淺議醫院辦公室在歸檔文件管理中的組織作用

賈洪龍

（山東省聊城市第三人民醫院，山東 聊城 252000）

醫院作為我國社會經濟發展中的重要組成部分，其工作水平的高與低直接關乎經濟利潤和社會收益，所以，要想在激烈的市場行業競爭下站穩腳跟，必須要提高自身工作質量和效率。其中，辦公室作為醫院內部的重要組成部分，在歸檔文件管理中發揮著重要的組織作用，能夠提高整體案件卷宗的質量。當然，也能夠確保歸檔文件管理工作朝著規范化、科學化方向有序的展開，需要各級人員予以高度重視，進而為醫院蓬勃穩定發展創下良好的條件。

1 醫院辦公室加強歸檔文件管理的價值

1.1 促進醫院可持續發展

醫院辦公室加強歸檔文件管理具有很多現實意義[1]。首先，有助于促進醫院可持續發展，現如今，是社會經濟飛速發展的時代，隨著行業經營規模的不斷擴大，內部組織結構也在發生著相應的變化，而隱藏在內部的問題逐漸顯露出來，這就需要采取有效的措施加強歸檔文件管理，這樣才能夠讓整個管理工作朝著規范化方向順利展開。本身醫院所涉及的內容和領域就比較多，而辦公室又身兼數職，這更應該發揮自身的職能作用加強對歸檔文件的管理。同時，也要協調好各級部門人員之間的關系，讓其能夠以一個良好的狀態展開合作，最重要的是能夠提升醫院檔案管理工作整體水平和質量。其次，由于檔案文件管理工作量比較大，單純依靠個人并不能夠較好的完成，這就需要辦公室的工作人員發揮職能作用，要重視檔案文件管理工作，并采取有效措施加強對文件的歸檔管理，切合實際的為決策人員決策工作提供科學數據支持，最后，促進醫院得以健康、穩固發展。

1.2 提高文件管理的水平

目前，辦公室已經成為醫院內部的重要部門，其發揮著至關重要的作用，所以，在日常歸檔文件管理過程中要重視辦公室的人員，要讓他們應有的作用和價值充分的發揮出來。本身檔案管理工作難度系數就比較高，勢必需要大量的工作人員參與中，可以說，辦公室他肩負著檔案文件整理工作的重擔，因此，更應該重視辦公室人員。同時，也要設立相應的激勵懲處機制，以此來提高辦公室工作人員工作積極性，使他們能夠更好的參與到歸檔文件整理工作中來，對于文件整理工作中出現的問題，也要及時采取對策協調和解決，進一步降低不必要的人力、物力以及財力經濟損失，為醫院后續經濟活動發展提供便利[2]。其次，辦公室人員也要積極與其他部門人員互動交流，交流的過程中能夠了解各科室的實際工作狀況，以便于更好的對相關文件進行收集、整理以及歸檔，讓其他科室工作人員能夠高效準確找到相關文件資料，如此一來，全面提高醫院歸檔文件管理工作水平和 質量。

2 醫院辦公室加強歸檔文件管理的優越性

時代的變化，醫療體制改革進度也在不斷的推進，與此同時，社會經濟的快速發展對醫院也提出了更高的要求，必須要采取有效對策加強對歸檔文件的管理，并采取一個科學有效的方法對文件資料進行收集、整理以及歸檔，進而提高檔案管理工作質量。現如今，隨著醫院經營規模的不斷擴大，對辦公室工作人員也提出了更高的要求，要加強歸檔文件管理，這有著至關重要的作用。本身辦公室就是醫院內部的重要組成部分，它也是從事文件資料處理工作的一個部門，我們更應該將其在歸檔文件管理中的優越性充分的凸顯出來[3]。其次，作為辦公室的工作人員，也要提高自身業務處理能力，要對大量的文件材料進行統一的收集、整理以及歸檔，也要掌握文件材料產生了多少？也要清楚的掌握這些文件是怎么產生的？是否齊全？對它的來龍去脈都要一清二楚，進一步提高歸檔文件管理工作質量。除此之外，辦公室人員也要努力克服自身的困難，要積極學習，進而推動歸檔文件管理工作順利展開。

3 醫院辦公室在歸檔文件管理中的組織作用

3.1 提高人員文件管理意識

新時期，對醫院辦公室管理人員提出了新的要求，在歸檔文件管理過程中應提高各級人員文件的管理意識，使他們認識到加強文件管理的重要性，本身文件管理工作量就比較大，更加需要樹立全新的管理意識才能獲得絕佳的管理效果。首先，為了推動歸檔文件管理工作能夠順利展開，辦公室人員應以身作則，提高自身文件管理意識，并對現有的文件材料進行統一的收集、整理及歸檔，進一步為高層決策人員決策工作提供科學數據支持，使他們能夠作出正確的決策。而不同的文件資料需要采取不同的方式進行管理，因此，辦公室人員應結合醫院實際工作活動狀況來明確歸檔的范圍。比如：將人事、科技等檔案資料，按照不同類別展開細致化的管理，這樣才能夠確保檔案資料的完整性，也有助于方便醫院其他工作人員工作。其次，在實際管理過程中也要遵循文件材料的實際特點來管理，進一步保持文件之間的內在聯系，全面提高歸檔文件管理工作質量和效 率[4]。而作為領導人員也要樹立良好的榜樣，要提高自身的文件管理意識，以便于為其他工作人員工作帶來促進作用。不僅要提高自身工作能力，要是可以醫院工作為重心來加強歸檔文件管理。最后，全方位的推動歸檔文件管理工作有序展開，并將醫院辦公室在文件管理中的組織作用發揮出來。

