淺析企業文書檔案管理的問題及對策建議

羅鵬飛

（中國石化新疆煤制天然氣外輸管道有限責任公司，北京 100020）

1 企業文書檔案管理存在問題

1.1 檔案管理人員業務水平不高

目前，部分企業文書檔案管理人員并不都是檔案管理專業人才，兼職情況較多，缺少專業管理經驗和技能，不能很好地了解和貫徹檔案管理制度規定。另外，缺少經常性專業技能培訓，檔案管理人員不能及時掌握最新要求和變化，導致檔案收集和分類會不準確，檔案規范性受到影響，工作質量以及效率都難以獲得提升，造成歸檔工作滯后。

1.2 企業對檔案管理工作重視不夠

部分企業在開展文書檔案管理工作時，對檔案管理工作并沒有清醒的認知以及長遠的規劃，對檔案管理工作定位低，認為文書檔案管理工作不能給企業帶來直觀效益，只要能夠完成任務，文件的保存歸檔是次要的，就是簡單整理資料的問題，因而忽視了這項工作。特一些機關部門檔案管理人員身兼數職，精力不能覆蓋所有工作，部分員工甚至出現消極怠工，隨意堆放過程管理文件，造成文件丟失，導致文書檔案管理工作存在很多漏洞，對工作開展非常不利。

1.3 文書與檔案銜接不夠

文書和檔案是不同的工作，二者相互之間有聯系，但是也有一定的差異。文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿，文書工作徹底完成之后，才能進行檔案整理歸檔工作。二者之間的銜接不當是最為重要的問題之一。在實際中，部分文書人員檔案意識不強，前期文書工作沒做好，導致歸檔工作也很難進行，會造成管理過程出現脫節。例如：部分部門文書為兼職檔案管理人員，對檔案管理了解不夠，產生的文件不能及時進行整理，或者文件不能形成閉環，不符合歸檔質量要求，檔案管理部門得不到有力支持。

1.4 文件管理過程混亂

部分企業沒有統一公文處理標準，綜合管理部門對公文印發也不夠重視，未進行相關專業培訓，未對各類公文格式以及使用范圍做明確要求，導致企業各層級文件成文標準不統一，在公文格式、編號填寫上混亂；在行文文種上混用，給收文單位造成困擾并且嚴重影響本企業形象。例如：在文書檔案整理過程中會遇到文件編號不連續、編號錯誤等情況，對上行文、下行文以及平行文使用范圍不清楚，隨意混用。

1.5 業務部門與檔案管理部門配合不夠

文書檔案收集過程中，部分業務部門因為某種原因不能按時將部門產生的文書檔案移交，檔案管理部門工作人員多次催促移交，業務部門以工作繁忙等理由推脫不交，造成該業務口文書檔案收集工作停滯，形成歸檔缺項。同時，隨著時間變化，過程管理文件越來越多，該業務口產生未收集歸檔文件越積越多，并且有可能還會因為時間久遠造成早期部分文件丟失，形成惡性循環，嚴重影響檔案管理工作效率以及歸檔文件參考價值。

1.6 檔案管理信息化建設不夠

目前，隨著信息化發展，企業檔案管理工作大部分依靠檔案管理系統，為文書及檔案管理人員提供了便利。部分單位仍然采用傳統人工方式整理，造成檔案收集效率低下，文件查閱也很不方便，需要花費大量時間來查找。另外，部分企業對檔案信息化管理重視不夠，檔案管理信息化水平低，人員計算機操作水平低下，檔案系統建設標準不一致等，不能滿足現階段信息化的歸檔要求。

2 提高檔案管理水平的建議

2.1 提高檔案管理人員專業技能

在文書檔案管理工作當中，企業需要及時解決檔案管理人員技能不足問題。針對專職檔案管理人員缺少的情況，應多設置兼職檔案管理員。企業檔案管理人員要嚴格要求自己，做到以下幾方面工作。首先，要加強組織業務部門對檔案管理制度的學習宣貫，改變部分人員檔案管理不是簡單的文件整理的錯誤認識。其次，要主動了解業務部門開展工作內容，指導歸檔。第三，組織相關人員到同行業檔案管理優秀單位學習交流，進一步學習先進管理模式，拓展思路。

2.2 提高對文書檔案管理工作的重視度

提高相關工作人員對文書檔案管理工作的重視度非常重要。首先，企業領導者要重視此項工作，要求檔案管理部門必須及時制定制度規范，對文書檔案管理工作進行嚴格的約束。同時，對文書檔案的管理工作必須要有長遠的規劃，使其和企業的發展目標相結合，從而促使企業能夠獲得更多的發展。其次，對于文書檔案管理工作的重要性，檔案管理部門應不斷加大宣傳力度，提高所有員工對文書檔案工作重視和支持。第三，落實獎懲制度，將檔案管理量化指標考核，對工作中表現較為積極的員工，及時給予獎勵，而對于一些較為消極的，導致工作失誤的，要進行相應的懲罰。

2.3 認真理順文書與檔案管理工作

只有做好文書工作，才能夠讓檔案管理工作更加順利。所以，文書工作人員必須擁有更強的檔案管理意識，按照檔案管理制度，加強文書資料的收集工作，不斷完善文件附件，確保文件資料收集完整、準確，通過有效的分類和整理，讓文件材料相互之間形成聯系，在相互利用的過程當中更加便捷。

2.4 嚴格執行公文處理標準

文書資料的混亂不利于文件歸檔工作的開展。企業應當加強各層級文書人員對《黨政機關公文格式》（GB/T9704-2012）等標準規范進行經常性培訓，結合企業實際，制定企業文件標準，從制度上對文件格式及行文規則進行規范。文件管理部門應經常對業務部門以及所屬單位公文處理進行指導、監督和考核。

2.5 加強與業務部門之間溝通協調

加強與業務部門之間的協調溝通，對文書檔案收集工作很有幫助。檔案管理部門應不斷宣傳文書檔案的重要性，制定相關規定明確檔案移交時限，提高業務部門從領導到工作人員的重視程度。要求業務部門在規定的時間內將管理過程文件完成審核并完整移交。另外，檔案管理部門人員應實時掌握業務部門檔案收集進度，對存在問題的給予及時指導、解決，幫助其按時移交。

2.6 完善檔案信息系統建設

運用檔案管理系統對文書檔案進行數字化管理，對提高文書檔案管理水平有很大幫助，電子歸檔可永久保存，也利于查閱，避免了紙質文件因保存時間過久而出現損壞的情況發生。由于企業公文處理系統已普遍應用，針對這種現狀，企業可以根據實際情況，建設統一標準的檔案管理系統，與公文系統很好的集成。加強信息化系統培訓工作，實現文書資料信息線上采集、收集等工作，做到實時歸檔。由于電子檔案比較容易網上傳播，特別要注意涉密檔案管理要與普通檔案區別對待，做好防范措施，嚴格審查防止涉密文件上傳到公共網絡，防止泄密事件發生。

3 結束語

綜上所述，開展文書檔案工作時，要及時把握企業發展的方向，并明確檔案的主題，使文書檔案管理工作能夠更加完善，從而為企業的發展提供更多的服務，讓企業經濟效益獲得全面提高。