淺論人事檔案管理和運(yùn)用

（濰坊市人事考試中心，山東 濰坊 261000）

孟凡福

現(xiàn)階段社會(huì)發(fā)展迅速，科研人員檔案的管理為公共機(jī)構(gòu)內(nèi)部結(jié)構(gòu)的優(yōu)化和改革提供了強(qiáng)大動(dòng)力。人事檔案真實(shí)記錄了每位員工的人事簡(jiǎn)歷，性格和道德以及政治觀。它可以反映員工的完整情況，并且是雇用各個(gè)部門時(shí)的重要參考工具。人事檔案與員工的勞動(dòng)社會(huì)保障，人事工資等方面直接相關(guān)，因此人事檔案部門是幕后的服務(wù)提供者和保證人。

1 人事檔案管理概述

1.1 人事檔案的收集

人事檔案材料分為十類：簡(jiǎn)歷材料、自傳材料、檢查與評(píng)估材料、學(xué)術(shù)和職稱培訓(xùn)材料、政治評(píng)論材料、比賽和聯(lián)賽材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、處罰材料、任免材料等材料。在這十類材料中，人事部門直接制作或收集了干部履歷表，年度評(píng)估表和薪資變動(dòng)表，這可以確保按時(shí)收集材料。人事部間接收集諸如研究，政治評(píng)論，獎(jiǎng)懲以及出國(guó)旅行等資料。資料不全，人事部門不知道其他部門是否已生成某些物料，這影響了物料的及時(shí)收集。例如，應(yīng)收集出國(guó)人員進(jìn)行研究，交流和學(xué)習(xí)的政策審查材料作為工作人員檔案。在實(shí)際工作中，對(duì)海外人員的政治審查由黨委勞動(dòng)部門負(fù)責(zé)。由于人員不知道出國(guó)人員的政策審查材料是否屬于人事檔案，因此不會(huì)將其送交人事辦公室。人事部不知道出國(guó)人員的清單，也不向黨委勞動(dòng)部索要，這將導(dǎo)致人事檔案的收集不完整。如何改變這種情況？必須加強(qiáng)部門之間的業(yè)務(wù)溝通與協(xié)調(diào)，并充分利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)。目前，出國(guó)人員基本信息應(yīng)在互聯(lián)網(wǎng)上公布，人事部門人事檔案管理人員應(yīng)予以重視，并積極向有關(guān)部門積極收集資料。

1.2 人員檔案的組織和鏈接

人事檔案應(yīng)定期分類和裝訂，否則將難以確保人員檔案的安全性和完整性。例如：?jiǎn)T工提交的學(xué)歷證書復(fù)印件，年度評(píng)估表，年薪表，退休批準(zhǔn)表，黨員資料等未及時(shí)分類。然后，在檢查的情況下，如果丟失紙張?jiān)撛趺崔k？因此，有必要定期組織和鏈接職員檔案并在卷上打印檔案目錄。這樣可以方便查閱，并可以確保人事檔案的完 整性。

1.3 訪問(wèn)人事檔案

嚴(yán)格執(zhí)行人事檔案訪問(wèn)紀(jì)律，嚴(yán)格執(zhí)行人事檔案訪問(wèn)過(guò)程，嚴(yán)格禁止人事檔案訪問(wèn)。管理人事檔案是機(jī)密工作，任何查看人事檔案的人都應(yīng)保守秘密。例如，在審查人事檔案時(shí)，人事檔案管理人員應(yīng)檢查是否有《人事檔案查閱審批表》的單位批準(zhǔn)印章；檔案審查員是中國(guó)共產(chǎn)黨的成員；檔案審閱者強(qiáng)調(diào)審閱檔案的紀(jì)律，不允許有拍照或更改。外部單位工作人員應(yīng)出示申請(qǐng)書和身份證以核實(shí)檔案并確保工作人員檔案的安全。

1.4 人員檔案的傳輸

人才流動(dòng)將導(dǎo)致人員檔案在單位之間的轉(zhuǎn)移。在日常工作中，我經(jīng)常收到綁定的和未分類的人員檔案。為了避免這種情況，在國(guó)外審查人事檔案時(shí)，要求歸檔單位在傳送人事檔案之前按照規(guī)定進(jìn)行組織，綁定和密封。人員檔案的傳輸必須通過(guò)機(jī)密渠道，并且必須使用特殊車輛來(lái)接送人員。

