社會發展，檔案部門也在逐步加快檔案管理的現代化進程，將一些比較成熟的現代信息技術手段廣泛運用到檔案管理工作中。特別是隨著檔案工作目標化管理活動的深入，不但有效地推動了檔案管理的規范化和標準化，數字化檔案館或數字化檔案室已被部分檔案館和檔案室充分利用，尚未利用的檔案館和檔案室也做好了數字化檔案的目標規劃，加快了檔案數字化的科技進程，這極大地促進了檔案館的現代化。計算機、CD-ROM記錄設備等已進入各種級別的檔案室，并取得了初步成果，檔案部門的大多數微型計算機已經安裝到位，并且在條件允許的情況下已經預先購買了CD掃描和記錄系統，獨立狀態下實現文檔的集成管理，一些系統已經實現了辦公自動化并進入了系統局域網。總體而言，檔案的信息化建設已經有了良好的開端，但也出現了一些問題：

（一）計算機辦公條件下，錄入檔案只是完成了最基本的史料采集歸納，為了實現檔案信息化和檔案管理技術創新，數字檔案還需要實現質的飛躍。大多數單位以獨立狀態實施文件目錄管理，最多記錄一些文件提示、主題詞等，信息化程度不高，查閱檢索不全面，甚至無法檢索，只是以一個電子版的目錄形式保存在硬盤中。

（二）開發和使用的文件管理系統主要由文件管理人員使用，社交化程度不高。用戶只需訪問檔案庫即可檢索檔案文件，檔案人員使用計算機進行搜索和查詢，然后將其提供給用戶。這僅為檔案管理員提供了便利，對利用者來說卻效果不明顯，仍需要傳統的手工管理方式。

（三）使用了不同的軟件和硬件模型，結果導致各種類型的信息數據庫是不兼容的，形成了與國家綜合信息網分開的“檔案信息孤島”，為以后檔案大數據庫的建立和共享留下了“不兼容”的隱患。

（四）文件管理人員缺乏專業的計算機網絡知識，并且缺少計算機操作方面的高級專業人員，兩者缺乏理論上的交流和技術上的聯系。缺乏同時具有計算機專業和檔案業務知識的復合型人才，以至于不能最大限度的利用計算機網絡技術。

二、信息化條件下檔案工作迎來的機遇

（一）計算機網絡技術的發展為共享檔案信息資源提供了良好的機會。隨著社會信息化的改善，人們越來越不滿意使用在閱覽室中檢索原始文件的方式，對隨時隨地快速查詢有效信息的需求也日益強烈。這就對檔案管理者提出了巨大挑戰，能夠做到最大程度地達到利用者的要求，向單位和個人提供高質量的信息產品和服務是檔案管理員的基本職責。這就需要檔案管理者不斷提升自己，學習利用現代信息科學網絡技術，運用高新技術手段管理檔案，從而做到檔案信息資源最高限度的實現共享。

（二）檔案信息化建設具備了一定的技術保障。國際互聯網技術在國外發展迅速，也為國內互聯網用戶提供廣泛的查詢等檔案服務。網絡技術正日益成為促進其他產業發展的重要手段，歷史多次證明，科學技術革命在帶動社會大變革的同時，也極大地促進了檔案工作的快速發展。因此，檔案信息化無疑會踏上網絡技術的快車向著更高的目標、更高的層次邁進。

（三）檔案信息化建設具有了一定的基礎。最近幾年，越來越多的單位和個人重視現代科學技術在檔案領域的應用，這無疑加快了檔案的現代化管理的進程。部分現代信息技術設備已經有了比較廣泛的應用，從原始的信息存儲、目錄檢索、數據統計、案卷調閱方式，慢慢到初步成規模的檔案信息數據庫，都取得了明顯的成果。已經建成和使用的辦公自動化和系統內部聯網技術也為檔案信息化建設提供了豐富且寶貴的經驗，實現了檔案資源的信息共享。

（四）采取措施，積極應對挑戰。一是思路的調整、觀念的更新。社會的信息化越來越被人們所認識，互聯網已經成為占據21世紀發展制高點的競爭熱點。我國相繼建立并投入使用的以提供公共服務為主要目標的計算機廣域網充分體現了信息交換速度快、傳播和社會聯系的廣泛性以及提供和利用的多樣性的特征，信息交換的形式對傳統技術產生了革命性的影響。面對洶涌澎湃的信息化大潮，檔案工作者是安于現狀，死守信條，還是乘勢而上，趕上信息高速公路，搖擺信息革命，將檔案信息化提上日程，也是我們每一個檔案工作人員必須認真思考的問題。二是工作程序的變化。在計算機網絡技術條件下，檔案信息化打破了傳統的分類、組卷的工作模式，運用計算機高速對單份文件從多角度進行分類、組合、檢索，從而實現紙質文書到電子文件的轉化，屆時檔案文書直接由單份文件組成，原有的立卷程序將被突破。三是管理方式的轉變。電子檔案存儲載體具有信息容量大，管理空間小的優點，非常便于倉庫管理。但是，電子檔案在存儲條件方面與紙質檔案有不同的特殊要求，除了防塵，防火和嚴格控制倉庫的溫度和濕度外，還必須配備高海拔磁場和電場。為了保證電子文件的安全性，在管理方法上要堅持雙軌制的原則，實行電子文件與紙質文件共存的“雙套系統”。

綜上所述，檔案信息化建設既有良好的發展基礎，又有前所未有的發展機遇，更要適應和面對傳承了幾十年的檔案工作模式和管理理論提出的挑戰，這種挑戰是歷史的進步，社會發展的必然，更多的還是機遇。同時也可以看出，網絡技術的發展和普及，使傳統的檔案工作程序和管理模式受到嚴竣挑戰，只有積極應對，才能使檔案管理工作真正適應社會發展要求。

（作者單位：昌邑市社會保險中心）