醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理的缺陷及應對策略探析

高 盈

（海口市第三人民醫(yī)院 醫(yī)院辦公室，海南 海口 571100）

醫(yī)院在新時期醫(yī)改持續(xù)推進背景下，要獲取經營效益的提升，應在醫(yī)療技術及服務水平不斷提升的同時，針對醫(yī)院管理模式進行完善。醫(yī)院辦公室文書檔案全面記錄了醫(yī)院發(fā)展進程，是醫(yī)院進行科研攻關及制定管理決策的重要參考依據[1]。為此，應分析并總結醫(yī)院文書檔案管理缺陷及對策。

1 醫(yī)院辦公室文書與文書檔案概述

1）醫(yī)院辦公室文書檔案的重要性。從整體上看，醫(yī)院辦公室文書檔案管理是醫(yī)院基礎管理中的重要環(huán)節(jié)之一，醫(yī)院辦公室文書檔案反映了醫(yī)院檔案管理的質量標準，通過對辦公室文書檔案進行有效管理，一方面能夠真實記錄醫(yī)院發(fā)展全貌，體現出文書檔案的歷史價值，另一方面又是規(guī)范醫(yī)院基礎管理工作，輔助醫(yī)院更好地應對新時期醫(yī)院行業(yè)競爭的重要手段。

2）醫(yī)院辦公室文書檔案管理的幾個特征。第一，文書檔案前期主要以紙質媒介記錄并儲存醫(yī)院事件、物品、文件等，檔案管理的重點是重要資料的收集及分類保存。第二，文書檔案涉及面向廣泛。例如，醫(yī)院行政、科技、設備、財務等部門及各科室醫(yī)療環(huán)節(jié)產生的檔案都屬于文書檔案范疇，由此賦予醫(yī)院文書檔案內容多樣性。相應地，醫(yī)院文書檔案也包括了多種載體形式，如文字、圖片、錄像、錄音、責任書、合同、協(xié)議以及以上載體的電子版檔案等。第三，文書工作的過程可視為文書檔案管理工作的基礎，兩者存在相互銜接的關系。

2 當前醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理的缺陷分析

1）重要性認知不足。醫(yī)院在日常運營管理中，主要將精力放在醫(yī)療業(yè)務開展上，有限的房屋資源多用于醫(yī)療用房，沒有充分認識到文書檔案管理的重要性[2]。受此影響，醫(yī)院文書檔案管理意識不強，一方面過于重視醫(yī)院病案檔案，疏于對文書檔案進行管理，導致用于文書檔案存放的地方極為狹窄，容易導致文書檔案遺失；另一方面醫(yī)院文書檔案及醫(yī)療病歷檔案等交叉放置，影響了文書檔案信息的調取及利用效率。從實際情況看，醫(yī)院眾多科室對文書檔案僅采取保存措施，沒有進行必要的歸類及編制操作，客觀上影響了文書檔案的查閱及使用。

2）管理規(guī)范程度不高。受醫(yī)院文書檔案管理意識不強這一因素影響，當前在醫(yī)院辦公室文書檔案管理工作中存在管理欠規(guī)范問題。例如，因文書管理部門及人員職責不清而導致文書檔案無序存放、分類隨意、檔案原稿破損、文書檔案不規(guī)范裝訂等。導致文書檔案管理不規(guī)范的另外一個重要原因在于醫(yī)院檔案管理制度不完善。醫(yī)院在進行醫(yī)療服務過程中產生的醫(yī)療檔案及文書材料極為嚴謹，是醫(yī)院進行醫(yī)療攻關的重要參考資料，但在文書檔案管理制度，流程上如出現漏洞，難免會導致檔案管理混亂無章，最終會對文書檔案的利用造成嚴重阻礙。此外，在醫(yī)院文書檔案管理手段上較為落后等問題在多數醫(yī)院并不鮮見。一方面，醫(yī)院文書檔案的管理人員，缺乏外出進修的機會，在管理上過于依賴手工方式，在檔案查找方面效率低；另一方面，出于成本考慮，未配備足夠的檔案管理硬件設備，檔案無資料庫房或一房多用，極易導致文書檔案出現積灰、霉變、蟲蛀等問題，損害檔案的完整性。

3）工作人員專業(yè)素養(yǎng)有待提升。醫(yī)院的各項基礎管理工作及主要的醫(yī)療服務工作需要大量的專業(yè)人才作支撐，如人才專業(yè)能力不強，極易導致醫(yī)院相關工作裹足不前。受傳統(tǒng)思維影響，醫(yī)院一般配置專業(yè)能力較強的醫(yī)護人員，在基礎管理，如文書檔案管理方面主要采用行政人員兼任的方法，因其缺乏專業(yè)的文書檔案管理水平，會對醫(yī)院辦公室文書檔案的管理及利用施加不利影響。在文書檔案管理人員的專業(yè)技能培訓上缺失或走形式，導致醫(yī)院文書檔案管理人員的專業(yè)水平不高。例如，一些從事文書檔案管理的人員責任意識淡薄，在收集及保存文書檔案時出現案卷遺漏或裝訂不齊等問題，對文書檔案的查閱使用及電子化轉換增添了難度。