2 人員檔案的使用

2.1 人事檔案在甄選和雇用人員方面發(fā)揮著重要作用

人事檔案中的干部人事資料是反映干部情況的基本依據(jù)和重要依據(jù)，是干部工作和領(lǐng)導(dǎo)選拔的重要信息。例如，在招募中層干部時(shí)，有必要對(duì)干部檔案進(jìn)行徹底，嚴(yán)格的審查，重點(diǎn)是“三個(gè)時(shí)間，兩個(gè)日歷和一個(gè)身份”，即出生時(shí)間的一致性，工作時(shí)間和入黨時(shí)間；學(xué)習(xí)經(jīng)歷，工作經(jīng)歷以及身份的真實(shí)性。在審查身份檔案時(shí)，發(fā)現(xiàn)身份檔案中的某些材料顯示出改變的跡象，經(jīng)過(guò)檢查和紀(jì)律調(diào)查，發(fā)現(xiàn)這些檔案是偽造的，應(yīng)收到相應(yīng)的處罰。

2.2 人事檔案是社會(huì)保障服務(wù)管理的重要基礎(chǔ)

政府機(jī)構(gòu)事業(yè)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)制度改革后，離退休人員的工資將由社會(huì)保障支付。人事局的社會(huì)保障官員將《事業(yè)單位退休人員養(yǎng)老保險(xiǎn)待遇審批表》交付給市社會(huì)保障局，批準(zhǔn)表格中的項(xiàng)目必須填寫參與工作的日期和年份的數(shù)據(jù)和信息。為了確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，有必要查看人事檔案中的相關(guān)材料以進(jìn)行確認(rèn)。例如：在“《干部履歷表》”中檢查“何時(shí)何地參加工作時(shí)間”列和工作經(jīng)歷；回顧多年來(lái)評(píng)估表上的參與時(shí)間；回顧多年來(lái)調(diào)整薪資表的時(shí)間；請(qǐng)檢查“更正成績(jī)表”等，以確保正確完成《事業(yè)單位退休人員養(yǎng)老保險(xiǎn)待遇審批表》的工作，確保每月都能按時(shí)無(wú)誤地收到退休金，并營(yíng)造一個(gè)和諧的社會(huì)環(huán)境。

2.3 人事檔案是用于建立退休信息數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)源

建立離退休干部信息數(shù)據(jù)庫(kù)，準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)離退休干部的基本情況，是做好離退休干部管理工作的重要基礎(chǔ)。提高離退休干部的標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)的服務(wù)管理水平，在相關(guān)領(lǐng)域更好地利用離退休干部，具有十分重要的作用。為了確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，請(qǐng)?jiān)诓樵兺耆耸聶n案后填寫《退休干部信息簡(jiǎn)表》。有必要收集基本信息，家庭狀況，健康狀況，參加重要的歷史活動(dòng)，獎(jiǎng)懲和退休人員的工資狀況。

2.4 人事檔案是公證信息的來(lái)源

隨著人們法律意識(shí)的增強(qiáng)，經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和人事家庭財(cái)富的豐富，近年來(lái)，公證業(yè)務(wù)越來(lái)越普遍。公證通常要求提取人事檔案，這要求人事檔案管理者要公正，公平，并尋求事實(shí)真相以提取人事檔案。例如：提取《職工履歷表》或《干部履歷表》時(shí)，請(qǐng)如實(shí)填寫父母，配偶，子女和社會(huì)關(guān)系的信息。有些人事檔案有多個(gè)簡(jiǎn)歷，必須仔細(xì)閱讀，經(jīng)過(guò)全面分析，然后提取其中一個(gè)簡(jiǎn)歷，并在經(jīng)過(guò)公證的摘要中注明年份，月份和日期的簡(jiǎn)歷。如有問(wèn)題，提取人事檔案的負(fù)責(zé)人和公證處工作人員將配合對(duì)人事檔案資料的調(diào)查和判斷，以確保公證的嚴(yán)肅性。

3 結(jié)束語(yǔ)

人事檔案管理部門促進(jìn)部門的優(yōu)化和改革，同時(shí)，無(wú)論部門如何進(jìn)行改革和優(yōu)化，該部門仍然是公共機(jī)構(gòu)中的關(guān)鍵部門。在人才招聘過(guò)程中，人事檔案管理部門扮演著重要角色。人事檔案管理部門向招聘部門提供全面協(xié)助，以比較每個(gè)候選人的實(shí)際社會(huì)經(jīng)驗(yàn)，人事能力和道德水準(zhǔn)。在績(jī)效考核的日常工作中，人事檔案是高層領(lǐng)導(dǎo)決策的主要依據(jù)，促進(jìn)了獎(jiǎng)懲目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。它是每位員工日常工作的最真實(shí)的資料，并真正記錄了整個(gè)人事數(shù)據(jù)范圍。