數字時代軍工企業的檔案管理新視點

劉冰潔

摘 要：國內外優秀的企業實踐證明，數字化技術的應用是保證企業穩定發展，實現創新研發產品的重要工具，現代企業競爭靠的是實力，比的是速度。實力靠的是一流的隊伍、一流的技術、一流的設備和一流的管理，而速度比的則是機制靈不靈、信息準不準、反應快不快、共享程度高不高。我國的軍工企業在數字時代也正在全方位推進科研、生產、經營和管理的數字化，軍工企業的檔案管理部門必然也要緊跟企業發展的步伐，全面向數字化管理邁進。本文將以全新的視角來介召數字時代軍工企業在進行檔案管理時如何采取數字化管理，為全面提高軍工企業的整體素質和核心競爭力提供可持續發展的方法。

關鍵詞：企業;檔案;管理

大力推進國防科技工業的信息化，推動軍工企業的數字化，是國防科工委為響應黨中央十六大提出的“以信息化帶動工業化，以工業化促進信息化”的方針所采取的重大戰略舉措。軍工企業的數字化必然帶動軍工企業的檔案管理數字化，檔案管理的數字化又為軍工企業產品的研制、生產提供快速、有力的支持。軍工企業生產方式數字化是對傳統軍工產品生產模式的重大變革。眾多的數字化信息的保存、加工、利用，無疑是對傳統的檔案管理方式和管理模式的強大挑戰，促進檔案部門實施變革，實行與數字化軍工企業生產方式相適應的檔案管理數字化已經迫在眉睫。

一、檔案信息數字化的益處

檔案數字化就是把檔案部門的紙質檔案資料運用電子計算機進行收集、篩選然后統一轉換為電子信息進行存儲的過程。檔案數字化的益處有其益處有：

（1）可以充分發揮計算機的潛能提高利用率（軍工企業檔案管理部門沒有充分發揮出計算機的使用功能，在使用上只運用了相對簡單的功能，比如檔案的著錄，文件的保存，這都是最簡單的功能。低效率的使用導致計算機功能沒有被充分發揮，使得人力、物力和時間都被浪費，沒有物盡其用。

（2）可以保證檔案信息的時效性。傳統的信息加工模式是要慢慢做，仔細查，答案從形成存檔到利用，時間比較長導致了信息時效性已經喪失，對信息的應用價值造成了嚴重影響。數字化檔案管理可以使檔案信息直接進行讀取和存儲，利用計算機的功能進行信息加工，實現信息數字化，快捷方便。

（3）可以使檔案信息順利地與最新技術接軌。目前，我國的信息高速公路是處在發展階段，但是對于軍工企業的檔案管理工作人員來講，要做到與時俱進時刻關注著信息化的發展方向，能夠根據發展需求拿出正確的對策，保證檔案工作適應新的形勢變化和要求，為信息化高速公路的全面發展打下堅實的基礎。

二、檔案信息數字化的方法

（一）檔案部門所藏的檔案資料數字化

目前，軍工企業在檔案的存儲及保管上，所包含的主要資料為文字、影像、圖片等，這些資料都可以實現數字化存儲，利用計算機的識別功能和漢字輸入進行文字的輸入及文本的存儲，還可以運用掃描儀器進行圖像的掃描，采用光學字符識別系統可以完成漢字圖像向文本的轉換，這些方法都使得原本的存儲變的更加快捷方便，查找起來也更加容易。對于檔案中存在的照片和底片這種資料的存儲，可以采用掃描儀器進行掃描后上傳到計算機內，也可以直接用數碼相機進行拍照上傳，數碼相機能夠實現直接圖像存儲，告別了老式相機需要膠卷的問題，直接和計算機的連接使得圖像存儲更加方便，錄音、錄像的檔案資料相對比較麻煩一下，但是也可以利用視頻集卡和音頻軟件來實現存儲。不同的音頻和視頻信號都可以利用視頻采集卡進行收集分析，轉換后的數字信號可以輸入到計算機內，完成圖像的數字化存儲。

（二）計算機體系的建立

將所有軍工企業檔案部門所保管的檔案資料數字化后，同時，還需要構建一個利于軍工企業管理與運用的完整網絡和計算機體系，從而為軍工企業檔案信息數字化實施提供基礎保障。檔案數據庫的建設是軍工企業計算機體系建立的核心環節，其實一個龐大的系統工程，具有一定的艱巨性。主要是由于軍工企業檔案工作中各項業務活動、各個門類以及工作環節都需要在軍工企業檔案數字化建設中建立相應的數據庫，其中包含了：軍工企業重要電子文件數據庫、檔案借閱利用數據庫、檔案全宗目錄庫、庫房管理數據庫、案卷目錄庫和卷內文件目錄數據以及各種企業檔案編研信息數據庫等。在軍工企業檔案數字化建設過程中，各檔案數據庫的建設是其建設的構建基礎，且數據庫建設優劣與企業檔案管理體系的質量存在直接的關聯性。

