檔案管理在學(xué)校工作中的重要作用

馬建國

（青島電子學(xué)校，山東 青島 266071）

對于高等教育機構(gòu)的學(xué)生來說，檔案是反映他們學(xué)習(xí)成績、思想和身體狀況的有效反映，一般來說，可靠性較強，以及大學(xué)學(xué)生檔案還具有法律價值。在完成學(xué)業(yè)后，企業(yè)的招聘工作人員將每年查閱學(xué)生的檔案資料作為參考，因此學(xué)生檔案對學(xué)生特別重要，對于公司和高等教育機構(gòu)來說也很重要。因此，高等教育機構(gòu)也在檔案管理方面發(fā)揮重要作用，在檔案管理人員這一層面上，需要保障檔案資料的準(zhǔn)確性和真實性。在這方面，國家教育局于2008年制定了一系列管理方法，詳細說明了某些檔案的管理方法，這表明了國家對學(xué)生檔案管理的重視[1]。

研究如何實現(xiàn)高等教育機構(gòu)的檔案價值不僅是檔案價值理論一個重要的組成部分，也具有豐富和完善中國特色檔案理論體系的作用。長期以來，對檔案價值理論的研究已成為一個熱點，但對檔案價值觀念的重視程度更高，而實現(xiàn)檔案價值的問題沒有得到充分的注意。研究實現(xiàn)高等教育機構(gòu)的檔案價值是對實現(xiàn)檔案價值觀理論的補充，這不僅有助于更好地指導(dǎo)高等教育機構(gòu)的工作，而且也有助于提高教學(xué)質(zhì)量，有助于實現(xiàn)我國所有文化事業(yè)機構(gòu)的檔案價值。高等教育機構(gòu)的檔案價值的提高是一個動態(tài)的，深刻的，多方面的實踐活動，通過研究典型的高等院校代表行業(yè)的檔案管理作用的特點和條件，進一步研究這一領(lǐng)域檔案價值理論。

1 學(xué)校檔案管理工作概述

《高等學(xué)校檔案管理辦法》明確指出，我國各級教育行政部門對行政領(lǐng)域內(nèi)高校檔案的管理負有主要責(zé)任，各級人民政府檔案管理部門，主要對高校檔案管理工作業(yè)務(wù)進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。高校檔案管理是高校的重要基本工作，學(xué)校應(yīng)加強管理，并將其納入學(xué)校總體發(fā)展計劃。高校檔案管理是一個統(tǒng)一的規(guī)劃和管理大學(xué)的檔案管理工作，包括機構(gòu)建設(shè)，決策，規(guī)范功能，人力和物力資源等等，檔案管理機構(gòu)對檔案的收集，處理，識別，發(fā)現(xiàn)，使用等。高等教育機構(gòu)的檔案管理通常是檔案管或檔案室，負責(zé)管理高等教育機構(gòu)的檔案，協(xié)助各部門相關(guān)人員做好本部門資料的歸檔工作。檔案管理機構(gòu)對檔案價值進行評估后，按規(guī)定進行管理，為部門、師生和社會提供檔案服務(wù)。

2 檔案管理在學(xué)校工作中的重要作用

1）高校檔案工作是高校管理活動的組成部分。第一，學(xué)校檔案的內(nèi)容是學(xué)校發(fā)展過程中的教學(xué)，研究，管理等方面的歷史記錄，在自身的發(fā)展過程中形成的，這些來源主要是學(xué)校機關(guān)部門，教育單位，教師和學(xué)生，學(xué)校員工以及少量的檔案來源于高等管理機構(gòu)和其他社會機構(gòu)，但在內(nèi)容上是一致的，圍繞著學(xué)校自身的發(fā)展，收集和征集材料。檔案的內(nèi)容和來源決定了大學(xué)檔案的價值，以實現(xiàn)一個基于大學(xué)本身的主要目標(biāo)，滿足自己的需要。第二，高等院校的檔案館是學(xué)校的內(nèi)部機構(gòu)，而學(xué)校的其他部門則履行管理職能。高等院校檔案館的人員配置，設(shè)備資金等等，由學(xué)校自己分配，不是一個共同的機構(gòu)，因此，在服從高等教育機構(gòu)檔案的前提下，還決定高等教育機構(gòu)的檔案價值應(yīng)該建立在本校自身的發(fā)展上[2]。

