檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考

張洪達(dá)

（中共杜爾伯特蒙古族自治縣委政法委員會，黑龍江 大慶 166200）

檔案信息化建設(shè)迎合了時代發(fā)展，利于進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理與利用效率。因此，在實踐探索過程，檔案工作人員要結(jié)合工作實際，科學(xué)的制定更加完善的檔案信息化管理體系，從而提升檔案整體管理效率。下面結(jié)合檔案信息化建設(shè)實際，有針對性的總結(jié)幾點檔案管理措施。

1 檔案信息化建設(shè)和檔案管理概述

顧名思義，所謂的信息化檔案管理工作，指的就是在檔案管理工作的時候，引入信息化科學(xué)技術(shù)力量的方法，使得檔案管理工作更為全面、完善，檔案管理的水平也能夠更高。通過檔案信息化的建設(shè)，并且搭配專門的法律規(guī)章制度，能夠在原有的基礎(chǔ)上實現(xiàn)更好的檔案共享。而為了實現(xiàn)這一目標(biāo)，首要任務(wù)就是對信息化檔案管理的工作進(jìn)行有效的分析，保證檔案的良好使用。根據(jù)當(dāng)下的實際情況來看，信息化檔案的建設(shè)主要分為如下兩個任務(wù)：首先，檔案管理的信息化；其次，檔案資源的信息化轉(zhuǎn)變。前者主要是通過各類技術(shù)，將檔案管理的時候引入信息技術(shù)，能夠更為高效地整理檔案、使用檔案。而后者，則依托的是現(xiàn)代化的各類手段方法，將傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案，轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒癁檩d體的電子檔案，為后續(xù)的信息化管理工作奠定基礎(chǔ)。

2 檔案管理信息化建設(shè)的意義

將檔案管理工作進(jìn)行新秀化建設(shè)的首要任務(wù)，是將不同的檔案信息以及相關(guān)信息充分融入數(shù)據(jù)庫之中，并于各類磁盤、硬盤中做留存?zhèn)浞荩瑤椭鷻n案管理的工作效率有效提升，要利用互聯(lián)網(wǎng)將不同的檔案信息做好查閱、共享，為后續(xù)使用奠定基礎(chǔ)。當(dāng)下使用較多的傳統(tǒng)的檔案管理工作，其效率相對較為低迷，同時需求大量的人力資源，錯誤率、失誤率也較高，在信息化技術(shù)的加持下，能夠進(jìn)一步加快檔案檢索的效率，在管理效率上也得到了顯著提升。信息化建設(shè)的過程中，還會以電子文檔的方式進(jìn)行保存，避免檔案出現(xiàn)損壞的負(fù)面現(xiàn)象同時，真正意義上落實無紙化辦公，全方位提升各類資源的節(jié)省。

3 檔案信息化建設(shè)與管理的策略

3.1 構(gòu)建信息管理機(jī)制，提升整體管理水平

在當(dāng)下互聯(lián)網(wǎng)信息科技力量持續(xù)發(fā)展的大背景下，針對信息化檔案的轉(zhuǎn)型工作中，必須要從思想、意識上做出相應(yīng)的調(diào)整。只有采取不同的策略和方法，才能顯著提升管理的水平。對此要做好如下三點。首先，檔案管理部門要著重分析信息化建設(shè)的復(fù)雜程度，采取不同的措施完成信息化技術(shù)的轉(zhuǎn)型、轉(zhuǎn)變工作。其次，相應(yīng)的管理職能人員也要做好學(xué)習(xí)工作，了解不同的技術(shù)和方法，使用不同的檔案管理措施與方法，力求全面完成信息化建設(shè)工作。最后，構(gòu)建適用于信息化管理模式的管理體制，解決傳統(tǒng)檔案管理工作的存在問題，使得檔案使用的效率進(jìn)一步提升，全面挖掘信息化管理的價值和作用。

同時，作為檔案管理工作人員，在構(gòu)建信息管理機(jī)制過程，要有效利用檔案資源，提升檔案管理水平。檔案信息化的管理，與傳統(tǒng)的檔案管理模式存在切實的客觀差異，為了更好順應(yīng)信息化時代下的發(fā)展與進(jìn)步，相關(guān)的職能部門也要做到與時俱進(jìn)，不斷修正、完善檔案管理的規(guī)章制度與策略，不斷提升其相應(yīng)的管理效率同時，還需要切實加強(qiáng)信息化、計算機(jī)相關(guān)技術(shù)的發(fā)展，敦促信息化管理的職能水平全方位地提升與完善，最大程度上發(fā)揮信息化檔案的價值。