3.2 完善歸檔文件管理制度

醫院辦公室要想推動歸檔文件管理工作有序展開，還需要完善相應的歸檔文件管理制度，制度的確立能夠嚴格約束各級行政人員行為舉止，使他們能夠盡職盡責做好分內事，進而提高其工作質量和效率。現如今，文件管理工作量相對來講比較大，這也是由于隨著醫院經營規模的不斷擴大，相應的文件資料數量也在遞增，這更加需要辦公室人員采取有效措施來完善管理制度。首先，管理制度的確立要結合醫院當前工作活動的實際狀況來確立，這樣才能夠確保所設立的管理制度，能夠滿足各項經濟活動發展需求，進而切合實際的將制度貫穿于各項活動中，為整個歸檔文件管理工作的有序展開打下堅實基礎。同時，對于管理制度中存在的不足也要及時的優化和調整，盡最大的力量確保所設立的制度具備科學性與可行性。本身隨著醫療體制改革的不斷深入，對醫院辦公室人員也提出了新的要求，日常歸檔文件管理過程中必須要完善管理制度，以便于讓整個歸檔文件管理工作朝著制度化方向快速的發展。其次，還應要求內部工作人員嚴格執行管理制度中的內容，要按照制度條款中的要求展開檔案管理，進一步對內部文件材料進行有效的收集、整理以及歸檔，這對檔案管理水平的提升非常重要，最終，促進我國醫療衛生行業在可持續道路上走的更遠。

3.3 加強管理人員技能培訓

任何行業的可持續發展，都離不開技術人員的支持，而人員素質水平和能力的高低，將直接關乎行業發展速度，所以，新時期醫院要想蓬勃穩定發展，還應當加強辦公室管理人員技能培訓，要不斷提高其綜合技能和工作能力。本身歸檔文件管理工作難度系數就比較高，只有具備豐富的管理經驗，才能夠提高文件管理的質量。目前，隨著經營規模的不斷擴大，內部組織結構也在發生著相應的變化，與此同時，相應的文件材料數量也變得越來越多，這更加需要采取一個科學的方法，對這些文件資料進行收集、整理及歸檔，讓文件資料都能夠得到妥善的保管。其次，也要對管理人員道德品質培養，只有高素質、高道德人員，才能為歸檔文件管理工作出謀劃策，讓整個管理工作朝著現代化方向快速的展開。倘若管理人員素質不高、業務能力不強，都難以提高醫院綜合管理能力，不利于行業的發展，可見，加強內部管理人員技能培訓具有現實意義，需要予以高度重視。此外，也要在內部形成一個良好的辦公環境，讓辦公室工作人員有歸屬感，并以良好狀態參與到歸檔文件管理工作中來。

3.4 做好文件歸檔處理工作

現如今，隨著醫院綜合實力的不斷提高，所經營的項目種類也變得多樣化起來，同時內部文件資料數目也變得越來越多，而不同的文件應采取不同的方法進行處理，進而確保相關材料數據能夠得到有效的保管，也要做到分工明確，要讓各級人員認識到自身應該承擔的責任和義務，必要的前提下，應該設立相應的激勵懲處機制[5]。對于表現良好的人員應給予獎勵，而獎勵的方式可以是物質上的獎勵，也可以是精神上的獎勵，不同的方式也發揮著不同的作用，都能夠提高工作人員的工作積極性。其次，我們也要有效的區分不同部門內部的文件材料，比如：針對會計、人事，或者是醫療方面的數據材料，都應進行分門別類的整理，也要確保文件歸檔管理方案的科學性和可行性，進一步讓整個文件歸檔管理工作朝著科學化、現代化方向展開，從而提升辦公室文件管理工作質量，為其發展開辟新的路徑。

4 結語

綜上所述，目前，醫院辦公室在歸檔文件管理中仍舊存在著很多問題，而為了進一步將辦公室在文件管理中的組織作用發揮出來，我們必須要從不同的角度展開文件歸檔管理，這就需要提高內部人員文件管理意識且完善管理制度，也要加強管理人員技能培訓，同時也要切合實際的做好文件歸檔處理工作，只有做好這幾方面的工作，才能將辦公室工作人員的職能價值凸顯出來，且促進醫院其他經濟活動能夠朝著規范化、標準化方向發展。