檔案館檔案管理現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢探討

劉海紅

（江蘇省邳州市檔案館，江蘇 邳州 221300）

檔案館的工作自始至終都是我國行政單位和事業(yè)單位的重要輔助，其自身能夠幫助政府管理整理資料和信息，建立起規(guī)范化的檔案體系，維護社會發(fā)展和經(jīng)濟建設(shè)的秩序，并給后續(xù)的政策制定提供堅實的參考依據(jù)。但不可否認的是，在很長一段時間內(nèi)我國檔案館的管理工作一直都處于較為傳統(tǒng)的狀態(tài)中，并沒有及時更新和調(diào)整，所以也積累了一些弊端和不足，最終使得檔案管理無法跟上社會經(jīng)濟發(fā)展的腳步。對此，檔案館必須要對自身的發(fā)展現(xiàn)狀進行審視和反思。

1 論述檔案館檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀

首先，檔案的管理工作具有一定的松散性，不能有效實現(xiàn)集中化處理，負責檔案管理的人員在素質(zhì)上也有待提高，專業(yè)化的人才建設(shè)十分欠缺。而且，有相當一部分行政單位和事業(yè)單位并沒有從思想上認識到檔案管理的重要性，在具體實踐的時候，也僅僅是選擇一些較為細心的工作人員負責管理，并沒有發(fā)揮出專業(yè)化人才的作用和價值，也沒有建立起專業(yè)的管理部門和機構(gòu)。另外，行政單位和事業(yè)單位大多都是把自身的檔案分配到不同的部門進行處理，這種分配式的方法雖然可以在一定程度上避免工作量過于集中的問題，但也會導(dǎo)致部門與部門之間出現(xiàn)推諉現(xiàn)象，使得檔案管理陷入無序化狀態(tài)，效率無法提升。而且，一些行政單位和事業(yè)單位并沒有將檔案管理工作作為績效考核的參考標準，這就無法激發(fā)出工作人員的興趣和積極性。

其次，檔案管理工作并沒有建立起統(tǒng)一詳細的條例和體系。一些行政單位和事業(yè)單位，并沒有充分分析檔案發(fā)展的現(xiàn)狀，所以在建設(shè)管理條例時也忽略了許多細節(jié)上的問題，導(dǎo)致體系的設(shè)計與實際情況相脫離。再者，不同的行政單位和事業(yè)單位都制定了不同的檔案管理標準，這就使得單位與單位之間的信息無法溝通和共享，這也降低了檔案交流的效率，阻礙了信息化檔案館建設(shè)的進程。

2 論述改善檔案管理工作的方法和措施

首先，行政單位和事業(yè)單位應(yīng)當推動檔案管理工作向著更加專業(yè)化和規(guī)范化的方向發(fā)展，要重點突出檔案管理的分工，建立起專業(yè)化的檔案管理部門，建設(shè)相應(yīng)的檔案管理隊伍，聘請專業(yè)的管理人員，然后明確管理人員的職責和權(quán)責范圍，確保相關(guān)主體的工作能夠嚴格按照自身的規(guī)定來進行。同時，檔案管理部門應(yīng)當對自身的工作進行精細化處理，要確保不同的工作都能有專業(yè)的人員來負責，只有這樣才能真正保證多管齊下，推動各項工作和任務(wù)的有序進行。另外，檔案管理部門應(yīng)當建立相應(yīng)的考核機制，明確工作人員的職責和義務(wù)，對工作人員的工作情況進行階段性考核與評估，并輔之以相應(yīng)的獎懲制度，對于那些沒有及時完成任務(wù)的，態(tài)度懶惰倦怠，工作質(zhì)量較差的員工，應(yīng)當及時予以批評和懲罰。對于那些工作態(tài)度認真，且任務(wù)完成度高的員工，應(yīng)當給予物質(zhì)和精神上的獎勵。除此之外，行政單位和事業(yè)單位也應(yīng)當針對檔案管理人員進行階段性的培訓(xùn)和教育，定期召開工作總結(jié)會議和座談會，讓過檔案管理人員交流自己的工作心得，總結(jié)錯誤經(jīng)驗，為后續(xù)的改正奠定基礎(chǔ)。

其次，行政單位和事業(yè)單位應(yīng)當完善檔案管理的制度，要明確檔案管理的基本流程，確保各項工作能夠有序開展。而且，檔案管理部門也應(yīng)當加強對自身工作人員的監(jiān)督和管理，確保基本的制度能夠落到實處，提高制度的執(zhí)行力，確保工作的高效和有效。

