OA系統在高職院校辦公信息化建設中的探索

何婞媛 范春榮

（石家莊鐵路職業技術學院 河北石家莊 050041）

高職院校信息化建設中最重要的一部分是辦公自動化建設。所謂的辦公自動化（OA）Office Automation是基于計算機、互聯網和現代辦公手段的一種新型的辦公形式。在大數據時代，OA系統能夠便于數據處理和信息管理，促進高職院校信息化、網絡化。

1 國內外OA系統的發展現狀

二十世紀七十年代在英美等發達國家，OA系統得到高速發展，不單單是在理論上，在實踐上更是取得了良好的效果，此時的OA系統是處于局域網階段，主要是利用數據處理和統計實現個人辦公自動化。到二十世紀九十年代后，OA系統增加了文本、圖像語音信息處理的功能。在通信技術發展的基礎上，打破了單位和地域的限制，向著共享信息資源的方向發展[1]。用戶之間可以實現信息傳遞、資料存檔使得工作流程自動化。突破了地域限制不受時間的約束，提升了辦公的效率，實現了真正意義上辦公自動化。

國內的辦公自動化是在二十世紀八十年代中期發展起來的，相對國外起步比較晚。國民經濟的飛速發展推動著OA系統不斷提升和完善，我國OA系統主要經歷了三個階段。第一階段是二十世紀八十年代，僅僅將紙質文檔變為電子版，存儲空間較小。第二階段是二十世紀九十年代中期，以網絡技術為核心，實現了辦公文件的交互和管理。第三階段主要以知識管理為核心，融入了信息處理、知識管理和業務流程。

2 OA系統在高職院校中的設計原則

2.1 實用性原則

以石家莊鐵路職業技術學院為例，采用的是正方公司的協同辦公系統。在實施時就需要工程師了解各個部門的需求，滿足不同教職工的工作習慣。歸根結題實用性是要以用戶為主，因為學校里年齡大的教職工比較多，他們有自己的工作習慣，所以要做到操作簡單，界面清晰，工作流程符合學校工作慣例。

2.2 先進性原則

采用成熟的平臺，結合校園門戶實現單點登錄。先進的技術架構和設計，充分考慮到了瀏覽器的兼容性，并且能夠做到升級速度快，有較強的抗衰性和前瞻性，能夠適應高職院校的信息化發展。

2.3 安全性和保密性原則

OA系統的設計開發是為了實現信息資源的共享，但是需要注意的是，例如在收發文功能里面有些文件并不是所有教職工都可以看到。所以在前期權限設置里面需要考慮到，針對不同用戶需要設置不同的權限[2]。而且在文件流轉過程中每個環節都有相關用戶的簽名圖片，以便于后期存檔備查。在后臺服務器上有日志功能，可以實時記錄使用人員的操作過程，保證了系統的安全性。

3 OA系統在高職院校中的應用優勢

3.1 異地辦公成為可能

最早的紙上辦公有很大局限性，很難保證文件的實時處理。但是OA系統使用后，出差或者異地人員可以在校外電腦通過VPN連接進行文件等相關事宜的審批。為了便于使用我們還有移動校園APP，這樣就算沒有電腦，用手機依然可以辦公。在多校區的情況下，避免辦公人員來回往返，大大的節約了辦公成本。

3.2 提高了行政辦公自動化程度

高職院校行政辦公具有較強的流程性，如在收文、發文、差旅審批、請假審批、調帶班、調代課等都有嚴格的流程規定。一個環節沒有審批不能審批下一環節，在一定程度上影響了教職工的辦公進度。但是在OA系統里面有短信提醒和平臺提醒，這樣可以提醒下一環節辦理人及時辦理。教職工還可以通過流程監控查看辦理進度。平臺管理員也可以根據流程監控幫助催辦。所以采用OA系統可以實時監控各個部門的辦公進度，提高了各部門之間辦公的協作性和辦公自動化程度。

3.3 節約辦公資源

在高職院校行政辦公過程中，學校內部和上級部門經常會出臺很多文件，這里就會用到打印復印，難免會造成紙張浪費。但是在使用OA系統以后，我們可以采用線上辦公，真正做到了無紙化辦公。

4 OA系統在高職院校建設中存在的問題

4.1 系統普及程度還不夠

首先是因為相關部門多年的辦公習慣，導致他們不愿意接受新的辦公手段。其次就是系統建設部門工作量和人員數量嚴重不匹配，專業人員不足使得系統很多功能沒有上線使用[3]。最后就是由于學校里面多數都是年齡比較大的教職工，他們對于計算記得使用不是特別熟練，這在很大程度上阻礙了OA系統的推廣。

4.2 系統辦公流程人性化程度不夠

各個部門有一套自己的辦公流程和相應的表單，但是在OA系統里面流程設置時由于系統人性化程度不高，在流程設置時有部分流程不能滿足相關部門要求。按照部門要求進行設置以后會出現流程環節出錯。對于身兼數職的教職工不能滿足按部門審批。由于工作繁忙有些教職工不能及時審批和自己有關的文件，導致流程無法往下進行，嚴重耽誤辦公進度。

4.3 流程泛濫增加了平臺管理人員的工作量

目前學院OA平臺已經使用了收文、發文、請假、調代課、調帶班、差旅審批等流程，但是在使用過程中管理員通過流程監控發現很多教職工分不清什么時候用差旅審批流程，什么時候用請假流程，導致流程填報錯誤。平臺管理人員需要每天查看流程監控，發現錯誤流程及時打電話告知相關教師。很大程度上增加了平臺管理人員的工作量。

5 OA系統在高職院校建設中的解決對策

5.1 提升服務，以需求為主導

為了促進OA系統的使用，首先要根據不同部門的需求，與OA系統工程師進行溝通，完善系統辦公流程，使得流程更貼合實際。針對不能及時批辦的流程要以短信的形式進行超期提醒加快審批進度。對于年齡比較大的教師出現操作問題時及時去幫助解決，真正的讓他們體會到無紙化辦公的便捷。

5.2 發布公告，以理解促應用

OA系統里面涉及的功能模塊比較多，為了方便教職工使用要在OA系統的通知公告中發布流程圖，讓教職工明白自己在填寫完表單以后下一步的審批人，避免出現錯批漏批的現象。定期匯總OA系統使用問題，及時將解決方法以文檔的形式發布于通知公告，并且錄制OA系統中的功能模塊使用方法視頻，加深理解促進系統的使用。