關于建設工程監理檔案常見問題及應對策略分析

常 睿

（河南興平工程管理有限公司，河南 平頂山 467000）

1 工程監理檔案管理現狀

由于城市建設的飛速發展，人們生活水平的提升，對居住環境以及相應的條件也提出了新的要求。工程監理檔案記錄城市發展的歷程，與群眾生活關系緊密。近年來，社會對工程監理檔案的需求開始發展變化。第一，充分發掘工程監理檔案價值的單位不斷增加，檔案的應用范圍不斷擴大，導致同一份檔案的申請查閱率不斷提升，時間上非常緊迫。第二，由于政府部門的引導工作，城市建設的進程不斷加快，因此上級部門、專業部門以及公檢法部門對工程監理檔案的利用率也不斷提升。

但在實際工作中由于多種因素的影響，檔案的查詢速度受限，并且查詢人員由于對工程監理檔案館的認識不夠準確，導致在查詢過程中各個部門之間存在相互推諉、不負責任的現象，對于當前的制度意見較大。另一方面，由于檔案館免費提供復印服務，因此大部分公司和業務本來只需要復印其中幾張就能完成任務，卻要求整份檔案的復印，這種工作方式不僅造成資源的浪費，同時也加大了檔案管理工作人員的工作量，降低了工作效率。

2 建設工程監理檔案管理問題

1）對監理檔案管理工作的重要性認識不足。部分建設工程的領導層對監理檔案管理的認識不夠全面，簡單的認為只是重復性的文件處理工作，技術含量較低，導致工作人員在開展工作的過程中積極性不高。甚至檔案館等重要場所存在一定的安全隱患，檔案信息的保密性也不強，嚴重影響工作質量。

第一，部分建設工程對檔案收集范圍認識不清楚，建設工程在開展工作的過程中對建設工程的數據信息收集不及時，導致對建設工程的綜合性評價不夠準確，嚴重影響了監理檔案信息的完整性。第二，在整理過程中存在問題。部分建設工程對檔案管理工作缺乏有效約束，導致檔案的隱私性不受重視，檔案隨便外借等情況時有發生。第三，檔案的保存不夠規范，部分建設工程檔案存在的位置本身存在一定的安全隱患，保存管理人員沒有落實定人定崗，責任機制不健全，嚴重降低了管理水平。

2）信息化管理水平較低。對于監理檔案管理工作而言，建設工程的增多，檔案數量和檔案中的信息數據量都會大幅度增加，這種局面的出現為監理檔案管理工作帶來一定挑戰。但部分建設工程管理者沒有意識到管理工作中采取計算機技術和數字化技術的必要性，在管理工作的開展過程中依然局限于人工的工作方式，加上領導人員的重視程度不足，在硬件設備、技術轉型以及管理創新方面難以跟上時代變化，影響信息的安全性，監理檔案面臨的風險進一步加大。

就目前而言，由于科技發展，信息化時代已經來臨，多數人開始使用計算機設備和網絡技術對信息進行管理。但大部分建設工程存在著一個嚴重的問題就是應用計算機管理的人才相對較少，導致檔案管理模式依然非常落后，嚴重影響了工作效率的提升。并且傳統的管理模式，數據丟失，信息不全等現象更為嚴重，不利于檔案信息的長久保存。建設工程監理檔案管理工作有時會將檔案數據簡單放置在辦公室，忽視了存放的安全性，并且檔案容易在這種情況下出現潮濕、污損等問題，嚴重影響后期的查閱。

3）檔案管理人員素質低。法制不健全導致建設工程監理檔案管理從業人員不重視，制度缺乏標準性，不能全面系統對監理檔案管理形成有效約束，導致在執行過程中存在問題，并且工作人員沒有意識到自身工作的重要性，執法內容不夠明確，難以形成長效的監督管理機制，檔案所有者的合法權益得不到有效保障。

當前，建設工程的監理檔案管理工作分工不夠明確，通常負責管理的文秘人員沒有做到定人定崗，導致相關的員工都具備管理監理檔案的權利，相互之間各自為政，對于廉政建設而言，產生較大的阻礙。此外，相關監理檔案管理人員專業素養不過關，直接影響到管理質量。

3 建設工程監理檔案管理優化措施

1）結合法律法規，降低查詢門檻。在對監理檔案進行查詢時，查閱人需要具備一定的條件，只有符合條件要求的查閱人才能有權進行檔案查詢，雖然這在一定程度上確保監理檔案資料的安全性。但這種條件同時也限制在一定程度上也會影響了監理檔案的利用率。因此在查詢過程中，需要結合實際情況對查詢的門檻進行適當調整，從而更好地為人民群眾和事業單位提供相應的查詢服務，盡最大程度提升檔案的利用效率。對于具有加密性質的文件應該注重日常工作中的管理，結合不同的用途，可采用提前申請的方式對查閱的范圍和人員進行檢查和限制，既要保證檔案的利用率，也要保護材料本身的安全性和保密性。

2）加快紙質化向數字化的轉變。傳統的監理檔案的管理都采用紙質化管理的模式，這種類型的方案雖然是經過工作人員一筆一劃詳細記錄而來，但其不僅不利于保存，而且及容易造成損壞和丟失，并且在查閱過程中效率低下，幾乎都屬于孤本。隨著計算機網絡技術的發展，檔案管理部門可以通過建立數據庫的方式，將公共設備、機要建筑等資料劃根據不同用途分設限制級別，對查閱者進行選擇性開放，從而保證部分群體的查閱效率。同時可以利用計算機對傳統的紙質文件進行數字化存儲，在進一步提升工作效率的前提下，還能方便查閱者檢索，為用戶帶來更多的體驗和便利，同時在歸納整理以及統一化處理的過程中，還能幫助工作人員減少工作量，提升工作人員的工作效率和精細化程度。

3）建立健全監理檔案綜合管理系統。為加快大數據時代管理模式的轉型，企業需要做好以下幾個方面的工作：第一，加強硬件的建設，傳統的管理模式在效率上表現出明顯的滯后性，在大數據時代應該充分借助計算機技術和網絡信息技術為管理提供便利。

紙質檔案數字化只是提升檔案查詢和利用效率的開始，通過將紙質檔案數據轉化為龐大的電子數據，為的是今后的開發利用。因此通過建立健全監理檔案綜合管理系統，可以充分利用計算機技術和網絡技術的優勢拓展監理檔案管理的功能。并通過設定計算機局域網的方式，結合業務流程，對檔案館內的管理權限進行分配設置，從而逐漸實現監理檔案的自動化管理。在健全監理檔案綜合管理系統的過程中，需要保證以下功能的完善：系統用戶信息管理模塊、監理檔案管理權限配置管理模塊、檔案業務辦理流程模塊、數據庫資料管理模塊、意見更新模塊等。不同的模塊需要在實際工作中發揮不同的作用，具體包括檔案接收、館藏檔案電子目錄實時查詢、電子檔案掃描件查看、錯誤信息修改提交等方面。另外一方面，通過將紙質版轉化為電子版不僅提升了效率，還能有效節約能源。

4 結語

綜上所述，當前由于互聯網和計算機技術的飛速發展，我們已經進入了信息的高度共享時代，對于資料和檔案的查詢頻率越來越高。因此為充分發揮監理檔案的利用價值，需要及時做好紙質化向數字化的轉變，同時更新線上管理系統，為需要者提供便利條件，并對員工進行技能和服務培訓，改善監理檔案的管理和利用水平。