2）學(xué)校檔案工作服從服務(wù)于學(xué)校中心工作。從高等教育機構(gòu)檔案館的工作和高等教育機構(gòu)的工作之間的聯(lián)系來看，檔案管理工作服從服務(wù)于學(xué)校中心工作，為學(xué)校提供必要的教學(xué)信息，關(guān)于科研、管理和其他活動的資料。然而，在某些領(lǐng)域，高校檔案管理也可以發(fā)揮關(guān)鍵作用，因為高校檔案管理是高校文件管理的一個重要組成部分，在高等教育機構(gòu)的知識信息能力和確認信息的能力方面起著重要作用。在短期內(nèi)，高等教育機構(gòu)檔案管理將為高等教育機構(gòu)當(dāng)前的活動服務(wù)，充分利用檔案的社會和經(jīng)濟優(yōu)勢，在長期發(fā)展中，高等院校檔案具有巨大的潛力，具有歷史意義，通過發(fā)展檔案工作實現(xiàn)在教育、研究、學(xué)校管理、文化建設(shè)和其他工作方面的價值。

2 優(yōu)化學(xué)校檔案管理工作的具體措施

1）加強檔案管理信息化建設(shè)。結(jié)合各行各業(yè)計算機的廣泛傳播和應(yīng)用，學(xué)校招生和畢業(yè)等環(huán)節(jié)都使用信息模型，這也為建立和擴大電子檔案奠定了良好基礎(chǔ)。檔案管理員應(yīng)遵守客觀事實，充分利用現(xiàn)代科技技術(shù)，如電子計算機，進行更有序的學(xué)生檔案規(guī)劃，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)模型。

結(jié)合各大高校招生檔案信息化建設(shè)水平，高校可以根據(jù)自身實際情況與資金投入從實際出發(fā)，充分利用現(xiàn)有設(shè)備，按照“逐步發(fā)展”的原則進行設(shè)備的合理購置與替換[3]，包括數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、路由器、圖文影像掃描設(shè)備、存儲設(shè)備等；高校檔案室也可以參考社會上的檔案館進行一定程度上的改造針對校外提供有償服務(wù)，依據(jù)相關(guān)規(guī)定和收費標(biāo)準(zhǔn)，收取一定的查詢手續(xù)費和工本費，做到一定程度上的自主創(chuàng)收，不完全依靠高校撥款。

在軟件上選擇合適的第三方軟件開發(fā)公司，選擇軟件開發(fā)公司時要進行詳細的調(diào)查，充分的溝通與試用，保證軟件能夠合理兼容現(xiàn)有的設(shè)備以及能夠匹配使用者的需求，并且在后續(xù)的使用中軟件能夠獲得及時的更新與維護。或者直接使用市面上現(xiàn)有較為完備的檔案管理系統(tǒng)確保能和使用同樣檔案管理系統(tǒng)的高校進行信息上的共享，也能定期的獲得更新和維護服務(wù)并不需要自身多加擔(dān)心。

2）加大人員培訓(xùn)力度。青島高校想要成功進行檔案信息化建設(shè)必須重視人才的培養(yǎng)，擁有檔案學(xué)專業(yè)的高校可以依托自身優(yōu)勢對學(xué)校檔案管理人員進行專業(yè)知識的培養(yǎng)，根據(jù)經(jīng)驗優(yōu)化機構(gòu)組成，達到專業(yè)化檔案人員應(yīng)有的水平。面對檔案信息化建設(shè)的潮流對于檔案管理人員的培養(yǎng)也應(yīng)該與時俱進，針對信息化建設(shè)中傳統(tǒng)檔案人員所表現(xiàn)出的問題加強，項目管理知識、軟件開發(fā)知識以及信息系統(tǒng)集成知識的培養(yǎng)，使得檔案人員成為掌握多種技能的跨學(xué)科人才。其他高校需要培養(yǎng)專職的檔案管理人員，扭轉(zhuǎn)檔案管理人員可以隨便任用的固有印象，給檔案信息化建設(shè)工作配備專業(yè)的人才并且對校內(nèi)已有的檔案管理人員進行檔案管理知識、現(xiàn)代化信息技術(shù)、檔案專業(yè)知識等的培訓(xùn)達到專業(yè)水平，從而提高高校檔案信息化建設(shè)中專業(yè)人才的比例以確保檔案信息化工作順利進行。

3 結(jié)語

因此，學(xué)校檔案的管理工作與學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展密切相關(guān)。在新時期，由于在學(xué)校的綜合管理中廣泛利用檔案資源，學(xué)校檔案管理人員還必須認識到自身檔案管理的重要性，積極學(xué)習(xí)相關(guān)的管理措施，希望在檔案管理方面逐步改善目前的狀況，促進逐步改善檔案管理，為全面優(yōu)化學(xué)校檔案管理提供良好的支持和經(jīng)驗教訓(xùn)，新階段希望學(xué)校檔案綜合管理工作順利推進，為學(xué)校的穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造有利的環(huán)境。