銷售與收款循環內部控制研究

(景德鎮陶瓷大學管理與經濟學院 江西 景德鎮 333000)

隨著市場經濟的不斷改革和發展，企業之間的競爭變得更加激烈。而任何企業的經營都離不開銷售與收款業務，企業為了提升自己的競爭力，搶占更多的市場份額，很多情況下不得不采用賒銷的手段來維護客戶，使銷售額提高。賒銷基于客戶的信用進行銷售，通過賒銷政策能夠使市場購買力增加，加快賣方企業的存貨周轉率，提升企業的銷售額。然而賒銷方式所基于的客戶信用在客觀上存在不確定性和不穩定性，這就導致賒銷行為存在著重大的潛在風險—貨款難以收回。因此，為了預防和應對賒銷行為所帶來的風險，企業必須加強銷售與收款業務的內部控制，加速資金回籠，盡量將發生經濟損失的可能性降到最低。我國公司若想抓住機遇實現發展，建立健全公司內部控制體系尤為重要，改進銷售與收款業務內部控制勢在必行。

一、我國銷售與收款循環內部控制的現狀

(一)銷售與收款業務的業務流程

銷售與收款環節對于我國公司來說非常重要，銷售與收款業務流程包括銷售計劃管理、客戶開發與信用管理、銷售定價、訂立銷售合同、發貨、收款、售后服務、會計系統控制八個步驟共同構成，八個步驟都非常重要，緊密結合[1]。而我國公司的情況是既有銷售業務也有收款業務，但是我國公司銷售與收款業務流程中普遍缺少一個十分重要的部分，在銷售環節并沒有對客戶進行開發與信用管理，沒有對不同信用的客戶制定不同的信貸政策就直接訂立了合同，這就不可避免的出現問題。而且，我國公司近年來為增加市場該份額，大多采用賒銷的方式來提高銷售業績、盲目銷售，基于此種情況，如果公司管理層不重視，信用管理缺失，很可能導致銷售款項無法收回，甚至受到商業詐騙。

(二)銷售與收款業務的應收賬款管理

我國公司普遍存在未單獨設立客戶信用審批制度，雖然有助于推動企業客戶拓展和銷售業務的發展，增加收入水平和企業市場份額，但是會出現應收賬款回收困難、資金流問題、經濟損失和經營困難等問題，所以高效的應收款項催收體系是解決此類問題的關鍵。

(三)銷售與收款業務的授權審批制度

銷售與收款業務的授權審批制度應該明確規定公司各部門、各工作人員的職責權限，還要明確規定審批人員對授權的批準形式[2]，在銷售與收款活動中關于價格金額的審批環節必須采用書面審批的形式[3]，除此之外還要禁止審批人員越權審批，而且應該嚴格命令禁止未經過授權的部門或者人員經手銷售與收款中的各項業務，對于收款憑證必須加蓋財務專用章并經過財務總監的審核簽字[4]。然而目前了解到我國公司經常采用口頭審批來替代書面審批，因此在部分需要審核的憑證上無法找到書面審批的痕跡。另外公司的權利較為集中，部分銷售人員會出現越過銷售主管直接去找總經理解決問題的情況，這種越權行為把銷售主管的權力給架空了。

(四)銷售與收款業務的崗位設置

對不相容崗位進行職責分離能有效的避免錯誤發生，在內部崗位和職員之間的內部牽制有利于公司的健康發展。但是通過對我國公司崗位進行調查發現了普遍現象是公司的銷售人員同時兼任收款人員，并且在銷售人員催款環節中，有的客戶直接采用現金支付的形式支付給催款的銷售人員。我國公司銷售人員對自身職責認識不清，應當明確規定銷售人員避免接觸銷貨現款，銷售與收款應是兩個應該互相分離的崗位，但是卻出現銷售人員兼任收款人員的現象，不利于今后的發展。

二、我國銷售與收款循環內部控制面臨問題

(一)未設置客戶信用管理部門

我國公司在銷售環節采用賒銷的模式銷售貨物，但并沒有對客戶進行信用管理，雖然有利于公司開發新客戶、擴大銷售量，提高營業收入，增加利潤，但是會導致企業壞賬增加，賒銷會占用企業生產資金，導致多繳納企業所得稅，所以說對客戶進行信用管理對于企業來說是十分重要的。我國未單獨設立客戶信用審批部門和信用審批負責人，而是由銷售部負責銷售額度的確認。但是銷售部只是依據客戶訂單量的大小、銷售人員與客戶有無私人關系來確定客戶的賒銷額度，這會使公司難以收回貨款，因此我國公司缺乏一套完整的信用評價體系。由于對客戶信用狀況、資金狀況的分析和調查不足，銷售人員對于客戶的賒銷額度沒有一定標準，使公司應收款項壞賬增加。

(二)未及時收回應收賬款

我國公司出現應收賬款催收方式單一，而沒有采取其他的催收措施，所以說我國公司未對應收賬款催收做出充足的準備工作和預防措施，尚未形成完善的應收賬款追討制度和書面文件，催款機制存在很多沒有控制的漏洞，而且對“信用不良”客戶催款沒有明確的催款方式，其催收工作在執行中也存在較大的漏洞。此外對不良應收款項追責機制不完善，應收賬款逾期時間越長，其風險越大回收難度越大，成為壞賬的幾率也就也高。如果一直這樣下去會導致公司銷售收入巨大，而出現應收賬款占比高導致資金周轉不通的問題，如果公司管理層不重視，信用管理缺失，很可能導致銷售款項無法收回，給公司帶來財務壓力。

