疾病預防控制中心文書檔案的規范化管理策略

鐘 群 張 暢

（湖南省疾病預防控制中心，湖南 長沙 410000）

目前，疾病預防控制中心文書檔案管理工作中存在諸多問題，部分管理層重視業務工作，對檔案管理工作并不重視，導致管理形式相對落后，管理制度不夠完善，專業的檔案管理人員缺乏等。且檔案管理工作缺少資金的支持，信息化建設相對落后，信息系統不完善，利用率不高，影響了工作效率，導致疾病預防控制中心的文書檔案難以充分發揮自身的價值。因此只有不斷地規劃文書檔案的管理工作，提高管理質量和效率，才能有效地提升檔案的利用率，為促進各級疾病預防控制中心的快速發展奠定良好的基礎。

1 疾病預防控制中心文書檔案管理的現狀

1）缺乏完善的管理制度。大多數疾病預防控制中心的管理層將單位的工作重點放在了疾病防控能力建設、突發公共衛生事件應急處置以及健康危害因素監測與干預等主要業務工作方面，對于相關的文書檔案管理工作并沒有投入太多的精力。這就導致檔案管理工作依舊采用的是傳統的制度和形式，管理制度不夠科學。其中，關于疾病預防控制工作的文件資料歸檔方式大多數以內容收集為主，但此項工作的規定并不細致。導致檔案管理人員在開展工作時無章可循，部分檔案的處理不及時，部分資料沒有進行合理的歸類，影響了文書檔案管理工作的高效開展。

2）缺少文書檔案管理人才。由于文書檔案管理工作得不到重視，因此相關的薪酬制度，福利待遇等也不夠完善，無法為相關的工作人員提供相應的工資待遇，難以留住人才，導致部分疾控中心文書檔案管理工作崗位人員流動性較強。而且這一項工作本身具有較強的專業性要求，因此檔案管理人員需要具備相應的專業基礎知識和管理經驗。部分疾病預防控制機構的檔案管理人員只是經過簡單的崗前培訓，便上崗就業，經驗不足，知識儲備匱乏，在管理工作中難以及時發現其中存在的問題，導致管理工作不夠細致，管理范圍不明確，檔案收集不及時等。

3）信息化建設不完善。由于缺乏資金的支持，大多數疾病預防控制機構的檔案管理工作在信息化建設方面相對比較落后，相關的基礎設施建設并不完善。因此在實際的工作中，檔案管理人員只能借助于傳統的管理方法或一些比較簡單的設備進行工作，信息技術應用效率不高，影響了工作效率。

2 疾病預防控制中心文書檔案規范化的重要性

文書檔案管理工作是疾病預防控制中心的工作內容之一，在日常工作中，各項工作內容、會議記錄、日常文件等記載形成了文書檔案。管理人員將所有的文書檔案進行分類收集和科學保存，便于在今后需要應用相關資料時，能夠及時獲取重要信息，從而對各項工作的協調發展起到良好的推動作用。同時，檔案管理工作的好壞，也直接反映了該單位的工作成績和成果，因此，只有不斷完善檔案工作的管理制度、規范管理方式、加大管理力度和提升管理素質，才能確保檔案管理工作的高質高效的開展。此外，借助信息系統能夠提升檔案管理工作的規范化程度，可以提高檔案管理工作的應用效率，將所有的檔案進行電子歸檔，并設置權限加密處理，也可以提升疾病預防控制中心文書檔案的安全性。因此加強文書檔案的規范化管理，能夠確保各項工作有條不紊地進行，提高管理效率，也能為各項決策提供重要的依據。

3 疾病預防控制中心文書檔案規范化管理措施

1）加強信息化建設，構建信息化管理系統。為了規范文書檔案管理工作，提高檔案的利用率，需構建一個完善的管理系統。這首先就需要提升中心管理層的重視程度，加強對檔案管理重要性的認識，在文書檔案管理規劃建設方面，投入更多的人力、財力和物力。引進信息技術、信息設備等建設，構建一個完善的信息化管理系統。借助信息化管理系統，實現各科室的有效銜接和信息的共享，以便在工作中產生的文書檔案可以隨時上傳到系統當中。管理人員可以從系統中獲取每個科室的文書檔案，然后根據文書檔案的內容類型等進行合理的分類，做好歸檔處理工作。同時，可以借助信息化技術構建一個檔案數據庫，根據各科室的工作內容、檔案類型、時間日期等進行合理的分類，便于檔案管理人員高效地開展管理工作，及時根據需求快速地提取針目標檔案。對于這一數據庫，還需要建立一個安全可靠的保障系統，確保能抵御外來病毒的入侵，以免造成信息泄露，切實保障中心各項工作的信息安全。

2）加強對文書檔案管理人員的培訓和指導。提高文書檔案的管理工作離不開人才的支撐，因此要做好對現有人員的培訓和指導工作。要結合工作內容，制定完善的管理與培訓計劃，加強學習，培養檔案管理人員良好的職業道德和扎實的業務技能，構建一支高素質的文書檔案管理隊伍，從而實現檔案管理的制度化，規范化和標準化。在培訓中，可以積極邀請中心管理層參加，及時更新管理層的思想，加強管理層檔案管理工作的重視程度。由管理層帶領專業隊伍實現管理方式的創新，從現行檔案管理工作出發進行分析，及時發現工作中存在的問題，制定針對性的解決策略，推動文書檔案管理工作朝著更完善、更高效的方向發展[1]。

3）構建完善的管理制度。構建一個完善的文書檔案管理制度，能夠保障管理工作的高效開展，同時形成一定的約束力，規范工作流程和內容并端正工作人員的態度，以達到逐步消除傳統管理工作中存在的問題的目標。（1）細化管理制度。各級疾病預防控制疾控中心需認識到自身工作的具體情況和發展進程，根據工作需求和未來的發展，詳細地規定文書檔案管理的范圍、管理職責、管理權限和管理內容，確保管理制度的科學化和統一化[2]。（2）在管理制度中體現相關的法律法規。從法律法規層面提高文書檔案管理工作的地位和威嚴性，確保各項工作的高效落實。（3）規范檔案管理的工作流程。在檔案收集過程中，要對各部門負責文書工作的人員提出具體工作要求，切實加強和檔案管理人員的緊密聯系，積極地配合檔案管理人員開展各項工作，提交詳盡、完善的資料。在檔案整理過程中，管理人員要嚴格按照相關規定，落實每一步操作，分析檔案的類型、內容特點等，然后將其歸類到一個合理的數據庫中。此外，檔案管理人員需要和辦公室文書人員再三確認檔案資料的準確性和真實性，確保無誤后才可歸檔儲存。

通過這一系列的規定，能夠消除文書檔案管理工作環節的隨意性和盲目性等缺點，為管理工作提供了重要的依據和保障[3]。

4 結語

疾病預防控制中心文書檔案管理工作重點在于分類收集和科學管理，是各級疾病預防控制中心的重要工作內容之一，管理層要給予足夠的重視，切實加強科學管理，細化各項規定，規范工作流程和內容，強化責任制，將工作內容落實到人，同時采取一定的激勵措施，進一步提高工作人員的責任心，才能從根本上加強文書檔案的管理工作。此外，加強信息化管理建設，構建一個完善的、能夠密切聯系各科室的信息管理系統，引進專業人才，加強對現有職工的培訓和指導工作，也是不斷完善和提升檔案管理工作的有效手段。