淺談我院新進員工人事檔案的審核

金國花

【摘 要】 人事檔案是個人的一個身份證明，其中包括學歷、資歷、政治面貌等，更具有法律效用，在入職、轉正等方面中發揮著重要的作用。

【關鍵詞】 新員工;人事檔案;審核

【中圖分類號】G71?? 【文獻標志碼】A?? 【文章編號】1005-0019（2020）03-275-01

針對醫院的人事檔案管理工作來說有著重要的意義，隨著社會的發展和進步，人事檔案工作也隨之發生了變化。審核檔案的每個環節都對人事檔案管理工作起著至關重要的作用[1]。近年來，我院對新進人員檔案審核特別嚴格，審核檔案過程中總結了一些經驗，分析了醫院新進員工人事檔案審核的重要性，總結了審核的內容以及方法，出現的問題及處理方法，并提出了建議。

1 醫院人事檔案在人事管理中的重要性

隨著醫療衛生體制改革加快推進，醫院更加應該注重人事檔案的管理。干部人事檔案記錄了干部的具體情況，如姓名、政治思想、能力等，在升職等方面中發揮著重要的意義，基于此在進行考察、提升時人事檔案有著重要的意義。針對新員工進入醫院正式工作之前，通過人事檔案可以有效的掌握新員工的情況，也是考核的重要措施。

在人事工作中人事檔案是重要組成部分，人事檔案是經過組織審查的，真實客觀的反映出來人員的經歷、政治面貌等，是以個人單位集中保存起來以表格、文字等形式展現出來的歷史記錄[2]。對新進人員來說，核定工資、辦理養老保險以及開具各種證明時，都需要使用檔案。做好新進員工人事檔案審核工作，有利于醫院管理層了解員工的各種情況以及專業能力。

2 醫院新進員工人事檔案審核內容

我院只對公開招聘結束，落完編制人員，進行檔案審核。檔案審核時，對各個環境進行審核，對檔案的完整性及規范性進行檢查，更重要的是審核考核信息、學歷學位材料、專業技術職務材料、政審材料、黨團材料、獎勵、處分材料、工資及任免材料、參保證明、合同書、報到證等材料。

3? 醫院新進員工人事檔案審核的方法

人事檔案審核要堅持統一領導、分級管理，維護檔案完整與安全，便于利用的原則。加強人事檔案的審核力度，通過審核及時的發現新進人員存在的問題，并及時補充有關材料，徹底解決問題，提高人事檔案管理的效率。我院審核新進人員檔案時，借鑒干部人事檔案“三齡兩歷”專項審核的方法，參照本人填寫的《干部履歷表》，與人事檔案材料提供的信息進行比對，保證信息的有效性、準確性，同時也要保證人事檔案的完整性。

3.1 出生年月日審核時，我院根據《關于認真做好干部出生日期管理工作的通知》以及《關于干部人事檔案審核工作的問答》[3]文件要求，并堅持公平公正、最先最早、全面取證、嚴格組織認定程序原則來審核。最先最早的材料記載的出生日期為準，在最早的記錄中，出生日期會有涂改的跡象，只能到有關部門進行核實，可以查到原始戶籍的檔案資料，可根據戶籍檔案的記錄材料進行認定，而對于不能查到形成時間更早的原始戶籍資料的，則需要早期材料、出生證明等，針對有過涂改的資料根據實際情況將其送到有關部門進行鑒定。有關部門根據管理權限、調查的結果、集體討論之后做出綜合性的判斷。

3.2 參加工作時間審核時，我院根據《公開招聘審核備案表》、《勞動合同書》、《應征入伍審批表》、養老保險證明、博士畢業證及學位證、《畢業生轉正定級表》等材料來綜合判斷工作時間。

3.3 入黨時間審核時，根據《入黨志愿書》以及預備黨員日期為準。

3.4 學習經歷審核時，查看檔案中各個階段學習材料和本人填寫的《干部履歷表》學習經歷歷。對學歷有疑問的查詢《學信網》、《學位網》進行確認[4]。

3.5 工作經歷審核時，查看檔案中年度考核以及工資審批表和本人填寫的《干部履歷表》工作經歷。

3.6 職稱評聘情況審核時，主要查看專業技術職務任職資格申報表以及審批表。

4 醫院新進員工審核檔案時出現的主要問題

我院新進人員審核人事檔案時，主要出現的問題是有過工作經歷的人員，不少在檔案中《三齡兩歷》存在前后不一致的問題。年齡方面，常見于陰陽歷混填。學習經歷方面，部分博士畢業生檔案缺少報考博士專家推薦表、讀在職教育人員，學籍材料不全。工作經歷方面，部分調入人員，缺少年度考核表以及工資審批表、工資介紹信、勞動合同、養老保險憑證。

5 醫院新進員工審核檔案時出現問題的對策及建議

5.1 對策 檔案審核時，年齡有問題的根據審核出生日期方法來認定。學歷經歷有問題人員，為了確保檔案信息真實性，能查到原件的，盡量讓本人查找、收集齊全。工作經歷有問題人員，也需要到原單位補充材料。

5.2 建議

1.加強人事檔案管理思想意識。醫院的人事檔案管理工作是醫院一項常規的基礎工作。首先醫院的領導高度重視，并充分認識人事檔案管理工作的重要性，加大人力、財力投入力度，確保各項制度的貫徹執行和監督管理。

2、從業檔案人員，應重視繼續教育和培訓，圍繞新形勢下檔案管理的要求，制定出計劃，定期參加培訓，牢固檔案管理方面專業知識，從而認真、詳細的、負責人的態度來審核檔案。

3、加強人事檔案信息化管理。傳統“手工操作”的工作模式已不能滿足醫院人事檔案管理工作的需要，新時期人事檔案管理需要不斷突破和完善，進行數據化、信息化、系統化、體系化管理。

4、完善管理檔案各項規章制度。醫院在人事檔案管理方面，必須認真對待檔案管理存在的問題，對出現的問題，認真討論，研究探討，并解決問題的對策。

人事檔案對于醫院內部人力資源管理工作當中的一項重要組成部分，人事檔案對于醫院內部人力資源管理工作人員進行資源配置、人員培訓以及績效考核等許多方面都具有不可替代的作用。因此，醫院進一步完善人事檔案管理制度，并提高檔案管理人員的水平和素質，用信息化來管理檔案。

參考文獻

[1] 楊璐.干部人事檔案審核中的問題及建議.人力資源管理，2016：169.

[2] 程豪杰.人事檔案管理基本問題梳理之一.蘭臺內外，2018：80.

[3] 趙題題.醫院人事檔案管理中存在的問題及對策研究.人力資源管理，2015：279.

[4] 王韻菲.人事檔案在醫院人力資源管理中的重要性.企業改革與管理，2018：88.