關于文書檔案管理工作的創新

鄭慧麗

（山東省淡水漁業研究院，山東 濟南 250000）

在我國社會時代的持續發展階段，無論是社會經濟，亦或是綜合實力都實現了大幅度的提升。可以說這樣的大環境之中，我國開始逐漸進入一個全新的時代，社會中的各項工作隨之進行了創新。因此文書檔案管理工作，是承擔著一個集體的珍貴資料，記錄著集體工作的一個過程。由于傳統文書檔案管理方式不僅會耗費時間與精力，還造成人力、物力及財力資源的浪費，所以也要緊跟時代發展的步伐，加強文書檔案管理工作的創新，從而進一步增強檔案管理工作的效率，實現文書檔案信息的安全性、真實性與準確性。

1 當下文書檔案管理工作的現狀

1.1 文書檔案管理工作的涵義

可以說，任何一個國家的發展，其文書檔案管理都是不可或缺的工作類型之一。當前，我國的文書檔案管理工作，正處于一個不斷發展、進行的階段，始終采取傳統的管理方式，以一個部位、一個單位為主，記錄所發生的事情，并且在管理工作過程中，也只是保存記錄好的文書內容。但是這樣的文書檔案管理工作形式，很容易導致一些文書檔案在保存中出現損壞情況，在很大程度上日后的相關工作，甚至造成經濟方面的損失[1]。因此，相關部門要明確認識到文書檔案管理工作的重要性，及時對當前管理中的弊端加以改進與優化，從而確保文書檔案管理工作在未來發展過程中獲得突破性的發展。

1.2 文書檔案管理工作存在的問題

1）管理手段單一。由于當前的文書檔案管理工作尚未得到重視，導致相關工作人員的管理方式，仍然以傳統的形式為主，這樣相對單一且落后的管理手段，無法實現文書檔案管理工作內容的創新。雖然我國已經進入到現代信息化發展時代，每時每刻都會誕生全新的技術，但文書檔案管理工作方式沒有改變，難以適應時代發展的節奏，從而造成實際的工作效率低下，同時對社會中其他工作也帶來了一定的影響。

2）檢索效率較低。就目前而言，文書大干管理工作的檢索功能，基本上是相對統一的手工檢索。可以說這種檢索的方式，在某種意義上來講非常原始[2]。加之我國各項社會工作的文書檔案在持續的增加，如若依舊采取這種檢索方式，就會導致整個文書檔案管理工作效率的下降。

3）缺乏專業人員。對于現階段的文書檔案管理工作，之所以無法實現工作的創新，究其原因在于檔案管理人員的整體素質偏低。主要表現在文書檔案管理的工作人員，只能適應一些傳統的文書檔案管理工作，卻難以為其他的工作給予協助。

2 文書檔案管理工作創新的有效措施

2.1 樹立全新的管理理念

由于社會在進步，不同行業、領域的檔案管理要求也隨之發生了改變。因此，在當前階段創新文書檔案管理工作是十分重要的[3]。所以，單位領導者要與時俱進，能夠高度重視文書檔案管理工作，并且把握目前的全新變化、新需求與發展動態，能夠將其放在長遠的戰略目標上，達到與可持續發展同等的位置。首先，要積極借助現代化的信息技術，加大文書檔案管理的宣傳力度，能夠對檔案管理人員進行集中性、系統性的教育，幫助其從思想上改變對文書檔案管理工作的認知，促使其將各項文書檔案管理工作真正落到實處，以此來增強文書檔案管理工作的質量。其次，文書檔案的高效管理工作，離不開先進的理念作為支撐，所以檔案管理人員要樹立全新的管理理念，不斷創新多樣化的管理手段，實現文書檔案管理的信息化，從而確保文書檔案資料更加完整、準確，最終進一步促進文書檔案管理工作效率的提升。

2.2 完善檔案管理制度

對于文書檔案管理工作的創新，就需要對檔案管理制度加以完善與補充。因此，相關部門要全面探尋文書檔案管理制度實施過程中出現的問題，結合文書檔案管理工作呈現的全新情況，進行各項制度的革新[4]。比如，在收集、分類與儲存、查閱等方面，要刪減與實際情況不吻合的制度內容，并且適當增添新的內容，確保文書檔案管理更加科學化、規范化。同時，要以文書檔案管理工作為導向，深化各項檔案管理制度的落實，以便在實際的工作過程中及時對制度內容加以優化，實時發揮出多方面的效能，進一步保障文書檔案管理工作的高效、有序、統一。

此外，針對文書檔案管理工作中的問題，相關部門要擬定責任分級制度，按照工作性質、工作路程與內容，以及檔案管理人員的業務能力、素質水平等方面進行合理化的責任分級，避免崗位職責交叉或重疊問題，從而實現文書檔案資料的收集、整理、排序與借閱等方面的職責明確化，促使每一位檔案管理人員更好的履行工作職責，做好各項工作的同時，保障文書檔案管理的安全性、完整性與準確性。

2.3 建設信息化管理系統

在新時代下互聯網、計算機及大數據等技術已經廣泛應用到各個領域之中，檔案管理信息化是一種必然的發展趨勢。因此，文書檔案管理工作的創新，就要建設信息化的檔案管理系統，能夠將業務活動與信息技術有機結合，構建文書檔案管理數據庫，設置文書檔案的收集、統計、檢索與查閱等等模塊，以及包括預警、監督與風險的防控的等項目，以此來加強對文書檔案管理工作的全方面管控，實時的動態跟蹤、及時的信息反饋，真正實現信息化的管理模式，能夠自動更新數據庫中的海量文書檔案資料。同時要發揮大數據的提取、篩選與整合信息的功能，不斷強化文書檔案管理工作的質量。此外，單位要構建資源共享的平臺，加強各個部門在文書檔案管理層面的協同作用，以線上、線下的雙向方法，達到動態化、精細化的文書檔案管理。

3 結束語

綜上所述，文書檔案管理工作的創新，有助于增強檔案管理工作的質量，實現動態化、精細化的檔案管理目的，從而確保文書檔案管理的安全性、準確性與真實性。通過對傳統文書檔案管理模式的不斷優化與改進，引進現代化的管理理念，融入信息技術進行高效的文書檔案管理，同時落實文書檔案管理的各項制度，逐漸達到科學化、規范化的文書檔案管理標準，最終促進文書檔案管理工作效率的有效提升，推動其向前發展。