(三)授權審批制度不完善

通過檢查我國銷售與收款環節涉及的公司的憑證，發現經常采用口頭審批來替代書面審批，所以在檢查的過程中部分需要審核的憑證上無法找到書面審批的痕跡，因此應合理進行規避。另一個問題是出現了審批權限的不明確，比如說在收款環節，關于公司相關業務負責人的審批權限主要集中于總經理，對相關審批權限缺乏明確的界定，有的公司收款制度缺乏對各部門員工的權限劃分，造成實際工作中主要依靠總經理，是很多審批都越過銷售主管，這就影響了內部控制制度在權限方面對業務流程進行控制的整體性和系統性，使總經理的擔子很重，造成了辦事效率的降低。

(四)不相容職務未分離

我國公司普遍存在銷售人員兼任收款人員的現象，不相容崗位未分離，主要是因為管理層風險意識薄弱導致的，管理層態度廣泛影響著公司內部控制的各個方面，奠定了內部控制的基調。基層的銷售人員在此影響下盲目追求業績，不太重視其他環節中的風險。我國公司重銷售輕風險以及對崗位職責認識不清的態度造成了不相容崗位職責不分離的問題，導致出現不利于公司的未來發展的阻礙因素，影響了公司運營的效率和效果。

三、銷售與收款內部控制制度改進措施

(一)設立客戶信用管理部門

對我國公司來說，客戶的信用情況決定了賒銷的額度，賒銷的額度帶來了壞賬的風險。因此為提高銷售與收款內部控制效率和效果，避免銷售人員舞弊，公司需要建立單獨的客戶信用管理部門。首先，應該單獨設置信用管理部門，其主要職責包括：首先，充分調查新客戶信用狀況、經營狀況、資金狀況，編制客戶信息調研表。其次，根據客戶信息調研表，確定新客戶的信用等級和信用額度[5]。最后，完善信用審批體系，抑制壞賬等事件發生的風險在和客戶交易過程中，一旦發現客戶的信用異常，應當立即采取貨款催收和限制賒銷購買等措施，并建立不誠信檔案，對于信譽較差的客戶，與其交易應謹慎。

(二)及時回收應收賬款

通過對我國公司關于銷售與收款循環控制活動方面的研究，發現在控制活動方面存在未能及時回收應收賬款的問題，因此公司財務部應該定期分析賒銷產生的應收賬款，并及時制定應收賬款回款情況明細表和賬齡分析表。此外，公司財務部還應該與信用管理部、銷售部加強合作和溝通，了解客戶拖欠的背景，分析應收賬款收回的可能性和困難度，同時協助分析債務人情況，幫助銷售部人員催收逾期應收賬款。銷售部門在催收過程中應對預期應收款進行合理的分類，對不同級別的逾期應收賬款和客戶采用不同的追款措施，保護許昌博廈公司經濟利益。另一方面，有針對性的貨款催收模式可以保持與客戶經常性的聯系，維護公司與客戶保持良好的合作關系[6]。

(三)完善授權審批制度

通過對我國公司關于銷售與收款循環授權審批制度方面的研究，發現在授權審批制度方面存在口頭審批來替代書面審批和權利集中于總經理職位上的問題。因此首先應該明確許昌博廈公司各部門、各工作人員的職責權限，還要明確審批人員對授權的批準形式，在銷售與收款活動中關于價格金額的審批環節必須采用書面審批的形式。除此之外還要禁止審批人員越權審批，公司應該嚴格命令禁止未經過授權的部門或者人員經手銷售與收款中的各項業務。還要對于授權審批進行監督，若發現公司存在缺漏審批和越權審批的現象，就要給予相關人員一定的懲罰政策。

(四)不相容崗位應職責分離

通過對我國公司關于銷售與收款循環控制環境方面的研究，發現在控制環境方面存在不相容崗位職責并未進行分離的問題，因此首先內部審計機構要對不同崗位的職責執行情況進行定期檢查，確保每個崗位的工作人員切實履行自身職責。在日常經營活動中，在職責權限內履行職務，避免舞弊越權現象發生。每個部門的負責人都應該對本部門的職權情況負責制定權利和職責，建立競爭機制并設立考核和獎勵制度，提升工作積極性，保證企業整體權責明晰，上下級之間互相監督，創建制衡關系。另外，要定期召開內部會議，增強各崗位員工的責任意識，做好自己的本職工作，營造良好的公司氛圍。

結語

銷售與收款循環內部控制可以規避企業風險，對企業生產經營起著至關重要的作用。本文通過對我國公司進行研究，得出以下結論：首先，公司要想在如此激烈的行業得到持續發展，必須加強企業銷售與收款循環內部控制的有效建設。希望能為企業今后的經營發展提供合理化建議。其次，許昌博廈公司存在未設置客戶信用管理部門、未及時收回應收賬款、授權審批制度不完善、不相容職務未分離的不足。針對該企業出現的問題進行分析找到相應的解決措施，比如設立客戶信用管理部門、及時回收應收賬款以及完善授權審批制度和不相容崗位應職責分離。希望本文的研究能有利于提高我國公司銷售與收款循環內部控制的效率。