3.2 樹立現(xiàn)代化檔案管理意識，保證管理質(zhì)量

伴隨我國互聯(lián)網(wǎng)信息科技力量的持續(xù)發(fā)展，以信息化技術(shù)為代表的各類新興技術(shù)，融入了我國各個產(chǎn)業(yè)與企業(yè)之中，帶來了全新的工作思路以及方法，而檔案管理工作作為企業(yè)、各類事業(yè)單位最為重要、最為迫切的任務(wù)之一，其管理的內(nèi)容也需要做到與時俱進(jìn)，有效、合理地使用好信息化技術(shù)的力量。而實現(xiàn)信息化檔案管理的首要步驟，就是需求對信息化管理的工作，有一個全新且清晰的意識形態(tài)，樹立其全面的信息化檔案管理的思想轉(zhuǎn)變，積極主動地投身到信息化管理的工作建設(shè)中去，實現(xiàn)信息一體化的建設(shè)工作，同時摒棄傳統(tǒng)的人工檔案管理方式，以求檔案信息管理的工作更為高效率、高質(zhì)量，得以敦促相關(guān)的工作人員，也逐漸向信息化的職能做出轉(zhuǎn)變，采用新方法執(zhí)行檔案管理。

3.3 推進(jìn)數(shù)字化進(jìn)程，構(gòu)建管理系統(tǒng)

資源是整個信息化檔案建設(shè)過程中的核心要素，如果沒有良好、有序地結(jié)合現(xiàn)有資源，信息化建設(shè)將無從談起。根據(jù)信息化時代的特征來看，信息化的檔案推理應(yīng)當(dāng)落實在兩個環(huán)節(jié)，即檔案資源共享與數(shù)字化。首先，需要投入一定的資金完成數(shù)字化的建設(shè)工作，同時要進(jìn)行相應(yīng)的資金投入，實現(xiàn)良好的內(nèi)容打造與輸出，確保各項信息化的工作循序漸進(jìn)地落實與完成。同時，還需基于最大化滿足廣大用戶使用需求基礎(chǔ)上，構(gòu)建完整檔案數(shù)字化目錄，形成各個單位協(xié)同努力的局面。其次，檔案管理部門還需要實行電子文件和紙質(zhì)雙歸檔制度，與此同時還需對規(guī)定范圍圖形文件和文本實行并聯(lián)并存制度，通過這些舉措，實現(xiàn)檔案的全檢索。最后，檔案管理部門還需要結(jié)合自己的實際情況，出具專門的管理標(biāo)準(zhǔn)和方法，使得檔案管理的相關(guān)工作能夠統(tǒng)一進(jìn)行，將檔案管理和使用融入平日的工作中去，構(gòu)建一套合理完善的管理體系，便于操作和執(zhí)行。

3.4 深入實際，加強(qiáng)檔案信息的安全保密管理

傳統(tǒng)的檔案管理工作都相對較為封閉，所以基于這一特點使得整個檔案管理工作的安全性也較高，信息化時代下，檔案的使用和復(fù)制變得更為簡易，且傳輸?shù)乃俾噬弦哺撸纱艘矔硪幌盗械臋n案管理的安全問題。首先，要對不同的檔案做好分類管理與加密的工作，相關(guān)部門需要對已有的檔案內(nèi)容做出梳理和分析，根據(jù)其價值與保密程度做好分級，尤其是針對安全要求較高的檔案做好保護(hù)措施。其次，針對檔案管理的相關(guān)管理部門，也需要加強(qiáng)相應(yīng)的安全意識培訓(xùn)工作。檔案管理部門需要做好組織工作，聯(lián)動其他相關(guān)的部門做好培訓(xùn)活動，加強(qiáng)檔案使用的優(yōu)化以及方法的指導(dǎo)作業(yè)。同時在信息化職能的大背景之下，檔案管理工作的特點也不斷被提高，相關(guān)的管理部門也需要加強(qiáng)教育職能，幫助相關(guān)人員的安全意識得到提升。

4 結(jié)束語

總之，通過科學(xué)的開展檔案信息化管理工作，保證了檔案管理質(zhì)量，也進(jìn)一步提高了檔案利用效率。因此，作為新時期檔案管理工作人員，要結(jié)合具體工作實際，不斷學(xué)習(xí)更加先進(jìn)的管理模式，從而加強(qiáng)檔案管理工作，以促使檔案信息化水平不斷提高。