事業單位檔案管理存在的問題及對策

呂 凱

（山東省淄博市周村區交通運輸事業服務中心，山東 淄博 255300）

隨著科技的發展，各領域的技術水平逐漸提高，信息技術的應用更加廣泛。在事業單位檔案管理中，檔案資料作為重要的信息資源，其利用價值也越來越受到重視。

1 事業單位檔案管理存在的問題

1）檔案管理信息化的理念尚未深入人心。隨著信息技術的出現和廣泛使用，它在各個領域的發展和創新中發揮了不可磨滅的作用。信息技術已在管理大型公司方面發揮了巨大的優勢。對于事業單位中的文件管理，它還必須配備現代信息技術，這大大提高了文件管理和使用的現代化程度。但是，仍然有一些事業單位的相關管理人員尚未意識到基于信息的檔案管理的重要性，繼續使用傳統形式的檔案管理，由于相關的管理人員和干部對于信息技術存在偏見，因此他們認為進行檔案管理信息建設是必須消耗大量的人力、物力和資金等。

2）檔案資料利用率不高。因事業單位領導及檔案管理相關人員對檔案管理工作缺乏重視，對檔案管理工作的重要性認識度不足，使檔案資料的有效利用率不高，同時在檔案管理工作中，人員配備以及資金投入力度相比較少，也導致檔案管理水平受到影響。隨著事業單位的經營發展，檔案信息資源不斷增加，使工作人員的工作量大幅度提高，需要耗費大量時間進行檔案資源的收集、整理和編輯以及歸檔等。傳統的查閱過程也需要耗費大量時間去查找，一旦出現孤本檔案紙質損壞的情況，還需要花費時間進行修復，使檔案資源的利用率降低。

3）安全問題。在信息時代下，檔案管理工作安全問題更加嚴峻，檔案管理工作依賴于檔案管理系統，但系統處于開放的網絡當中，容易被不法分子、競爭對手所竊取。此外，檔案管理管理系統本身運行過程中也具有一定的不確定性，如果系統出現崩潰、硬件損壞情況，都會導致檔案管理出現安全管理問題。因此企業在開展檔案管理工作時，必須加強硬件、軟件管理，確保管理工作安全性能夠得到有效保障。

2 事業單位檔案管理存在問題的對策

1）更新觀念，加強重視。檔案資料記錄著個人學歷、社會經歷、人事變動、工作成績等內容，事關員工的檔案質量，事關機關事業單位的發展，檔案的完整性和準確性尤為重要。創新觀念，提高認識是保障檔案管理工作創新發展的基礎，信息化進程下，改進機關事業單位檔案管理信息化進程迫在眉睫，各機關事業單位要結合本單位實際創新檔案管理理念，引入新思路和新技術。各機關事業單位領導要提高重視程度，認識到檔案管理信息化建設的重要性，加強領導，設定目標，分解任務，精心部署，將檔案信息化建設納入單位重點工作計劃，重點進行考核，將檔案信息化建設工作所需經費納入單位財政預算，采用數字化管理模式，提升機關事業單位檔案管理質量，有序推進機關事業單位檔案管理信息化進程。

2）技術支持。“互聯網+”為檔案信息資源開發提供了信息通信技術和互聯網平臺。在“互聯網+”時代，云計算、大數據和物聯網等技術為檔案信息資源的開發提供了支持。云計算是一種新興的共享基礎架構方法，其核心就是提供更加安全、更低成本的IT服務，虛擬化、整合、安全等是其最基本的特性。云計算最大的優勢是脫離物理空間，通過網絡來滿足用戶的動態需求。因此，可以借助云計算消除檔案信息資源之間的壁壘，實現共建共享。國際數據公司（IDC）將大數據定義為：通過高速捕捉、發現或分析，從大量數據中獲取價值的一種新型技術架構。檔案數據資源存在數量巨大且增長速度快、類型繁多且形式復雜、數據處理要求高速等問題，大數據技術正是解決這些問題的關鍵，將大數據技術用于檔案數據的智能分析和深度挖掘，有利于檔案價值的激活和檔案資源的共享。物聯網可以把任何物品與互聯網連接起來，實現人與物、物與物間主動進行信息通訊并實現智能化管理。這一技術多用于檔案庫房管理，可以說是檔案信息資源高效開發的基礎。這些技術并非獨立存在的，而是相互連通、相輔相成，共同支持檔案信息資源開發的。