（三）計算機網絡體系的建立

網上軍工企業檔案信息的管理與運用同樣是軍工企業檔案數字化建設中重要的組成部分。隨著互聯網技術的發展與運用，通過充分運用WWW超文本、超媒體技術，有效的實現了跨時空操作，隨時隨地可以進行世界各地信息的瀏覽。軍工企業檔案數據庫建成后，只限于在企業局域網上應用，那么其數字化應用的社會與經濟效益仍無法得到充分發揮。所以，通過充分的運用信息高速公路將軍工企業中非機密性檔案信息傳送到互聯網上，實現軍工企業檔案信息數字化價值的充分利用與發揮。美國、加拿大等發達國家在此方面的運用較為成熟，我國仍在該方面仍處于探索階段。其實，我們可以充分的利用企業現有的計算機局域網資源與檔案資源，在此基礎上，構建一個與INTERNET網相聯的軍工企業檔案網服務器，就可以實現將可公開上網供用戶檢索瀏覽的非保密檔案信息庫放到主頁上，進行有效運用，從而實現軍工企業檔案信息的網絡化。

三、檔案信息數字化的安全策略

（一）物理安全策略

物理安全策略的目的是保護軍工企業計算機信息避免出現自然災害或者人為損害，防止敵對勢力竊取信息資料，當檔案被提取或者使用時能夠驗明檔案使用這的身份，防止出現越權操作，以確保軍工企業檔案計算機信息的保密環境完善、完整、完好。要建立起完善的檔案管理制度，防止出現偷竊破壞行為的出現。

（二）查閱控制策略

檔案計算機信息采用查閱控制策略是軍工企業重要的策略只有，能夠有效的保證軍工企業檔案計算機信息資源不被非法使用。查閱控制可以說是保證軍工企業檔案計算機信息安全最重要的核心策略之一。進入軍工企業檔案計算機信息系統的查閱控制是針對非法操作所提出的一種安全保護措施。軍工企業檔案計算機信息查閱者可以訪問哪些目錄、子目錄、文件和其他資源，可以針對哪些文件、目錄、設備執行哪些操作。軍工企業檔案計算機信息管理者根據他們的實際需要為他們分配操作權限。這些權限控制著軍工檔案計算機信息查閱者，多樣性的權限設置和組合，能夠使查閱者順利進行檔案信息的查閱，也能有效的預防不符合身份的人員查閱，有效地控制查閱者對軍工企業檔案計算機信息資源的訪問，從而加強了軍工企業檔案計算機信息的安全性。

（三）網絡監測和鎖定控制策略

對于上網的軍工企業檔案計算機信息，管理人員要實施有效的進行監控，對網上進行訪問的服務器進行跟蹤記錄，遇到非法訪問的要給予文章、圖像等形式的預警，管理人員要時刻保持警惕，提高自身的注意力。當遇到非法訪問軍工企業檔案計算機信息網絡，服務器要記錄下非法訪問的次數，當嘗試次數超過設定的次數時要進行跟蹤鎖定。

（四）防火墻控制策略

防火墻的出現是對計算機保護的重要技術，能夠為計算機建立起安全的防線，組織不法之徒和黑客的攻擊，阻斷非法網絡訪問的途徑。防火墻的出現是控制計算機進出的重要門檻。在進行網絡防護時可以設置內部和外部的監控系統，這樣能夠有效的阻斷來至網絡的入侵。對軍工企業檔案計算機信息資源來說無疑是一個安全保障。

（五）信息加密策略

信息加密的目的是保護軍工企業檔案計算機信息。主要是通過各種加密算法來進行信息加密的實施，從而實現以小代價換取較大安全保障。據悉，目前可公開的各種加密算法已經有幾百中之多。它已成為對付惡意破壞計算機信息的有效方法之一，在軍工企業檔案計算機信息機密性保障中，信息加密是唯一應用的方法。

四、加強組織體系和隊伍建設

俗話說：火車跑得快，全憑車頭帶。在軍工企業檔案管理向數字化轉變的過程中，檔案管理數字化隊伍的逐步建立和完善，檔案管理數字化隊伍的開發和服務，以及進一步發揮檔案管理數字化人員的積極性和創造性就顯得尤為重要。為了確保軍工企業檔案管理數字化建設的穩步推進，做為軍工企業本身應該采取有力措施，吸引、培養、選拔優秀的檔案管理數字人才，建立與數字化建設任務相匹配的人才機制，為軍工企業檔案管理的數字化建設打牢基礎。

古人云：“雖有智慧，不如乘勢，雖有基，不如待時。”當前，我們必須要充分認識到檔案管理數字化建設對企業發展的重要作用，與時俱進，結合武器裝備發展和國民經濟建設的需要，去強化對軍工企業的檔案管理數字化建設，從而促進軍工企業的檔案管理技術性的提升，實現軍工企業的跨越式發展。