3 探討檔案館檔案管理工作的未來發(fā)展趨勢

首先，檔案管理工作會向著更加便捷化的方向發(fā)展。近些年來，我國現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用和普及，已經(jīng)極大改變了社會的生產(chǎn)生活方式，并且也調(diào)整了群眾的思維和理念，在這一基礎(chǔ)上架構(gòu)起了全新的工作機制和體系，所以檔案館的檔案管理工作也并不會例外。再加上，現(xiàn)如今，檔案館儲存的檔案數(shù)量呈現(xiàn)出爆發(fā)式的增長特點，信息的收集也涉及越來越多的領(lǐng)域，這就大大提高了檔案館工作的難度，也增加了檔案管理人員的壓力和負擔。如果在這種情況下，檔案管理人員仍舊沿用傳統(tǒng)的人工管理辦法，沿用舊有的單一化分級機制，就必然會大大制約信息化的建設(shè)步伐，并且也會出現(xiàn)更多的主觀性錯誤。而檔案館為了避免和解決這些問題，就必然會擴大自身的投資規(guī)模，在人才和技術(shù)的建設(shè)上傾注更多的心力，引入更多的信息化技術(shù)。而信息化技術(shù)的應(yīng)用，也必然會實現(xiàn)檔案管理勞動力的制約，能夠降低人才的工作壓力，提高管理的速度，并且也可以避免許多主觀上的錯誤。而且，信息化技術(shù)的應(yīng)用，能夠把各種各樣的海量數(shù)據(jù)統(tǒng)一歸納到特定的范圍內(nèi)，并對其進行篩選和分類，提取出最為有效的信息，排除干擾信息，建立起相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，以便管理人員的檢閱和搜索，這樣不僅可以省略許多繁瑣的步驟，同時也能建立起數(shù)據(jù)備份，避免數(shù)據(jù)的丟失。以上這些都可以說明，檔案管理工作在未來會變得更加便捷和迅速。

其次，檔案管理在未來的發(fā)展中會顯露出更加人性化的特點。筆者在上文中已經(jīng)提到過，傳統(tǒng)的檔案管理主要依靠的是人為勞動，需要借助大量的勞動力，來完成瑣碎且復(fù)雜的數(shù)據(jù)信息計算，在這種情況下，由于人工疏忽而產(chǎn)生錯誤的可能性就會更加突出。以檔案的歸檔工作為例，傳統(tǒng)的人工歸檔會受到主觀意識的制約，使得歸檔出現(xiàn)錯誤，這就影響了后續(xù)檔案管理人員的查找和翻閱，導(dǎo)致管理人員時常找不到需要的檔案，這不僅浪費了更多的時間，同時也會讓相關(guān)主體耗費更多的精力，去改正以前的錯誤。但在未來，檔案館會實現(xiàn)科學(xué)技術(shù)的進步，并且也會借鑒更多先進的國外經(jīng)驗，借鑒同行的理論和教訓(xùn)，讓檔案管理凸顯出人性化的特點，降低歸檔錯誤發(fā)生的概率，讓工作人員能夠輕松找到相關(guān)檔案。同時，檔案館還會在未來建立起更加完善的人才激勵制度，讓人才能夠更加富有激情和活力[1]。

最后，檔案管理會向著更加合理化的方向發(fā)展。誠然，信息技術(shù)的應(yīng)用的確給檔案管理帶來了新的生機與活力，也更新了人員的管理方法和管理模式，但信息技術(shù)給檔案館帶來的影響具有兩面性，并不是所有信息化建設(shè)都能夠適用于檔案管理的實際情況。有相當一部分檔案館，并沒有及時更新自己的信息系統(tǒng)，這就給外來違法人員的入侵提供了可乘之機，這就會在很大程度上威脅到信息管理的安全性。而且，部分檔案館也沒有建立起與自身運行情況相適配的信息系統(tǒng)，這也導(dǎo)致了檔案管理會出現(xiàn)水土不服的現(xiàn)象。以上這些都足以說明，檔案管理工作人員應(yīng)當對信息技術(shù)進行篩選和整理，立足于檔案管理的具體情況，選擇更加適合的管理模式和方法，做到優(yōu)中選優(yōu)。在未來，檔案管理人員還可以依照軟件和設(shè)備，對不同類型的檔案進行歸檔，把不同的信息分門別類，這樣不僅可以實現(xiàn)信息的溝通和共享，同時也可以有效排除干擾信息，讓檔案館的發(fā)展向著更加有序的方向邁進[2]。

4 結(jié)束語

以上，檔案管理在當下的發(fā)展中，仍舊存在人才缺乏，信息系統(tǒng)建設(shè)不完善的問題，這些都會嚴重制約具體工作的有效進行。正因為如此，對檔案管理進行改善和創(chuàng)新才顯得更加必要。但值得肯定的是，信息技術(shù)和社會發(fā)展的支撐都會給檔案工作帶來新的可能性。本文從便捷化，人性化，合理化這三個角度對檔案管理工作的未來發(fā)展趨勢進行了，整體上符合當下檔案管理的現(xiàn)狀，具有理論上的合理性與實踐上的可行性。