探討信息化時(shí)代中學(xué)如何做好檔案管理工作

彭舉英

（山東省萊州市第一中學(xué)，山東 萊州 261400）

檔案管理工作是各個(gè)中學(xué)的日常工作中至關(guān)重要的組成部分。檔案館保存的檔案資料是各個(gè)中學(xué)擁有的寶貴資源，一定程度上能夠幫助中學(xué)制定后續(xù)發(fā)展目標(biāo)，起到促進(jìn)學(xué)校發(fā)展的作用，為信息化時(shí)代下中學(xué)檔案管理工作的順利進(jìn)行提供便利。但是與此同時(shí)，也有很多問題有待解決。

1 檔案管理信息化的優(yōu)勢

信息化時(shí)代使得很多工作得以采取信息化的管理模式。信息化管理方法為檔案管理工作帶來的便捷條件也是顯而易見的。便利的管理方法使得種類多樣，數(shù)目繁多的檔案資料規(guī)范的陳列在資料庫中，在必要的時(shí)候發(fā)揮真正的應(yīng)用價(jià)值。檔案管理信息化工作模式具體指利用信息化管理技術(shù)，將原有模式下的檔案管理制度、措施進(jìn)行升級改造。在升級改造過后，檔案資料的傳輸速度得到提升，檔案管理工作效率也得到了加強(qiáng)。傳統(tǒng)模式下的檔案管理方法需要人工將大量的紙質(zhì)檔案資料運(yùn)輸?shù)街付ǖ谋４娴攸c(diǎn)，需要保證運(yùn)輸?shù)臋n案資料的完整性，但是運(yùn)輸過程中存在不可抗因素，容易出現(xiàn)丟失或遺落的情況。而信息化可以節(jié)約人力物力，同時(shí)還能夠?yàn)闄n案資料提供保障。

2 當(dāng)前檔案管理信息化的問題

2.1 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不統(tǒng)一

檔案數(shù)據(jù)類型多種多樣，不同類型的檔案資料存儲的數(shù)據(jù)格式也大不相同。因此，檔案管理人員進(jìn)行歸檔整理工作時(shí)，還需要額外花費(fèi)精力將存儲的檔案資料的數(shù)據(jù)格式進(jìn)行統(tǒng)一，規(guī)范整理。如此一來，檔案資料的規(guī)整速度就會大幅度下降。這是由于傳播載體的特殊性導(dǎo)致的。因此，盡快解決信息化技術(shù)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的雜亂性問題是十分必要的[1]。

2.2 檔案信息不整體

由于大量檔案資料是由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化來的，因此容易出現(xiàn)大量存儲信息上傳不完整的情況發(fā)生，比如檔案傳輸人員遺漏信息等問題。加之中學(xué)其他管理部門對于檔案信息傳輸工作的重視程度較低，使得部分資料沒有如實(shí)得到記錄，重復(fù)或遺漏的現(xiàn)象都會使檔案信息不 準(zhǔn)確。

2.3 檔案管理信息化水平低

近些年來，仍然存在很多中學(xué)采取傳統(tǒng)的檔案管理工作，未能及時(shí)跟上信息時(shí)代的發(fā)展步伐，沒有及時(shí)建立起信息化檔案資料存儲庫，導(dǎo)致中學(xué)檔案管理工作水平嚴(yán)重落后于其他中學(xué)。加之資金不足等問題的出現(xiàn)，檔案管理人員也無法及時(shí)適應(yīng)管理手段的變化，拖延了檔案管理工作的改革提升速度。

2.4 安全系數(shù)不高

眾所周知，信息化時(shí)代的到來有利有弊。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用在為檔案管理工作帶來便捷條件的同時(shí)，也帶來了許多隱患。許多檔案管理人員極其容易忽略網(wǎng)絡(luò)安全問題。中學(xué)的檔案信息管理工作沒有安全保障，對中學(xué)檔案管理工作的未來管理也是十分不利的。

3 提升檔案管理信息化的具體途徑

為了有效應(yīng)對上述不足，實(shí)踐中應(yīng)積極探索與創(chuàng)新，并且各個(gè)中學(xué)要結(jié)合自身的實(shí)際情況，落實(shí)以下策略：

3.1 統(tǒng)一檔案管理數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)

為了能夠促進(jìn)中學(xué)檔案管理工作的正常建設(shè)和快速發(fā)展，同時(shí)降低中學(xué)檔案管理工作人員的操作難度。中學(xué)管理部門應(yīng)當(dāng)先行建立完善的檔案管理工作機(jī)制，將數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)規(guī)范這一問題擺在突出位置，為后續(xù)檔案歸檔等工作提供便利條件，優(yōu)先避免由于錄入格式不規(guī)范造成的麻煩。

3.2 提升檔案信息管理手段

當(dāng)前情況下，許多中學(xué)選擇利用雙軌并行的檔案管理工作模式，在日常工作過程中轉(zhuǎn)移檔案存儲資料到電子檔案存儲庫上，再提高傳統(tǒng)檔案管理工作的工作手段。保留原有管理模式中有效的部分，對信息化時(shí)代下的檔案管理手段進(jìn)行改革和提升，在實(shí)踐中逐步探索，避免一次性改革的失誤和問題的發(fā)生。

3.3 優(yōu)化檔案信息管理水平

信息化時(shí)代下中學(xué)的檔案管理工作更新改革建設(shè)需要從多方面入手，無論是學(xué)校還是檔案管理的工作人員都要重視檔案管理工作。中學(xué)可以從兩方面進(jìn)行檔案信息化改革工作，一是明確權(quán)責(zé)，二是建立嚴(yán)格的規(guī)章制度。做到每一個(gè)步驟都有人負(fù)責(zé)，每一個(gè)步驟都有條例可依。

3.4 提高檔案信息安全系數(shù)

信息化時(shí)代的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境存在很多問題。由于網(wǎng)絡(luò)信息具有一定程度的開放性，中學(xué)存儲的檔案信息資料的安全性一定程度上也會受到威脅。為了避免學(xué)校的檔案信息被竊取，中學(xué)應(yīng)該組織檔案管理工作人員進(jìn)行信息加密工作培訓(xùn)，對檔案信息進(jìn)行加密處理。與此同時(shí)，還可以學(xué)習(xí)使用防火墻等措施，保護(hù)學(xué)校的檔案管理系統(tǒng)。在開發(fā)、管理檔案管理系統(tǒng)時(shí)，要注意提高所使用的軟件的安全系數(shù)，確保達(dá)到相關(guān)部門的審核標(biāo)準(zhǔn)[2]。

4 結(jié)語

綜合上述觀點(diǎn)，檔案管理工作是中學(xué)日常工作的重要部分，對此建立信息化管理模式和制度十分必要。希望各個(gè)中學(xué)可以積極利用信息化時(shí)代為檔案管理工作的展開帶來的便利條件，堅(jiān)持改良管理措施，深化中學(xué)檔案管理工作的開展水平。