3）服務創新工作。（1）便捷性服務。檔案管理開展過程中要具有便捷性優勢，方便事業單位職工查閱檔案信息，解決時空限制問題；（2）高效性服務。檔案是事業單位決策的重要依據信息，檔案內容與時俱進，涉及內容愈加全面，其應用價值也就更高，因此檔案管理工作也應該更加高效，及時更新數據，滿足時效性需求；（3）共享性服務。部分事業單位規模大，并包含了多個子公司，因此在構建檔案管理內容時，應該考慮事業單位之間的內部聯系，建立共享資源數據庫，擴大檔案輻射范圍價值。

4）提升檔案管理的數字化程度。檔案管理工作中數字化程度的提升，現階段主要體現在檔案信息的共享性程度。檔案管理工作中的共享性并非指不同個體之間共享檔案資料，而是檔案資料關系人同檔案管理系統之間的共享程度。檔案管理數字化程度越高，越有利于檔案信息在安全性的基礎上進行必要的檔案資料共享。這對于提升檔案信息傳遞的有效性以及檔案資料的利用率具有積極的促進作用。但是，檔案管理工作中數字化建設是一個復雜的體系建設，因為檔案管理系統需要對接的是大量的檔案資料，因此這也對檔案管理工作中的全部流程提出了新的要求。為了實現檔案信息傳遞速度的提升，應重點提升檔案管理的數字化程度。除了對檔案信息的錄入進行數字化的加工，檔案信息資料的信息化儲存，還應當對整個檔案數字化管理系統進行必要的維護，以保證其能夠不斷進行自身的完善與升級。在不斷發展的社會背景與檔案管理工作需求下，不斷提升檔案管理系統自身的數字化程度，才能夠緊跟時代發展的步伐，充分實現檔案管理的數字化建設。

5）構建良好運行程序。在事業單位中，為讓良好運行程序得以構建，首先，應結合檔案信息化建設工作實際需求，對檔案電子文件裝訂方式、存儲格式、管理架構以及人員專業技術進行全面分析，對工作流程進行有效完善，保證管理、保管、移交統一性。其次，應保證在職人員、離職人員對保密責任予以嚴格履行，避免有涉密文件泄露情況產生。最后，應嚴格管理涉密檔案，可以對此類檔案進行登記目錄，開展備案備查工作，全面了解當前檔案管理情況。

6）強化檔案信息安全管控。一是嚴格落實檔案管理、資料移交、信息查詢等工作制度，完善制度規定，簽訂保密協議責任書，使檔案工作人員充分認識到檔案安全工作的重要性，從制度上規范各項業務工作，消除安全隱患。二是開展消防安全講座，進行檔案安全宣傳教育，提高消防安全意識，開展消防演練活動，加強消防設施設備，定期對檔案庫房進行全面檢查，科學備份數據，保障檔案安全。三是定期對檔案工作人員進行信息安全教育培訓，加強安全教育，從技術方面進行全方位全程監管，降低廉政風險，確保信息安全，多方面加強信息安全長效機制建設。

3 結語

檔案管理作為事業單位內部管理工作的重要內容，記錄了事業單位的發展歷史，事業單位管理人員運用信息技術進行全面化、信息化、現代化檔案管理，可以幫助事業單位管理人員獲得最全面的內部資料，并結合實際情況做出科學化決策，促進事業單位長遠發展。