3 醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理策略

1）加強對醫(yī)院辦公室文書檔案管理工作的重視。醫(yī)院管理者應充分重視，給予醫(yī)院辦公室文書檔案管理人力、物力及財力上的傾斜[3]。首先，在醫(yī)院內部營造文書檔案全員管理意識，自覺將科室內的有用信息及資料整理歸類，然后及時交由辦公室文書檔案管理人員進行入檔儲存。為有效增強醫(yī)院各科室文書檔案管理的意識，醫(yī)院可以開展檔案管理的相關知識講座。其次，設置用于醫(yī)院辦公室文書檔案管理的專項資金，用于購置及更新文書檔案管理設施。特別是隨著信息化時代的到來，除了不常用的文書檔案進行專門存放保管外，一些可用于醫(yī)療輔助服務及醫(yī)療科研攻關的文書檔案應采用信息化手段進行錄入轉存，如此一方面提高醫(yī)院文書檔案管理效率，另一方面避免紙質文書檔案因保存期限過長而出現內容模糊或缺失問題，確保醫(yī)院檔案資料安全。在日常管理中采用PDCA循環(huán)理論，使文書檔案管理工作能夠覆蓋檔案產生直至高效利用的各個環(huán)節(jié)。

2）完善醫(yī)院辦公室文書檔案管理規(guī)范制度。醫(yī)院辦公室文書檔案管理要實現常態(tài)化，還要圍繞文書檔案管理工作的核心，即文書檔案管理規(guī)范制度建設進行持續(xù)完善。這一環(huán)節(jié)要把握如下幾點：第一，規(guī)范醫(yī)院辦公室文書檔案管理流程。針對待入檔的文書檔案，應嚴格進行篩選、復查、核實，將醫(yī)療檔案與普通文書檔案分類存放，重點做好醫(yī)療檔案的檢查，對檔案名稱、目錄、事件、簽字確認等內容做好把關及確認。第二，建立文書檔案全過程審核制度。主要是文書檔案從收集、整理、歸檔、借閱、電子化轉錄等過程要嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度，相關手續(xù)要符合規(guī)定，避免檔案因人為因素而遭損壞。第三，制定醫(yī)院辦公室文書檔案信息化管理規(guī)定。主要是對文書檔案計算機系統(tǒng)的訪問權限進行限制，降低無關人員惡意操作概率。第四，設置專門的醫(yī)院文化檔案庫房，做好防灰、防蟲、防潮等措施。

3）普及應用現代化文書檔案管理技術手段。醫(yī)院辦公室文書檔案管理工作應做到與時俱進，大力推進文書檔案信息化管理進程[4]。一方面，文書檔案的紙質化媒介存儲方式受保存環(huán)境影響，在重要的醫(yī)療資料檔案管理中對周邊環(huán)境的溫濕度要求較高，還要進行必要的防腐及防蟲處理，如此會加大文書檔案設施投入及維保的資金投入。為此，借助信息技術手段，將醫(yī)院文書檔案管理與信息化相結合，能夠有效避免紙質檔案管理的諸多弊端。在實施中，注重以下幾點：首先，使用檔案管理系統(tǒng)收集、整理及儲存醫(yī)院檔案數據信息資料，做好檔案錄入精度的控制。其次，構建醫(yī)院辦公室文書檔案信息化共享機制。在此環(huán)節(jié)要注意采取防黑客、防惡意攻擊、防無權限操作等保護措施。第三，紙質的較為珍貴的醫(yī)療資料應單獨保存在檔案庫房中，為避免資料受損，可以對其進行拍照，然后保存于加密文件夾中，實行信息化及人工雙重管理模式。

4）提高醫(yī)院辦公室文書檔案管理工作人員職業(yè)素養(yǎng)。一是在醫(yī)院內營造全員文書檔案管理的氛圍，壓實文書檔案管理工作人員的崗位職責，轉變檔案管理人員的觀念，緊跟時代發(fā)展，不斷提高自身職業(yè)素養(yǎng)。二是由醫(yī)院定期組織開展文書檔案工作及管理人員專項培訓，提高檔案管理技能水平。三是引入優(yōu)秀檔案管理人才，保障文書檔案管理人才的工資待遇及福利，加快文書檔案管理人員隊伍的更新換代。四是重視醫(yī)院辦公室文書檔案管理人員專業(yè)技能強化，定期選派管理人員外出進修學習，掌握醫(yī)院文書檔案管理先進理論及實操做法，提高職業(yè)素養(yǎng)。

4 結語

醫(yī)院辦公室文書檔案保留了醫(yī)院發(fā)展進程中的重要資料信息，是醫(yī)院后續(xù)發(fā)展的有效參考依據。針對醫(yī)院辦公室文書檔案管理缺陷問題，應注重從管理理念、管理硬件、管理制度、管理人員等幾個層面加以改進完善，使醫(yī)院辦公室文書檔案在安全保存的前提下發(fā)揮出其應用價值。